SAPERION Blog

Unter diesem Titel lädt der CAST e.V. – Competence Center for Applied Security Technology – am 24.5.2012 zu einem Tages-Workshop seine über 230 Mitglieder nach Darmstadt ein. Und unsere Produktmanagerin Christine Mummert darf die Ergebnisse ihrer Masterarbeit, die sie bei uns im letzten Jahr geschrieben und mittels immer noch stark gelesener Artikel-Serie zum Internen Kontrollsystem (IKS) dokumentiert hat, präsentieren. Umrahmt wird sie von Beratern der Firmen PriceWaterhouseCooper, KPMG, RESMEDIA | Kanzlei für IT- und Medienrecht und Steria Mummert.

Interessant ist der gewählte Titel der Veranstaltung, deutet er doch darauf hin, dass das Thema Compliance Management bei vielen Firmen noch nicht richtig angekommen ist und dort noch viele Fragen aufwirft. Bei den DAX-Firmen hatten wir allerdings schon vor zwei Jahren sehen können, dass ganze Teams sich um die Regeleinhaltung kümmern. Für den Mittelstand scheint es aber noch Nachholbedarf zu geben. Das entspricht auch meiner Beobachtung der (more…)

Es sieht so aus, dass ich richtig was verpasst habe letzte Woche, aber CeBIT ging vor. Und nicht nur ich, sondern auch Kollege Danny, der unverrichteter Dinge aufgrund starken Staus auf seiner Anreise wieder umkehren musste (sonst hätte er selbst hier aus erster Hand gepostet). Die im letzten Jahr gegründete BPM Offensive Rhein.Ruhr hat letzten Mittwoch ihre erste Veranstaltung hingelegt und so wie es aussieht mit entsprechendem Erfolg. Dominik Blattner hat nachgelesen:

Es war dann Konstantin Gress (Hewlett Packard) vorbehalten, mit der Aufgabe in den Abend zu starten und in seinem Vortrag die Schnittpunkte und Einsatzmöglichkeiten von BPM im Kontext einer Service-orientierten Architektur in Unternehmen herauszuarbeiten. Nachdem den einzelnen Begriffen wie Unternehmensarchitektur (EA), der service-orientierten Architektur (SOA) und dem Geschäftsprozessmanagement (BPM) ein inhaltlicher Rahmen gegeben wurde, ging es um die Erörterung der Möglichkeiten einer Kombination dieser Konzepte. So wurde unter anderem die Enterprise Business Architecture als Brücke und damit Bindeglied für die Fragestellung „Wie kann eine Umsetzung der EA mittels BPM gestaltet werden?“ als auch der korrelative Ansatz einer prozessgesteuerten SOA vorgestellt. Bei der abschließenden Fragestellung nach dem Zusammenspiel der Konzepte wurde die Gestaltung und Ausprägung eines gemeinsamen Frameworks mittels (more…)

Da war sie wieder, die Gänsehaut. Dieses Mal bei einem Vortrag eines Juristen, was ja eher selten zu sein scheint, oder? Stefan Groß, Steuerberater bei PSP, hat gestern in seinem Vortrag auf der CeBIT 2012 mit so manchem Mythos rund um die Bedingungen der Vorsteuerabzugsberechtigung von elektronisch ausgetauschten Rechnungen aufgeräumt:

Es geht allein um den Besitz einer nach Umsatzsteuer §14 ordnungsgemäßen Rechnung, ob eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vorliegt oder nicht.

Wie die Rechnung in den Besitz kam, welches Format sie hat, und wie sie aufbewahrt wird, ist nicht relevant. So die vorweggenommene Interpretation eines BMF-Schreibens, das in Kürze inklusive 10 Merksätze freigegeben wird.

Nach dem spät im letzten Jahr das Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet war und rückwirkend zum 1.7.2011 in Kraft trat, gingen die heißen Diskussionen mit 570 Beiträgen auf XING zum Sinn und Unsinn der Verwendung von qualifizierten Signatur fleißig weiter. Ein Psychologe meinte mal zu mir, dass (more…)

Ich bin gerade zurück nach drei Tagen CeBIT mit Vortrag „Informationen mit Prozessen verbinden“, einer Podiumsdiskussion zum E-Mail Management, zwei Arbeitskreissitzungen des BITKOM ECM, einer Odyssee mit dem Zug durch Altenbeke (wo immer das zwischen Hannover und Hamm, als Umgehung von Bielefed liegen mag) und, und, und … mit einem Schmunzler, über den ich hier kurz berichten möchte. Unser Partner macros Reply hatte sehr nett anzuschauende ÄrztInnen auf dem Stand, die so einige Heilmittelchen für kränklich gewordene Dateiablagen anboten.

