Jul
01
2011

Bürokratieabbau: ab heute geht´s beim Austausch elektronischer Rechnungen auch ohne Signatur

Die elektronische Signatur ist Geschichte
Seit dem 1. Juli sind per E-Mail verschickte Rechnungen auch dann zum Vorsteuerabzug zugelassen, wenn sie keine elektronische Signatur tragen. Das entsprechende Gesetz ist zwar noch nicht in Kraft (und noch nicht einmal verabschiedet) – das Bundesfinanzministerium versichert jedoch, dass dieser Stichtag auch bei späterer Gesetzesverabschiedung rückwirkend gelten werde.

So so zulesen auf der Web-Site mediafon

Dass damit gleich die elektronische Signatur Geschichte ist, erwarte ich mit Bestimmtheit nicht! Es gibt noch genügend Anwendungen, wo die Signatur zur Beweiswertsicherung im elektronischen Briefverkehr sehr nützliche Dienste leisten wird. Auch gehe ich davon aus, dass der eine oder andere unsichere Deutsche lieber auf Nummer Sicher gehen wird, so ihn die Angst treibt, dass sein Steuerprüfer womöglich doch die erhaltene Vorsteuer wieder zurück haben will, weil er etwas nicht bedacht hat.

Da das Verfahren mit der Signatur bisher als zu komplex und zu teuer angesehen wurde, sind auch nur  5% aller Rechnungen elektronisch ausgetausch worden. So sollen 4 Milliarden Euro allein in Deutschland durch das vereinfachte Verfahren eingespart werden. Das sollte uns Bürger freuen, denn erhöhte Prozesspreise werden immer auf die Produkte aufgeschlagen, die damit billiger werden könnten.Aber schau´n wir mal ;-)

Integrität und Authentizität müssten aber weiterhin nachgewiesen werden. Aber kann dabei eine Signatur wirklich helfen? Denn wenn die Signatur nicht verwendet wird, müssten interne Prüfprozesse dafür sorgen. Wenn ein elektronisches Dokument qualifiziert signiert wurde, kann ich nachträglich sehr gut feststellen, ob das Dokument seit der Unterschrift nicht mehr verändert wurde (Integrität), und wer der Urheber war (Authentizität). Aber helfen mir diese Information in irgendeinerweise wirklich weitern, wenn ich doch eigentlich wissen will, ob die Rechnung mit den gegebenen Positionen von dem Absender gestellt werden durfte? Doch wohl eher nicht.

Neben den formalen 14 Prüfkriterien des Umsatzsteuergesetzes werden ich also immer intern durch die Empfänger und Kostenstellenverantwortlichen prüfen lassen, ob die genannten Waren in dieser Form geliefert wurden, und auch sollten. Ohne diese Prüfung wird gescheiterweise keine Rechnung beglichen.

Was aber zu beachten ist: die elektronsiche Rechnung ist im Original aufzubewahren. Und da gelden dann die Kriterien der GoBS und AO. Wer schon seine Papierrechnungen scannt und elektronisch archiviert, kennt sich hier schon gut aus. Und wer diese elektronischen Dokumente auch schon über einen Workflow im Haus prüfen lässt, weiß auch über diese Vorteile positives zu berichten: ereichte Skonti sind bares Geld.

Und am Schluss darf natürlich die Werbung für die eigenen Produkte nicht fehlen: SAPERION archiviert Rechnungen seit 1991 und unterstützt die Prüfprozesse mit einer eigenen Workflow Engine seit 2001. Für mehr als die Hälfte unserer Kunden ist genau dies eine der Kernanwendungen, da in der Regel ein ROI in sehr kurzer Zeit erreicht werden kann.

Weitergehende Information: SAPERION ECM Accounts Payable – Lösung zur elektronischen Archivierung und Prüfung von Rechnungen

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1 Comment »

  • Es ist schön, wenn die Arbeit an diesem Blog dazu führt, dass Artikel in
    einem Meinungsspiegel wie z.B. auf dieser Folie, die auf einer
    Veranstaltung der Telekom gezeigt wurde, auftauchen:

    Comment | 4 July 2011

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