Jul
08
2010

adaptives Prozessmanagement: “Lass mal Dein Wasser aus der Swimlane und besorg Dir schnell im Laden, was Du brauchst”

Das war der Kommentar eines eher innovativen Kollegen zu einem anderen, der sich zu sklavisch an vorgegebene Regeln klammert (siehe auch den Post Wird die nächste Generation von Workflow-Systemen adaptiv?). So berichtet mir gestern ein Gesprächpartner, mit dem ich über den neuesten Trend mit Adaptive Case Management diskutierte. Der geregelte Kollege kam ganz frustiert zum anderen und fragte, was er denn nun tun solle. Er müsse einen Halter für eine Antenne beschaffen. Solch einen Halter gäbe es aber nicht im Katalog des internen Einkaufs. “Dann hol Dir doch Geld aus der Tageskasse und geh zum nächsten Bauladen”, war die schnell Antwort. “Das geht nicht. Wie bekomme ich das in meine Swimlane rein?”, “Dann lass mal ganz schnell Dein Wasser aus der Swimlane und mach Dich auf den Weg”, die Erwiederung.

Dieses ist ein herrliches Beispiel der Gradwanderung zwischen Regeln, die uns helfen sollen, das Richtige zu tun und dem pragmatischen Brechen einer Regel, um schneller und effektiver, aber dennoch compliant zum Ziel zu kommen. Ohne den Mut, neue und damit innovative Wege zu beschreiten, bleibt man auf dem Fleck stehen und verliert dauerhaft gegen die adaptivere Konkurrenz. Schon der Dalei Lama hatte formuliert: “Lerne die Regeln, damit sie brechen kannst.” Auch Wolfgang Schur und Günter Weick empfehlen Allen, die auf der Karriereleiter schnell nach oben wollen, in ihrem interessanten Buch Wahnsinnskarriere mit ihrer 6. Regel: “Verstoße bewusst gegen Regeln”.  Damit ist aber nicht ein Freifahrtschein gemeint sondern allein das Brechen von (mittlerweile) unsinnigen Regeln. Regeln sollen schützen, d.h. es sind auch weiterhin unbedingt solche Regeln zu beachten, deren Einhaltung Schaden vermeiden, wie im Post Compliance: Warum man sich um die Einhaltung von Regeln kümmern sollte und nicht wegschauen besprochen.

Der Boden für eine innovative Kultur wird nach Andreas Aulinger und Tobias Schmid besonders durch empathisch führende Manager bereitet, wie sie in ihrem Artikel Empathisches Führungsverhalten – Einschätzungen und Beobachtungen aus der Unternehmenspraxis in der zfo (Zeitschrift Führung + Organisation)  berichten. Hier werden vier Führungstypen unterschieden. Die empathischen Könner, die Mechaniker, die Rücksichtnehmer und die Skeptiker. Die Skeptiker sind der Meinung, dass man sich nicht auf die Mitarbeiter einstellen muss sondern dass sie zu funktionieren haben. Den empathischen Könner hingegen ist bewusst, dass die intrinsische Motivation von Mitarbeitern nur optimal funktioniert, wenn ihre Grundbedürfnisse nach Sicherheit, Kompetenz, Autonomie und Verbundenheit (siehe Post Prozessoptimierung: Was machen erfolgreiche Unternehmen besser? Wieso sind ihre Mitarbeiter motivierter?) erfüllt sind. Im Gegensatz zu den Rücksichtnehmern tarrieren sie die Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeiter mit ihren eigenen Zielen aus. Der Rücksichtnehmer wird dagegen seine Ziele häufiger aus den Augen verlieren. Der Mechaniker hat zwar logisch verstanden, was zu tun ist, kommt aber nicht als authentisch rüber und so sind die Mitarbeiter weniger motiviert. Ein weiteres wichtiges Führungselement ist die Überzeugung. Die intrinsische Motivation funktioniert am Besten, wenn die Ziele der anfallenden Arbeit sich mit den eigenen Zielen decken. Dagegen ist es eher kontraproduktiv, sprich “korrumpierend“, wenn Belohungen zur Erfüllung der Ziele versprochen werden. Das funktioniert nur bedingt, denn hier verbiegt sich der Mitarbeiter aufgrund extrinsicher Motivatoren, die nicht seine sind, und wird mit der Zeit wieder weniger aktiv werden.

Mein Fazit: Der Einsatz von Workflow Management Systeme mit eng vorgedachten Aufgabenketten funktioniert dort sehr gut, wo viel und immer gleich gearbeitet wird (repetativ) und es auf möglichst wenige Klicks ankommt. Überall dort, wo kreative Knowlegde Worker laufend Lösungen erarbeiten müssen, ist das von den WfMC-Vordenkern vorgeschlagene, noch weiter zu “erfindende”  Adaptive Case  Management angebracht. Der notwendige Content steht leicht auffindbar z.B. in Form von Akten zur Verfügung. Wenn dann ein kleiner Prozess benötigt wird, wird dieser ad-hoc entweder aus einer Liste fertiger Modelle ausgewählt oder schnell eine Laufliste zusammengeklickt. in den einfachsteen Fällen wird eine Aufgabenverwaltung ausreichen. In einem solchen Kontext ist der Knowledge Worker nicht eingeengt und kann sich frei entfalten, sprich adaptive auf die jeweilige Situation reagieren und bei hoher Motivation auch innovative Wege beschreiten.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general,language | Tags: , , , ,

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