Wir konnten uns somit gut zusammen tun. Denn wir hatten unseren druckfrischen und stark nachgefragten Dokumenten-Knigge mit dabei. Dieser gibt 11 Tips, wie wilde Dokumente gebändigt werden können. Bei den ÄrztInnen gab es auf Rezept gegen

• Erhöhte Papierwerte
• Dokument-Völlegefühl
• Geschwollen Aktenordner
• Aktuelle Zellulitis
• Träge Prozesse

die Software-Kur für effiziente Prozesse mit der elektronischen Archivierung über die elektronischen Akten, das Text- & Outputmanagement bis hin zu PBM, Workflow & Checklisten.

War doch mal eine kreative Idee, das Thema aus einer anderen Perspektive zu beleuchten, oder?

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per (more…)

Ich hatte Max J. Pucher, erfolgreicher Unternehmer und Vordenker im Business Process Management, schon ein paar Mal auf unserem Blog erwähnt. Er ist einer Jener, die das Thema Adaptive Case Management im Kontext des BPM visibel gemacht haben. Nun habe ich wieder einen denkwürdigen Artikel von ihm auf meiner letzten Zugfahrt gelesen, der unterstreicht, welche Innovations-fördernde Werkzeug uns mit den neuen interaktiven Werkzeugen des Web 2.0 in die Hand gegeben wurden. Und er hat noch ein paar weiter interessante Thesen in dem Artikel aufgeworfen, über die ich berichten möchte.

Ebenso hatte ich schon darüber berichtet, dass nur der kleinere Teil unserer Prozesse wirklich strukturiert ist, wenn es hoch kommt ca. 35%. Der Rest unserer Prozesse läuft nicht vorausbestimmbar ab. Und da diese Prozesse mit Ereignissen umzugehen haben, die einfach so eintreffen, wie so Vieles in unserer komplexen Wirtschaft, kommt es auf die Kreativität der Beteiligten an. Nicht umsonst hatte sich die Keynote Speakerin Jenyll Hill vor einem Jahr auf dem Gartner BPM Summit Event auf die Bühne gestellt und empfohlen: “Wenn Sie agiler werden wollen, dann lassen Sie die Entscheidungen dort fallen, wo die Arbeit stattfindet, denn hier wird am besten gewusst, was gebraucht wird.” Ich hatte Anfang der Woche im Zug noch in einem Gespräch mit einem Studenten über die frühen Erfahrungen des Gründers der Drogerie-Kette DM erfahren: Prof.  Werner hatte ein einschneidendes Erlebnis, das ihm die unnötig (more…)

Gut, das “Meine” meint jetzt nicht, dass ich sie geschrieben hätte. Es meint eher, dass ich dieses Buch wertschätzen lernte, hatte ich ja auch schon zur 1. Auflage Ende 2009 begeistert rezensiert. Die Autoren haben seitdem in vielen weiteren Projekten ihre Expertise vertiefen können und lassen uns mit einem neuen Kapitel daran teilhaben:

Diesmal gibt es ein neues Kapitel, das sich auf ca. 30 Seiten der Einführung von BPMN in einem komplexeren Umfeld widmet (einem ganzen Unternehmen zum Beispiel). Das ist viel schwieriger, als wenn man nur mit ein paar wenigen Leuten modelliert. Schließlich muss entschieden werden, welche Personen überhaupt modellieren, in welcher Genauigkeit modelliert werden soll und mit welchen Symbolen, für welche Zwecke, welches Tool (oder besser gesagt, welche Toolkette) eingesetzt werden soll, und und und. Da wir das inzwischen doch recht häufig durchexerziert haben, gibt es also jetzt dieses neue Kapitel.

