Aug
30
2012

Возможно ли в России уничтожение исходных бумажных документов после их оцифровки или микрофильмирования?

This articel in English

Вообще говоря, ответ на этот вопрос отрицательный. Законодательство России в данный момент не предусматривает возможности, при исполнении установленных законами и нормативными актами требований к сохранению документов, заменить бумажные оригиналы их электронными копиями или копиями на микроплёнке.

Необходимо при этом подчеркнуть, что, начиная с 2009 года, законодательство России быстро и радикально изменяется. К настоящему времени убраны почти все существовавшие ранее препятствия для использования электронных документов в государственном управлении и в деловой деятельности, и, возможно, в какой-то момент законодатели рассмотрят и возможность хранить вместо занимающих много места бумажных оригиналов их более компактные электронные копии и копии на микропленке.

Пока что в российской законодательно-нормативной базе только для одного вида документа предусмотрено сканирование и постоянное хранение отсканированных образов с одновременным уничтожением бумажных подлинников – это переписные листы последних переписей населения.

Постановлением Правительства РФ от 26 июля 2010 года № 554 «Об утверждении Правил хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 года» предусмотрено, что хранение переписных листов Всероссийской переписи населения 2010 года в электронном виде осуществляется постоянно, а переписные листы на бумажных носителях после завершения их автоматизированной обработки хранятся в Федеральной службе государственной статистики и ее территориальных органах в течение одного года со дня официального опубликования предварительных итогов переписи.

Как и во многих других странах, судьи российских судов, действуя по собственному внутреннему убеждению, вправе (но не обязаны) принять в качестве надлежащих доказательств копии документов вместо их подлинников (см., например, “Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации” от 14.11.2002 N 138-ФЗ, ст. 67 “Оценка доказательств”,  ). Обычно суды так поступают в случаях, когда противная сторона в судебном споре не оспаривает достоверность копий. В случае возникновения каких-либо сомнений суд запрашивает подлинники, и их отсутствие без уважительных на то причин существенно снижает доказательную силу копий.

Таким образом, в текущей российской практике без особого риска организации могут оцифровать и уничтожить бумажные оригиналы только тех документов, к сохранению которых не предъявляется законодательно-нормативных требований (либо эти требования уже выполнены) и которые вряд ли потребуются в качестве доказательств в ходе судебных процессов или расследований. Как правило, это документы, которые организация хранит исключительно для собственных внутренних нужд. Но и в этом случае желательно проводить анализ рисков и консультироваться с юристами. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны согласовать уничтожение оригиналов и замену их копиями с соответствующими архивами.

При изготовлении копий на микропленке можно также принять во внимание используемый на добровольной основе национальный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 «Репрография. Микрография – Микрофильм документа на правах подлинника – Порядок изготовления, учета, хранения и применения» (Reprography. Micrography – Microfilm of document with the status of original – Order of manufacture, registration, storage and application).

Dr Natasha Khramtsovsky

Dr Natasha Khramtsovsky, Senior Records Management Expert

Храмцовская Н.А.
к.и.н., ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией
член Гильдии Управляющих Документацией и ARAMA International

Post to Twitter Post to Delicious Post to Digg Post to Facebook Post to MySpace

Download PDF

No Comments »

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment


6 − = four

Theme: TheBuckmaker.com Web Templates | Bankwechsel Umschuldung, Iplexx IT Solutions