May
03
2012
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Best Practice: Zugriffsrechte Personalakte

Ein wichtiges Compliance-Thema im Dokumentenmanagement ist der Datenschutz. Und dies ganz besonders im Kontext von Personalakten. Im Falle von Papierakten erfolgt dieser durch das Einschließen der Akten in einem sicheren Raum, deren Schlüssel von den Personalmanagern verwaltet wird. Häufig gibt es hierin wieder verschließbare Aktenschränke pro Personalmanager, in der die nur von im verantwortlich bearbeiteten Akten liegen. Der Einblick für den Mitarbeiter oder seinen Vorgesetzten erfolgt auf Antrag. D.h. die Personalakte wird in der Regel das Hoheitsgebiet der Personalabteilung nicht verlassen.

Wer eine elektronische Aktenverwaltung zwecks Verbesserung der Verarbeitungsprozesse und zu mehr Sicherheit einführt, wird sich Gedanken machen müssen, wie die Zugriffsrechte in diesem Fall gestaltet werden sollten. Denn der elektronische Zugang bietet mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Risiken. Dieser Artikel beschreibt den Ansatz unseres Kunden HUK-COBURG, den wir im Sinne eines Best Practice zur Verfügung stellen wollen.

Zugriffsrechte allgemein

SAPERION bietet für den Schutz auf Informationen die Verknüpfung mit Zugriffslisten, über die geregelt wird, welche Benutzergruppen auf welche Weise mit der Information umgehen dürfen. Unterschieden wird u.a. die generelle Einsicht in ein Dokument, die Änderung (more…)

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