Jan
30
2012
0

E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

  1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

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Jan
24
2012
0

E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

  1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
  2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

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Written by Jürg Truniger in: deutsch,e-mail management,web content archiving | Tags: , ,
Aug
12
2011
0

Anwendungsfälle für die Web-Archivierung (I): Pflichtangaben eines Webauftritts

In den vorangehenden Artikeln zum Thema „Web-Archivierung“ sind wir auf die grundsätzlichen Gegebenheiten des Lösungsfeldes wie auch auf dessen Bedeutung für eine ganzheitliche Informationsstrategie eingegangen und haben daneben auch die Lösung SAPERION ECM Web Content Archive inkl. Vorgehen zur Einführung beschrieben.

Obwohl die Regeln zur Aufbewahrung einer Information grundsätzlich unabhängig von deren Format oder Austauschkanal gelten (siehe Artikel „Archivierung und Compliance im Überblick“), wurde das Lösungsfeld der Web-Archivierung bis dato noch relativ wenig bearbeitet. Aus diesem Grund möchten wir in den folgenden Blogbeiträgen verschiedene konkrete Anwendungsfälle illustrieren, in welchen sich der Nutzen bzw. Mehrwert einer solchen Lösung besonders deutlich und unmittelbar manifestiert. Die Kriterien bei der Bewertung des Nutzens sind die folgenden:

  1. “Business”: Erzielung eines besonders attraktiven Return on Investments bzw. der Ermöglichung der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
  2. “Risiko und Reputation”: Optimierung des Risiko- und Reputationsmanagements
  3. “Compliance”: Einhaltung regulatorischer Vorgaben, und damit Vermeiden Discovery-Aufwänden und Strafen

Den Anfang machen wir dabei mit einem klassischen Internet-Rechtsthema: den Pflichtangaben eines Webauftritts. (more…)

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Jul
18
2011
1

Web Content Archive: eine Vorgehensmethodik zur rechtskonformen Archivierung von Web-Auftritten (3)

Gibt es bereits Best-Practice Ansätze zur Archivierung von Web-Inhalten?

Wie wir bereits beschrieben haben, unterliegen die Inhalte und Transaktionen, die über ihre Web-Plattformen publiziert oder ausgetauscht werden, grundsätzlich denselben Aufbewahrungsbestimmungen wie alle anderen Arten von geschäftsrelevanten Dokumenten.

Im Falle der Geschäftskorrespondenz verdeutlicht das Kompetenzzentrum Records Management diesen Sachverhalt in ihrem Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten folgendermassen:

Geschäftskorrespondenz kann als diejenigen ein- oder ausgehenden oder auch intern erstellten Dokumente bezeichnet werden, welche ein Unternehmen verpflichten oder ihm ein Recht einräumen und deren Inhalt sich so in irgendeiner Form bilanzmässig niederschlägt. Sie enthalten Wesentliches bezüglich des rechtsgeschäftlichen Handelns des Unternehmens und bezüglich der rechtlichen Stellung des Unternehmens an sich. Es handelt sich dabei um jede Mitteilung in Textform, unabhängig vom Medium, auf welchem sie erfasst wurde.

Dieser Grundsatz ist in der Praxis durchaus bekannt, allerdings existieren bezüglich Umgang mit Web-Inhalten noch diverse Unklarheiten. Dies zeigt sich durch die aktuell verbreiteten Methoden zur Selbsthilfe, welche unter anderem sehr “handgestrickte” Formen aufweisen. Aktuelle Praktiken sind beispielsweise (more…)

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Jun
28
2011
1

SAPERION CONVENTION #SAPCON11 – Nachlese 2 – Archivierung von Web Content

Die diesjährige SAPERION Convention wartete mit einem brandneuen Thema auf: der Archivierung von Web-Content und -Transaktionen. SAPERION entwickelte zusammen mit der Schweizer Softwarefirma qumram eine bahnbrechende Lösung, welche in Berlin zum ersten Mal öffentlich vorgestellt wurde.

Das Internet: nicht mehr wegzudenken aus unserem Leben und dennoch rechtlich auf relativ dünnem Eis

Gemäss der weltweit ersten Studie zu den quantitativen Auswirkungen von Internetaktivitäten sind heute 3,4% des Bruttoinlandproduktes der G8-Staaten direkt auf den Online-Kanal zurückzuführen (McKinsey 2011, „Measuring the Net’s growth dividend“). Ein absolut beachtlicher Wert, der die Landwirtschaft oder auch den Energiesektor bereits in den Schatten stellt und von dem auszugehen ist, dass dessen Anstieg auf absehbare Zeit nicht abreissen wird.

Die im Bereich des Internets angewandten Maßnahmen für Information Governance und Business Continuity werden seiner Relevanz in der Regel bei Weitem nicht gerecht. Als aktuelles Beispiel sei (more…)

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