Aug
12
2011

Anwendungsfälle für die Web-Archivierung (I): Pflichtangaben eines Webauftritts

In den vorangehenden Artikeln zum Thema „Web-Archivierung“ sind wir auf die grundsätzlichen Gegebenheiten des Lösungsfeldes wie auch auf dessen Bedeutung für eine ganzheitliche Informationsstrategie eingegangen und haben daneben auch die Lösung SAPERION ECM Web Content Archive inkl. Vorgehen zur Einführung beschrieben.

Obwohl die Regeln zur Aufbewahrung einer Information grundsätzlich unabhängig von deren Format oder Austauschkanal gelten (siehe Artikel „Archivierung und Compliance im Überblick“), wurde das Lösungsfeld der Web-Archivierung bis dato noch relativ wenig bearbeitet. Aus diesem Grund möchten wir in den folgenden Blogbeiträgen verschiedene konkrete Anwendungsfälle illustrieren, in welchen sich der Nutzen bzw. Mehrwert einer solchen Lösung besonders deutlich und unmittelbar manifestiert. Die Kriterien bei der Bewertung des Nutzens sind die folgenden:

  1. “Business”: Erzielung eines besonders attraktiven Return on Investments bzw. der Ermöglichung der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
  2. “Risiko und Reputation”: Optimierung des Risiko- und Reputationsmanagements
  3. “Compliance”: Einhaltung regulatorischer Vorgaben, und damit Vermeiden Discovery-Aufwänden und Strafen

Den Anfang machen wir dabei mit einem klassischen Internet-Rechtsthema: den Pflichtangaben eines Webauftritts.

Pflichtangaben von Webauftritten: Impressum, Disclaimer (Haftungsausschluss) und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Gemäss aktuellen gesetzlichen Vorgaben sind die Betreiber von Websites verpflichtet, folgende Angaben zwingend zu publizieren:

Obwohl zu allen drei Elementen verschiedene Rechtsvorschriften existieren, besteht in der Praxis noch immer Unsicherheit bezüglich der rechtssicheren Ausgestaltung.

Nachfolgend gehen wir auf die grundsätzlichen Rahmenbedingungen ein und beschreiben jeweils, in welcher Form die professionelle Web-Archivierungslösung SAPERION ECM Web Content Archive ihren positiven Beitrag leistet.

Impressum

Sämtliche Arten von Webauftritten sind mit einem Impressum zu versehen. In ihm werden die relevanten Informationen zum Betreiber oder Anbieter der Website oder des Online-Shops zusammengefasst. Durch das Impressum ist gewährleistet, dass die Website-Betreiber schnell und einfach kontaktiert werden können.

Für Organisationen verschiedener Rechtsformen gelten gemäss §5 Telemedien Gesetz (TMG) unterschiedliche Bestimmung bezüglich der Ausgestaltung des Impressums (siehe auch den Artikel „Pflichtangaben für einen Webauftritt – Impressum“). Neben den Kontaktinformationen umfasst dies beispielsweise auch die Angabe der Vertretungsberechtigten, der Registernummer, der Umsatzsteueridentifikationsnummer, aber auch der Verantwortlichkeiten über die Inhalte.

Lösung mit Web-Archivierung

Wie oben erwähnt, müssen im Impressum verschiedene firmenrelevante Informationen aufgeführt sein. Diese Informationen haben eine hohe Verbindlichkeit und sind entsprechend zu behandeln. Ein Unternehmen, welches eine Lösung zur Web-Archivierung einsetzt, kann damit jederzeit und mit geringstem nachweisen, dass die gemäss TMG geforderten Informationen auf ihren Webauftritten verfügbar waren.

Website-Disclaimer (Haftungsausschluss)

Der sogenannte „Disclaimer“ (vom Englischen „to disclaim“: „abstreiten“) wird auf Websites als Haftungsausschluss eingesetzt. Darin wird die Distanzierung von der Haftung geregelt und es sind grundsätzlich folgende Informationen aufzuführen:

  • Haftung für Inhalte
  • Haftung für Links
  • Urheberrecht
  • Datenschutz

Ebenfalls gibt es einige Sorgfaltsmassnahmen bei der Formatierung der Disclaimer-Informationen zu beachten, z. B. die klare Kennzeichnung von externen Links oder das Öffnen von externen Links in neuen Browser-Fenstern.

Die juristische Situation bezüglich der effektiven Relevanz des Haftungsausschlusses ist aber nach wie vor ziemlich verworren, was denn auch zu verschiedenen Kontroversen führt hat (siehe beispielsweise den Artikel „Das Märchen vom Disclaimer“).

