Nov
30
2011
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Best Practice – Vom Umgang mit der Einsicht in E-Mails der Mitarbeiter

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

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Jan
25
2011
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Best Practice: der Umgang mit privaten E-Mails beim elektronischen Archivieren

Es spricht sich immer mehr herum, dass auch die Geschäftsdokumente, die in Form von E-Mails herein kommen, für die Steuerprüfung gemäß den Bestimmungen der GDPdU aufzubewahren sind (siehe auch Das IKS muss auch die Schriftgutverwaltung (Records Management) steuern). Und zwar im Originalformat und nicht ausgeduckt und abgeheftet.

Nun könnte man sich das Leben einfach machen und alle einkommenden E-Mails datensicher (im Volksmund auch “revisionssicher”), elektronisch archivieren. Hier gegen sprechen zwei Argumente:

  1. Es ist nur ein kleiner Teil aller E-Mails aus regulatorischen Gründen aufzubewahren
  2. Aus Gründen des Datenschutzes dürfen private E-Mails nicht archiviert werden.

Wer Alles archiviert, steht schnell vor dem Problem, dass (more…)

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Written by Tino Schäfer in: deutsch,e-mail management | Tags: ,

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