Sep
18
2013
1

Produktivität rauf – Kosten runter

Dies ist die  Aussage eines langjährigen SAPERION Kunden nach erfolgreicher Einführung eines Rechnungseingangsworkflows. Durch den Wegfall von papiergebundenen manuellen Tätigkeiten wird für Tätigkeit Zeit geschaffen, die die Produktivität steigern.

Ob nun die gewonnene Zeit in Service und Kundenzufriedenheit investiert wird oder einfach in Konzentration auf sinnvollere Tätigkeiten ist unternehmensabhängig. Als Ergebnis steht in jedem Fall Kostenminimierung und das ist für jedes Unternehmen erstrebenswert!

Die Eventreihe „SAPERION on Tour“ beschäftigt sich im Oktober 2013 mit dem Thema Rechnungseingangsverarbeitung & elektronische Akten. In einer Mischung aus Kundenvortrag, Workshop & Diskussion in Zusammenarbeit mit themenspezialisierten SAPERION Partnern werden wichtige Fragen, Voraussetzungen und Vorteile gezeigt und diskutiert sowie projekterprobte  Lösungen in Verbindung mit verschiedenen ERP-Systemen gezeigt.

Email-Signatur-SAPERION_on_Tour_2013

Das Thema digitale Rechnungseingangsverarbeitung im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung ist ein Dauerbrenner und die Optimierung von Prozessen gilt seit langem als wettbewerbskritische Herausforderung. Ob nun als voll digitalisierter Prozess (Elektronische Rechnung) oder durch Einscannen der Papierrechnung nach Eingang und digitaler Weiterverarbeitung, beide Lösungen sind möglich und kombinierbar.

Was ist wichtig: Ein revisionssicheres Archiv zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen und Compliance-Richtlinien, ein Workflow-Management-System für eine saubere, automatisierte und nachvollziehbare Prozessabbildung sowie die Integration in das vorhandene Buchhaltungssystem (ERP) via Standard-Schnittstelle.

Wer also wissen möchte, wie man an solch ein  Projekt herangeht, welche Produktivität Kunden damit erreicht haben und wie das Ganze in ein Microsoft Dynamics, BaaN oder SAP integriert wird, der schaut einfach bei der Tour vorbei.

Informationen, Kundenvideo und Anmeldung HIER.

Informationen zur Lösungen

 

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Written by Pia-Isabella Täschner in: Compliance,deutsch,invoice management |
Sep
06
2012
0

Compliance Management von Geschäftsprozessen – 4. Veranstaltung der BPMRR Offensive Rhein.Ruhr am 19.09.2012

Die steigende Anzahl von rechtlichen Anforderungen an Geschäftsprozesse führt zu einer starken Belastung von Prozessgestaltern und Prozessverantwortlichen. In Kombination mit einer immer komplexer werdenden Geschäftsprozesslandschaft ist ein Überblick über Auswirkungen von sich verändernden, regulatorischen Rahmenbedingungen nur mit erheblichem Aufwand möglich. Um diesen Aufwand zu reduzieren und das Compliance Management von Geschäftsprozessen nachhaltig effizienter zu gestalten, wurden Analyseansätze entwickelt, welche eine zielgerichtete Auswertung regulatorischer Folgen auf Geschäftsprozessmodelle ermöglichen.

Mit diesem Text wirbt die BPMRR Offensive Rhein.Ruhr für ihre 4. Veranstaltung, die sich an BPM-Experten richtet. Dieses Mal könnten aber auch Compliance und Qualitätsmanager auf ihre Kosten kommen. Wir freuen uns, dass unser Kollege Dr. Martin Bartonitz wieder als Mitgestalter dabei ist. Wen das Thema interessiert, hier noch der genaue Ablauf der Veranstaltung:

Compliance Management – ein Blitzlicht

(more…)

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Written by Agnieszka Kotonski in: Compliance,deutsch,process management | Tags: , ,
Aug
30
2012
0

Возможно ли в России уничтожение исходных бумажных документов после их оцифровки или микрофильмирования?

This articel in English

Вообще говоря, ответ на этот вопрос отрицательный. Законодательство России в данный момент не предусматривает возможности, при исполнении установленных законами и нормативными актами требований к сохранению документов, заменить бумажные оригиналы их электронными копиями или копиями на микроплёнке.

Необходимо при этом подчеркнуть, что, начиная с 2009 года, законодательство России быстро и радикально изменяется. К настоящему времени убраны почти все существовавшие ранее препятствия для использования электронных документов в государственном управлении и в деловой деятельности, и, возможно, в какой-то момент законодатели рассмотрят и возможность хранить вместо занимающих много места бумажных оригиналов их более компактные электронные копии и копии на микропленке.

Пока что в российской законодательно-нормативной базе только для одного вида документа предусмотрено сканирование и постоянное хранение отсканированных образов с одновременным уничтожением бумажных подлинников – это переписные листы последних переписей населения.