Verschiedene aktuell publizierte Disclaimer rechtlich kaum haltbar. Mangels Rechtbindungswillen des Webseiten- Besuchers sind sie bloss einseitig angebrachte Hinweise (sozusagen “Warnschilder”). Zusammenfassend dienen sie der rechtzeitigen und genügenden Aufklärung des Webseiten-Besuchers über Inhalt und Angebot der Webseite und können dadurch auch die Erwartung des Besuchers beeinflussen. Um wirksam zu sein, müssen Disclaimer vor einer möglicherweise schädigenden Handlung oder Unterlassung zur Kenntnis gebracht werden, auf die konkrete Schädigungsgefahr hinweisen und aufzeigen, wie die Schädigung verhindert werden kann (beispielsweise durch Verzicht auf Herstellung einer Verbindung oder durch Verlassen einer Website).

Eine Firma, die keine Web-Archivierungslösung einsetzt und damit nicht in der Lage ist, die von den Kunden abgerufenen Informationen nachvollziehbar zu machen, muss davon ausgehen, dass die Website-Besucher im Streitfall über die längeren Spiesse verfügen (z. B. indem sie eine ausgedruckte Webseite als Beweismittel vorlegen).

Lösung mit Web-Archivierung

Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Disclaimer-Information im Kontext des Inhaltes oder Web-Links ist absolut im Interesse des Anbieters. Nur so kann eine Unternehmung den Pflichtnachweis erbringen, die notwendigen Maßnahmen zur Aufklärung getroffen zu haben. Außerdem erreicht sie dadurch die absolute Klarheit, welche Disclaimer zu einem bestimmten Zeitpunkt einer bestimmten Person angezeigt wurden und hat bei möglichen Anschuldigungen die sämtlichen relevanten Informationen zur Hand, um optimal darauf zu reagieren.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) im Internet

Jede Firma, die im Internet ein Produkt oder eine spezielle Dienstleistung gegen ein Entgelt veräußert, ist verpflichtet, sogenannte AGB (allgemeine Geschäftsbedingungen) auf ihrer Website oder ihren Online-Shop zu veröffentlichen. AGB  sind Vertragsbestimmungen, die im Hinblick auf eine Vielzahl von Verträgen einer bestimmten Art generell vorformuliert werden und gelten vor allem in Bereichen, wo Verträge derselben Art in grosser Anzahl abgeschlossen werden. AGB dienen zur Sicherheit des Verbrauchers und des Verkäufers. Oftmals werden sie auch als „Nutzungsbedingungen“ oder „Terms of Service (TOS)“ bezeichnet.

Die AGB werden immer zwischen zwei bestimmten Parteien vereinbart – dem Online-Anbieter und dem Kunden – und gelten für jede Vertragsbeziehung einzeln.

Im Internet treten sie in Kraft, indem der Online-Kunde die auf einer Website oder einem Online-Shop abrufbaren AGB aktiv akzeptiert (das sogenannte „opt-in“). Das bedeutet gleichzeitig, dass sie im Grunde genommen Informationen mit personenspezifischer Ausprägungen darstellen, denn um die AGB aktiv zu akzeptieren, hat sich der Nutzer entweder bereits mit einem bestehenden Benutzerprofil authentisiert oder gibt zumindest seine Personendaten in ein Online-Formular ein.

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass ein Anbieter bereits publizierte und durch verschiedene Kunden aktiv akzeptierte AGB nachträglich ändert, was in jedem Fall einen Einfluss auf die bestehenden Vertragsbeziehungen hat. Wenn nun neue Käufer die neu überarbeiteten AGB aktiv akzeptieren, hat dies direkt zur Folge, dass gegenüber verschiedenen Nutzern verschiedene Fassungen der AGB gelten.

Die Änderungsmöglichkeiten der AGB sind rechtlich sowohl inhaltlich wie auch prozessual geregelt (siehe  § 305 Abs 2 BGB). Darin ist bestimmt, dass eine stillschweigende, das heißt „automatische Änderungsklausel“ in den AGB rechtswidrig ist.

Vermeintlich am einfachsten können Änderungen geltend gemacht werden, wenn die betroffenen Nutzer der geänderten Fassung der AGB ausdrücklich zustimmen. Die Bekanntgabe der jeweiligen Änderungen sowie das Einholen der Zustimmung aller Nutzer stellt in der Praxis aber einen unverhältnismäßig hohen Aufwand dar und ist ohne den Einsatz adäquater Hilfsmittel wenig praktikabel.

Die Anbieter haben deshalb die Möglichkeit, in den AGB einen sogenannten „Änderungsvorbehalt“ aufzuführen, welcher beschreibt, unter welchen Voraussetzungen AGB-Änderungen nicht mit ausdrücklicher Zustimmung, sondern unter erleichterten Bedingungen möglich sind (der Wortlaut des entsprechenden BGH-Entscheides ist im Artikel „Facebook ändert seine Terms of Service – Zulässigkeit der nachträglichen Änderung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)“ des Internet-Rechtsberaters Dr. Carsten Ulbricht aufgeführt).

Dies bedeutet aber keineswegs, dass die Anbieter damit eine „Carte blanche“ erzielen. Der Änderungsvorbehalt muss sachlich zwingend im Hinblick auf die zu berücksichtigenden Interessen der Käufer gerechtfertigt sein. Des Weiteren ist darin klar aufzuführen, unter welchen Gründen die AGB-Änderungen überhaupt zulässig sind.

