Jul
26
2011

Archivierung von Web-Auftritten als Baustein einer ganzheitlichen Informationsstrategie (4)

Mit unserem vierten Artikel einer Serie zur Archivierung von Web-Inhalten möchte ich darauf eingehen, dass sich die Beschäftigung mit dem Thema erst so richtig in einer Gesamtstrategie der Informationsverarbeitung innerhalb eines Unternehmens entfaltet.

Damit der Zusammenhang einfach klar wird, möchte ich einen kleinen Ausflug in die Historie der elektronischen Informationsverarbeitung wagen. Zur Abwicklung von Geschäften werden seit Jahrhunderten Dokumente zwischen den Partnern ausgetauscht, um sie auf vertrauensvollere Füße zu stellen. Und seitdem der Staat erfunden ist, um seinem Nachweisverlangen zur Steuererhebung (Teil der Compliance) nachzukommen.

Und da unsere Ökonomie immer bestrebt ist, das Arbeiten leichter zu gestalten und damit die Verarbeitungskosten zu drücken, wurde zu Beginn des Computerzeitalters zuerst damit begonnen, die strukturierten Daten, die in diesen Dokumenten enthalten sind, effizienter zu verarbeiten. Diese Datenbank-basierten Anwendungen wurden mit der Zeit immer komplexer. Heute werden sie häufig mit dem Akronym ERP abgekürzt.

Die nächste Stufe seit Anfang der 90er Jahre war die elektronische Erfassung, das Scannen der Papierdokumente, so dass während der Sachbearbeitung zusätzlich auch die unstrukturierten Inhalte zur Verfügung stehen (siehe Eingangspostverarbeitung). Die Königsdisziplin ist hierbei die automatisierte Erfassung der strukturierten Daten, speziell die der Rechnung. Was besonders gut funktioniert, wenn dabei auf dessen Bestelldaten zum Abgleich zugegriffen wird (siehe elektronische Rechnungseingangsverarbeitung).

Die Aufbewahrung der elektronischen geschäftsrelevanten Dokumente erfolgt in Dokumentenmanagementsystemen (DMS, oder auch ECMS) datensicher (revisionssicher, siehe VOI 1993) nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter  Buchführungssysteme (GoBS), der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches sowie weiteren Regulierungen.

In den letzten Jahren sind neben dem Scannen schnell weitere Eingangskanäle für  Dokumentenmanagementsysteme hinzugekommen. So werden die Dokumente, die in ERP-Systemen (z.B. SAP R/3) oder anderen Anwendungen erzeugt werden, direkt ins DMS archiviert.

Seit einigen Jahren werden Geschäftsdokumente zunehmend per E-Mail verschickt. Da diese im Original aufbewahrt werden müssen, gelangen sie im besten Fall, wenn sie nicht in der Insellösung E-Mail-Archivierung gespeichert werden, ebenfalls in die Kundenakte (siehe E-Mail-Management). Was dann wieder den Anforderungen des Finanzamts für die Prüfung entspricht.

Parallel zur Verbreitung der E-Mail hat sich das Internet mit rasanter Geschwindigkeit als ein weiteres Medium zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente entwickelt, gerade im E-Commerce mit den hier stattfindenden Shop-Transaktionen. Die Interaktionen zwischen Staat und Bürgern finden ebenfalls zunehmend online statt (E-Government). Auf der anderen Seite werden im World Wide Web zentrale Firmen-, Vertrags- und Produktinformationen präsentiert, welche ebenfalls den geltenden Information-Governance- und Compliance-Vorgaben unterstehen und damit nachgewiesen nachgewiesen werden müssen.

Die folgende Grafik macht es nochmals deutlich, dass die Verwaltung der unterschiedlichen Geschäftsdokumente innerhalb einer gesamtheitlichen Informationsstrategie eingebunden sein sollte, um den maximalen Nutzen zu erzielen.

Web Content Archivierung eingebettet in einer ganzheitlichen Informationsstrategie

Web Content Archivierung eingebettet in einer ganzheitlichen Informationsstrategie

Neben ihrem Datenbanksystem sollte ein Dokumentenmanagementsystem zur Ablage der unstrukturierten Dokumente stehen. In dieses gelangen die Dokumente über die verschiedenen Kanäle wie Scanner, Fax-Server, Mail-Server, Mobile und Anwendungssysteme in das DMS  Des Weiteren kommen noch Dokumente aus den Office-Anwendungen von Microsoft hinzu, die direkt in die Akten gespeichert werden, genauso wie in SharePoint aufbewahrte Geschäftsdokumente.

Und natürlich kommen auch die Inhalte von Web-Auftritten in das DMS. Im optimalen Fall stehen zudem strukturierte Ablagen im Sinne eines modernen Case Managements für eine effiziente Vorgangsbearbeitung zur Verfügung, z.B. Kunden-, Projekt-, Patienten- oder Personalakten. Unterstützt von einer Workflow Engine, wenn die Verarbeitung arbeitsteilig ist und somit das Geschäftsprozessmanagement stärker im Fokus steht.

Und wenn es so viele unterschiedliche Dokumente nach entsprechend unterschiedlichen Regularien unterschiedlich lange aufzubewahren gilt, dann kommt das Thema Schriftgutverwaltung, Neudeutsch Records Management zusätzlich ins Spiel. Worum sich dann das Interne Kontrollsystem wie es nach dem BilMoG (Billanz- und Modernisierungsgesetz) für viele Firmen Pflicht ist, mit kümmern muss.

Wer sich mit dem Thema Archivierung von Web-Auftritten befasst, sollte sich bei der Auswahl einer Lösung dafür auch von den weiteren Potentialen leiten lassen. Denn das verwendete System kann für viele weitere Anwendungsfälle zum Einsatz kommen, wie gezeigt.

Die bisher veröffentlichten Artikel zum Thema sind:

Web Content Archive: eine Vorgehensmethodik zur rechtskonformen Archivierung von Web-Auftritten (3)

Mit SAPERION ECM Web Content Archive wird auch der Web-Auftritt compliant (2)

SAPERION CONVENTION #SAPCON11 – Nachlese 2 – Archivierung von Web Content

Und dass Papier auch zu anderen Zwecken genutzt werden kann, dazu lade ich zum Schluss noch ein, dieses kleine Video zum Making Off der Modenshowder ECM jetzt Initiative auf der BeBIT 2010 zu genießen:

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