Jun
12
2012

Blick in die ECM-Glaskugel: Paradigmenwechsel beim Dokumentenformat

Letzte Woche hatte ich vom Kulturwandel durch die neuen Web 2.0 Mitmachanwendungen geschrieben, der dazu führt, dass die Anwender schneller etwas vom Chief Information Officer, kurz CIO, fordern und dabei das Motto Fight for K.I.S.S. eingeführt. Dieses Mal wollen Jürg Truniger, der die Artikelserie zur Webarchivierung mit “verbrochen” hat, und ich einen Ausblick unsere Dokumentenformate betreffend wagen:

Das klassische Word- oder PDF-Dokument ist dabei, durch das Hyper-Web-Dokument abgelöst zu werden.

Die Idee zu diesem Artikel kam uns letzte Woche während einer Betrachtung zum Vorgehen bei einer Migration eines Microsoft SharePoint Servers auf die Version 2010 oder bald 2013. Die Frage war, ob es nicht ein sinnvolles Vorgehen wäre, die abgeschlossenen Projekte vorher via Web Content Archivierung wegzuschreiben und so gleich den neuen Server zu entlasten. Was dabei gemacht wird, sind sämtliche Web-Seiten, so wie sie dem Anwender angezeigt werden, wegzuschreiben. Dennoch können die Anwender später auf die Seiten zurückgreifen, nur nicht mehr über den SharePoint Server sondern über das Web Content Archiv.

Dabei stellt sich natürlich die Frage: in welcher Form treten heute relevante Informationen auf, als “klassische” Dokumente oder als Web-Seiten? Und wie wird sich das entwickeln?

Die Web-Seite ist das neue Dokument – und der Browser das Werkzeug

Und beim Hinschauen, wie denn typische, kollaborative SharePoint Szenarien aussehen, wurde uns klar, dass es hier immer weniger die klassischen Dokumente geht, die in einem SharePoint Web-Dokument im Grunde genommen als “Attachment” angehängt sind. Das SharePoint Web-Dokument reicht in vielen Fällen schon als Informationsträger der Kommunikation aus.

Und wenn wir uns im Web anschauen, dann finden wir inzwischen deutlich viele solcher “puren” Web-Dokumente. Angefangen von den Artikeln auf Blogs, Wikis, Foren über Facebook, Google+ und XING bis hin zu den Shop-Seiten. Hier finden wir überall keine Word- oder PDF-Dokumente. Hier schreiben die Autoren direkt im Web-Browser, unterstützt durch Schreibfunktionen, wie sie in den klassischen Textanwendungen auch zu finden sind.

Trotz seines Namens wird der Browser schon lange nicht mehr nur ausschliesslich fürs “Browsing“, sprich das “Durchstöbern” oder eben den Konsum von Informationen eingesetzt, sondern auch für deren Erzeugung, Editierung und Verwaltung. Wikipedia ist eines der einleuchtendsten Beispiele hierfür. Erst kürzlich sind wir auf die folgende Frage gestossen: «Imagine if Wikipedia was actually a collection of Word files. Would it be succesful?» (Danke, @johannrichard!). Die Antwort ist natürlich klar: Nie und nimmer!

Papier ade…

Dass der Wandel sich nun mit Macht vollziehen wird, mag auch an der Erkenntnis der neuen AIIM-Studie zum Thema Records Management abgeleitet werden können. Lange hatten wir das papierarme Büro erwartet, nun scheint es greifbar zu sein. Nun konnte das erste Mal ein Rücklauf der ausgetauschten Papierdokumente festgestellt werden:

The volume of paper records is finally decreasing. Paper records are decreasing in 41% of organizations, compared to 31% where it is still increasing. This is the first time AIIM has measured a net decrease across all sizes of organization.

… denn alles wird Web.

Im Januar warfen wir die Fage auf: Hat die E-Mail noch eine Chance gegen die neuen Kommunikatoren?

Hierin ist zu erkennen, dass sich auch unsere Kommunikation anschickt, sich in die Web-Seiten-orientierten Anwendungen zu verlagern. Der Artikel zeigt, wie vielfältig die Gründe sind. Und ein Grund sticht aus technischen Gesichtspunkten ganz besonders hervor: die Strukturiertheit. Damit ist gemeint, dass eine Web-Seite standardisiert und klar formatiert ist, d.h. die einzelnen Inhalte klar adressierbar sind.

Denn Web-Seiten bieten noch einen weiteren zentralen Vorteil: sie lassen sich extrem einfach mit Metadaten anreichern. In der Regel erfolgt dies automatisiert, ganz im Gegensatz beispielsweise zu E-Mails. Web-Seiten sind damit auch für einen eDiscovery-Fall hervorragend gerüstet, gerade aufgrund der Möglichkeit, mittels Metadaten Fall-relevante Informationen zu identifizieren. “Ich weiss, dass ich die Information habe und bei Bedarf problemlos finde” – haben Sie das schon mal im Fall von E-Mails gehört? Und wenn man noch weiter denkt: genau das ist es auch, was für Big Data-Szenarien vorausgesetzt wird.

Umstritten ist deshalb auch die Situation beim Format pdf. Das Format wurde über die Jahre mit immer mehr Funktionalität aufgebläht und ist heute in der Lage, komplexeste Dinge abzubilden. Dabei bleibt einfach etwas in jedem Fall bestehen: der Einsatz von PDF bedeutet einen Medienbruch, was sowohl aus Sicht der “User Experience” wie auch bezüglich Prozessdurchgängigkeit problematisch ist. Verschiedene PDF-Experten fordern denn auch, dass sich das Format zurück zu den Wurzeln – sprich dem rein statischen, dokumentenorientierten Einsatz – zurück besinnt.

Wenn es um die User Experience geht, ist mit HTML5 ja bereits ein natives Web-Format am Start, welches eine Reihe anderer proprietärer Formate bereits weggespült hat, man denke da nur an Flash oder Silverlight. Proprietarität ist sowieso etwas, was immer mehr aus dem  Web verschwindet.

“Alles wird Web” mag vielleicht ein wenig reisserisch tönen, aber von der grundsätzlichen Ausrichtung her ist das richtig. Ausnahmen werden die Regel auch hier bestätigen.

Co-Autor: Jürg Truniger

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,document management,records management | Tags: ,

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