Wenn dies auf korrekte Weise erfolgt, kann das aktive Einverständnis der Benutzer für eine AGB-Änderung durch eine sogenannte „Erklärungsfiktion“ ersetzt werden. Diese hat den Zweck, dass die Zustimmung nicht ausdrücklich durch die Käufer abgegeben werden muss, sondern durch eine „vermutete“ Zustimmung ersetzt wird. Unter den Voraussetzungen des § 308 Nr.5 BGB kann eine Erklärung aber nur fingiert werden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Mitteilung der geänderten Fassung der AGB unter Setzung einer angemessenen Reaktionsfrist
  2. Hinweis, darauf, dass ohne Reaktion die Zustimmung zu den Änderungen angenommen wird

Wenn Änderungen an den AGB in Absprache zwischen den Vertragsparteien nicht wirksam zustande kommen, ist davon auszugehen, dass die „alten“ AGB weiterhin Bestand haben.

Lösung mit Web-Archivierung

Wie aus den obigen Ausführungen klar ersichtlich ist, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass zwischen einem Anbieter und seinen Nutzern bzw. Kunden unterschiedliche Versionen der AGB gelten, selbst wenn sämtliche rechtlichen Anforderungen eingehalten sind.

Das Erreichen der Klarheit, mit welchen Vertragspartnern welche AGB-Version Gültigkeit hat, stellt die Anbieter vor massive Herausforderungen und ist in der Regel ungelöst.

Das SAPERION ECM Web Content Archive setzt genau hier an: sie gewährleistet vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit über sämtliche im Internet stattfindenden Interaktionen zwischen einer Anbieterin und ihren Kunden – im vorliegenden Fall das Akzeptieren von online publizierten AGB.

Wenn ein Kunde die ihm präsentierten AGB aktiv akzeptiert, werden diese in genau dieser Form automatisch in der elektronischen Kundenakte aufgeführt und lassen sich mit einem CRM oder auch ERP-System verknüpfen. Die Betreiberfirma einer Website oder eines Online-Shops weiß so genau, mit welchen Partnern welche spezifischen Vertragsverhältnisse bestehen (Monitoring). Aufgrund der Verfügbarkeit dieser Informationen ist sie auch in der Lage, Kunden, mit denen sie ein „veraltetes“ Vertragsverhältnis unterhält, gezielt bezüglich AGB-Änderungen anzugehen.

Mittels SAPERION ECM Web Content Archive werden die verschiedenen Versionen der akzeptierten AGB jeweils als einzelne Instanz verwaltet und in den einzelnen elektronischen Akten referenziert, was das Datenvolumen auf geringstmöglicher Höhe behält.

Die Web-Archivierung leistet damit einen wesentlichen Beitrag zu einem umfassenden und kostenoptimalen Vertragsmanagement einer Organisation.

Fazit und Bewertung

Allgemein ist der Nutzen von SAPERION ECM Web Content Archive im Umgang mit den Pflichtangaben eines Webauftritts (Impressum, Disclaimer, AGB) als hoch zu beziffern.

Aufrund des in SAPERION ECM Web Content Archive integrierte Interceptor der Firma qumram AG absolute Gewissheit, welche Web-Informationen durch die einzelnen User zu einem gewissen Zeitpunkt abgerufen wurden.

Mittels einer Versionierung der entsprechenden Informationen in den Backend- oder Publikationssystemen (z. B. Verwaltung von Disclaimer- oder AGB-Textblöcken in einem WCMS) kann dies nicht erreicht werden, denn die Verknüpfung der effektiv durch den Kunden abgerufenen AGB-Texte mit den Informationen zu seiner Person (d. h. den Informationen zum Vertragspartner) lässt sich so nicht gewährleisten.

Zusammenfassend wird der Mehrwert, der die Web-Archivierungslösung SAPERION ECM Web Content Archive für den Anwendungsfall “Pflichtangaben eines Webauftritts” leistet, in der folgenden Auflistung gemäss den eingangs erwähnten Kriterien zusammengefasst:

1. “Business”

  • Ermöglichung eines umfassenden Vertragsmanagements, welches sämtliche vertraglich relevanten Online-Aktivitäten abdeckt
  • Steigerung von Effizienz und Qualität in der Kundenbetreuung aufgrund Erreichung eines optimalen Informationsstandes zu allen Online abgeschlossenen Transaktionen
  • Effizientere Abwicklung von Prozessen aufgrund Erweiterung des Einsatzes der elektronischen Akte um Web-Informationen

2. “Risiko und Reputation”

  • vollständige Belegbarkeit im Streitfall, welche Informationen von den Kunden über die Webauftritte abgerufen wurden
  • vollständige Information zu den Vertragsbeziehungen mit einzelnen Partnern
  • Vermeidung von (unter anderem nicht bewussten) “Informationslecks” mit vertraglicher Relevanz

3. “Compliance”

  • Gewährleistung der vollständigen Nachvollziehbarkeit bezüglich Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für Pflichtangaben von Webauftritten

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