Nov
09
2011

Best Practice – Ein Workflow mit Akte für Bestell- und Rechnungsfreigabe in Einem

So, das ist mein erster Post hier und ich möchte ein Best Practice einer Workflow-Umsetzung bringen, der für uns gleich zweifach neu ist. Einer unserer langjährigen Kunden hat mit uns ein Szenario implementiert, mit dem gleichzeitig der Bestellvorgang als auch die anschließende Rechnungsfreigabe mit demselben Workflow abgewickelt werden kann. Die Basis für die Sicht auf alle Informationsobjekte ist die neue Aktenfunktionalität, die nun in unserer aktuellen SAPERION ECM Version 7.1 zur Verfügung steht. Diese Anwendung wird von über 100 Mitarbeitern genutzt und man verspricht sich eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.

Wo lagen die Verbesserungspotenziale?

Bisher wurde der Bestell- und Rechnungsfreigabeprozess papierbasiert durchgeführt. Dies war in mehrfacher Hinsicht ineffizient:

  • doppelte Dateneingaben
  • unvollständige Laufmappen, deren Status und verbleib unklar war
  • lange Durchlaufzeiten, da Verantwortliche umständlich gesucht werden mussten
  • Einhaltung interner Regularien nicht gewährleistet
  • später Überblick der zukünftigen Lieferantenforderungen im Controlling

Lösungsbeschreibung

Die Akte als Dreh- und Angelpunkt

Akte mit Registern

Akte mit Registern

Für eine zentrale Datenhaltung aller Informationsobjekte haben wir eine elektronische Bestellakte implementiert, die alle relevanten Dokumente wie die Bestellanforderung (Bestellpositionen), Angebote, Bestellung, Lieferscheine und Verträge sowie sämtlichen Schriftverkehr in Registern der Akte verfügbar macht. Zugriffsrechte sorgen für den Schutz vor unberechtigten Einsichtnahmen und Veränderungen.

Die Bestellanforderung beginnt mit dem Anlegen einer neuen Bestellakte (Aktendeckel, Aktenplan) und dem Hinzufügen der einzelnen Bestellpositionen.

 

Positionserfassung

Positionserfassung

Workflow-Steuerung beschleunigt den Durchlauf

Daraufhin kann der Freigabeprozess vom Besteller gestartet werden. Das System steuert die Bestellakte regelbasiert und mehrstufig zu den verantwortlichen Freigebern bis hin zur automatischen Übergabe in die Fachapplikation für die Bestellabwicklung (BaaN). Sämtliche im Prozess anfallenden weiteren Dokumente werden ebenfalls in der Akte abgelegt.

 

Workflow zur Bestellanforderung und der Rechnungsfreigabe

Workflow zur Bestellanforderung und der Rechnungsfreigabe (BPMN Kollaborationsdiagramm)

Beim Eintreffen der Rechnung wird diese der entsprechenden Bestellakte zugeordnet und anschließend durch den selben Freigabeprozess geschickt. Weicht die Rechnung nicht wesentlich von der freigegebenen Bestellung ab, ist ein verkürzter Durchlauf möglich, da nur noch die gelieferte Leistung bestätigt werden muss. Auch hier erfolgt nach Abschluss eine automatische Übertragung der Rechnungsdaten in die Fachapplikation.

Was sind die erreichten Mehrwerte?

Ab dem Zeitpunkt der Aktenanlage stehen sämtliche Daten zentral allen Prozessbeteiligten transparent zur Verfügung. Im Gegensatz zu früher sind im gesamten Prozessverlauf alle Bestellinformationen sowie der Bearbeitungsstatus stets einsehbar. Die Einhaltung der firmeninternen Regularien ist durch den regelbasierten Workflow gewährleistet und durch die Protokollierung nachweisbar. Der Bereich Controlling hat mit Start des Bestellprozesses den Überblick der möglichen zukünftigen Forderungen.

Durch die effektivere Verwaltung der Bestellinformationen profitieren alle Beteiligten vom Besteller über die Budgetverantwortlichen, Einkäufer bis zum Controller.

Wer mehr wissen möchte, darf mich gerne per Mail ansprechen: michael.buettner[at]saperion.com

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