Wer also demnächst in das Thema Prozessdokumentation im Kontext von ISO 9001:2008 oder von SPICE einsteigen und mit BPMN 2.0 zu einem professionellen Qualitätsmanagement Handbuch gelangen will, dem kann ich das Praxishandbuch BPMN 2.0 nur wärmstens empfehlen. Hier schon einmal das Vorwort (bitte auf den besonders auf den Blau-markierten Bereich achten, denn hier geht es um die neue Generation der BPM-Cracks):

Kürzlich, beim abendlichen Bier am Rande einer Konferenz, fragte uns eine gar nicht so unbekannte Persönlichkeit der deutschen IT-Szene: “Ihr bei camunda, ihr seid doch so ein junges, unkonventionelles Team. Warum beschäftigt ihr euch eigentlich mit so einem Alte-Männer-Thema wie BPM?”.

Das hat uns zu denken gegeben. (more…)

Wer seine Prozesse professionell managen will, der lässt sich hier von zertifizierten BPM-Experten helfen. Der dokumentiert die Prozesse sowohl grafisch, z.B. mit Signavio Process Editor, und schreibt weitere Hinweise in begleitende Dokumente, wie z.B. Arbeitsanweisungen zur Nutzung und Pflege von Maschinen. Letzte sollten natürlich am besten in einem DMS verwaltet werden, so dass hier die Freigabeprozesse mit den notwendigen Rechten korrekt abgebildet werden können (sieh auch Die BPM-Wolke nimmt weiter Strukturen an).

Wer sich nun richtig reingehängt hat, seine Prozesslandschaft reif zu machen, der mag dann Interesse haben, sich seinen Reifegrad beurteilen zu lassen. In Deutschland hat die BPM Akadamie im Zusammenspiel mit den BPM Clubs das Reifegradmodell Eden entwickelt. Aus dem Internationalen und speziell Software Bereich kommend ist die ISO-Norm 15504 mit dem Namen SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination)  zu nennen. Angepasst, erfreut sie sich u.a. in der Automobilbranche reger (more…)

Es ist selten, dass ich beim Lesen heftige Gefühlswallungen habe, aber gerade hatte ich das Erlebnis gleich mehrfach. Ich hatte ja schon einige Male rund um die neuen Personalausweis-Funktionen geschrieben. Darunter befindet sich auch der meistgelesene Artikel auf unserem Blog. Aufgrund mangelnder Konzeptionierung und schlechter Einführungsplanung tut es sich mit der Verbreitung des Ausweises, speziell der neuen eID-Funktion schwer. Von den inzwischen 10 Millionen ausgebenen neuen Ausweisen sind nur 30% mit einer freigeschalteten eID-Funktion dabei. Grund ist u.a. die geringe Anzahl von angebotenen Anwendungen, aber auch ein ungutes Gefühl der Sicherheit bei weniger Technik-affinene Menschen.

Jetzt ist man auf die Idee gekommen, die eID-Funktion auch im Zusammenspiel mit einem Smartphone zu bringen. Die erste Reaktion war, warum nicht? Dann brauche ich kein Kartenlesegerät und könnte mich überall elektronisch ausweisen. Aber es dauerte nur ein Bruchteil einer Sekunde, der mich an die Unsicherheit von Smartphones durch die aufgespielten Apps erinnert. Es gibt derzeit keine Sicherheit, ob Apps sicher sind, sprich ob sie nicht mehr machen, als sie (more…)

“Es gibt Begriffe, die gibt´s gar nicht”, oder so ähnlich heißt ein Sprichwort, das man hersagt, wenn man nur noch den Kopf schütteln mag. Was eine Bestätigung ist, dürfte noch einfach sein, aber ein Gelangen? Aber im Prinzip ist es doch dann doch wieder einfach erklärbar. Denn, wenn ein Spediteur eine Ware abliefert, dann ist sie zum Empfänger gelangt. Und genau diese Bestätigung hätte ein Logistik-Unternehmen dem Steuerprüfer für Transporte ab dem 1.1.2012 vorlegen müssen, um die Vorsteuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen. Nun hat es aufgrund von Einführungsproblemen nochmals eine Ausnahme Regelung von einem halben Jahr gegeben.

Wer also Dokumente elektronisch archiviert und mit Logistik zu tun hat, der darf nun ein neues Dokument in seiner elektronischen Speditionsakte ablegen. Der Titel auf dem Formular Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) lautet:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)

Nun also etwas genauer:

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der vom ausländischen Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers ausgestellt/unterzeichnet werden muss, jedoch beim Absender (Verkäufer) oder der Spedition vorliegend als Nachweis dient.

Die Gelangensbestätigung muss nach amtlichem Muster zwingend folgende Angaben umfassen (Quelle): (more…)