Aug
02
2011

Best Practice beim Umgang mit E-Mail: Vorsicht mit der automatischen Weiterleitung

Ich hatte vor einiger Zeit den ersten Best Practice Artikel zum E-Mail-Management gepostet, der sich im Schwerpunkt damit beschäftigt, wie mandie E-Mailflut heutiger Tage bewältigt bekommt. Dr. Ulrich Kampffmeyer hatte heute getwittert und eine Link auf einen Artikel schickt, der sich mit einer etwas heiklen Sache beim Mailen beschäftigt. Der Titel lautet Rechtliche Zulässigkeit der Weiterleitung von E-Mails bei (Urlaubs-) Abwesenheit – Best Practice Ansatz und wurde heute von Stephan Hansen-Oest auf Datenschutz Guru veröffentlicht.

Hintergrund ist folgende Situation, die der Autor peinlichst selbst als Absender erlebt hat und wie folgt schildert:

Ich hatte einmal einen Mandanten, einen Geschäftsführer einer GmbH, den ich aufgrund meiner Tätigkeit als Anwalt für das Unternehmen auch einmal in einer etwas pikanten, privaten Angelegenheit strafrechtlich vertreten – bzw. strafrechtlich korrekter ausgedrückt – verteidigt habe habe. Ohne auf weitere Details einzugehen, ging es in dem Fall um eine nicht besonders schwerwiegende Straftat, die sich jedoch – für den Mandanten etwas peinlich – im „Rotlichtbereich“ zugetragen haben soll. Mit Zustimmung des Mandanten ist die E-Mail-Kommunikation in dieser Angelegenheit über den dienstlichen E-Mail-Account des Geschäftsführers geführt worden und mit seiner Zustimmung auch in unverschlüsselter Form.

Wie es in strafrechtlichen Angelegenheiten üblich ist, habe ich zunächst die so genannte Verteidigungsanzeige an die Staatsanwaltschaft gesendet, in der ich darauf hingewiesen habe, dass mein Mandant zunächst keine Angaben zur Sache macht, bevor nicht Akteneinsicht erteilt wurde, und ein entsprechendes Akteneinsichtsgesuch (das ist mal „Juristendeutsch“) gestellt.

Und dann passierte – auch für Strafsachen nicht unüblich – lange nichts. Nach ca. 3 Monaten erhielt ich dann die Akte von der Staatsanwaltschaft und habe den Mandanten entsprechend über den Inhalt der Akte per E-Mail informieren wollen. Gesagt – getan. Die E-Mail habe ich geschrieben, Korrektur gelesen, und ordnungsgemäß an den Geschäftsführer per E-Mail adressiert.

Als ich ungefähr eine Stunde später meine E-Mails abgerufen habe, bekam ich Gänsehaut. In meiner „Inbox“ hatte ich eine E-Mail, die mich leider nicht auf einen Lottogewinn hingewiesen hat, sondern darauf, dass mein Mandant (der Geschäftsführer) sich im Urlaub befindet und diese E-Mail automatisch an seinen Vertreter im Unternehmen, Herrn Max Mustermann (Name natürlich von mir geändert) weitergeleitet wird. Na toll…auf diese Weise wurde der Geschäftsführer (mein Mandant) durch die Weiterleitung an den Kollegen im Unternehmen als „Rotlicht-Gänger“ geoutet. Diese Situation war mir natürlich sehr unangenehm. Auch wenn ich nicht unmittelbar für die Offenbarung des Geheimnisses verantwortlich war (schließlich musste der Geschäftsführer selbst am besten wissen, dass möglicherweise auch unangenehme E-Mails in seiner E-Mail-Inbox landen, die seine Kollegen nichts angehen), war es doch ein ziemlich blödes Gefühl, daran mitgewirkt zu haben, dass der Ruf des Geschäftsführers in seinem eigenen Unternehmen möglicherweise erheblich geschädigt worden ist.

Was lernen wir davon? Einerseits wichtig: generell keine privaten E-Mails zulassen, damit das Unternehmen nicht in die Falle der Verletzung des Fernmeldegeheimnisses gerät. Wer sich inzwischen um die E-Mail-Archivierung gekümmert hat, weil er ja aus Gründen der Complince ( GoBS, AO, HGB, …) die geschäftsrelevanten, elektronisch empfangenen Dokumente im Originalformat aufbewahren muss, der weiß auch, dass es sich einfacher fährt, wenn man erst gar keine privaten E-Mails zulässt.

Und grundsätzlich besser ist es auch,  keine automatische Weiterleitung einzurichten. Passender ist eine automatischen Nachricht, aus der klar wird, von wann bis wann man abwesend ist und in welchen Fällen welche Person im Sinne einer Vertretung angesprechen werden kann. So hat der Absender immer die Wahl, wie er nun verfahren soll und kommt genausowenig in die missliche Lage, dass sensible, persönliche Informationen unerwünscht von Dritten eingesehen werden können.

Viel Glück also beim Absenden einer etwas kniffligen E-Mail!

 

 

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,e-mail management | Tags: , ,

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