Постановлением Правительства РФ от 26 июля 2010 года № 554 «Об утверждении Правил хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 (more…)

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Aug
30
2012
1

Does Russian legislation allow destroying the original paper records after digitizing or microfilming?

Read this article in Russian.

Generally speaking, the answer to this question is “No”. Current Russian legislation does not provide for the possibility to satisfy the legal and regulatory retention requirements by preserving electronic or microfilm copies in lieu of original paper records.

It should be noted, however, that since 2009 the Russian legislation is being quickly and radically reformed. Nearly all the previously existing obstacles to electronic recordkeeping in government and in business sectors have been removed. It is quite possible that at some point in the future the lawmakers will consider the possibility to store the digital and/or microfilm copies instead of bulky paper originals.

So far the Russian legislation allows permanent retention of scanned copies and destruction of the originals after scanning for a single type of records – the census questionnaires. Government Decree of July 26, 2010 No. 554 “On approval of storage procedures of forms and other records of National Population Census of 2010″ prescribes permanent preservation of scanned copies of census records and authorizes the destruction of the paper originals after completion of their processing and expiry of one-year retention period after the publication of preliminary census results.

As in many other countries, the judges of the Russian courts have a discretionary power (but not obliged) to admit the copies into evidence instead of the originals (see, for example, (more…)

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Aug
01
2012
1

Der Weg zu einem validierten Qualitätsmanagement in der Pharmabranche – Teil4: User Requirements Specification (URS)

Ich habe Kunden in der Pharmabranche auf ihrem Weg zu einem  nach GAMP (=Good Automated Manufacturing Practice) zertifizierten Qualitätsmanagementsystem begleitet. Dieser Post ist der 4. Teil einer Serie, die umfassend Einblick über das Vorgehen bis zur Zertifizierung geben soll.

Im ersten Artikel  (1) habe ich beschrieben, wie anhand der ersten Benutzeranforderungen die Anwendung ausgewählt wurde. Hier schnitt Saperion als bestes ab. Im zweiten Teil (2) bin ich dann auf das High Level Risk Assessment, kurz HLRA, eingegangen, welches eine Einstufung der möglichen Risiken für den täglichen Ablauf des Business liefert. In Teil (3) beschrieb den Validierungsplan mit Systembeschreibung, Verantwortlichkeiten, Ablauf der Validierung, Umgang mit Altdaten und Retirementansätzen.

Die hohe GAMP Einstufung und das HLRA Assessment  begründeten einen recht hohen aber benötigten Validierungsaufwand. Die Anfangs einfach zusammen getragenen Benutzeranforderungen mussten nun in eine formale Form gebracht werden um später jeder Zeit darauf referenzieren zu können. Bei den Benutzeranforderungen ist es wichtig zu beachten, dass die Anforderungen genau definiert und verständlich beschrieben sind, da die später folgende Testung gegen die Benutzeranforderungen durchgeführt wird. Das bedeutet, was dort nicht genau beschrieben ist, wird eventuell auch nicht gut genug geprüft. Auch die Tiefe der Testung (Positive-Test oder Challenge-Test) wird unter anderem basierend auf (more…)

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Written by Volker Elmshäuser in: Compliance,quality management | Tags: , ,
Jun
21
2012
2

Die Schlacht um die Käuferaufmerksamkeit – Knigge, Compliance und Co.

Ich war letzte Woche in “meiner Autowerkstatt im Dorf, weil mir Jemand eine Beule ins Auto gefahren hat, und da der Chef gerade eine Probefahrt machte, bin ich mit seiner Frau im Büro ins Gespräch gekommen. Sie klagte mir ihr Leid, dass sie in letzter Zeit dauern Anrufe von Verkäufern bekäme. “Wir haben etwas für Sie, das sie effizienter macht, sie  sparen können, sie mehr Profit machen können.”, so die typischen Redewendungen.

E-Mail-Fluten und Spam

Es sind allerdings nicht mehr nur die klassischen Telefonate. Inzwischen dürfte die Werbung via E-Mail noch viel intensiver sein, ist es doch leicht, eine Mail an Viele automatisiert rauszusenden. Und besonders in umkämpften Märkten wird um die Aufmerksam potentieller Käufer gebuhl, auf Kosten der Belastbarkeit der Adressaten.

Weil die unaufgefordert erhaltene E-Mail Viele genervt hat, hat der Gesetzgeber reagiert und für Entlastung gesorgt. Adressaten dürfen nur noch regelmäßig angemailt werden, wenn sie über die Benachrichtigung neuer Informationen zugestimmt haben. Es ist ja schlielich nicht so, dass man gar nicht informiert werden möchte. So beziehe ich z.B. regelmäßig Informationen zu Themen, die mich interessieren, u.a. um auch mal wieder neue Trends am Markt schreiben zu können.

Knigge für E-Mail-Werbung

Seriöse Werber gehen im Sinne der Compliance mittlerweile so vor, dass sie das (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance | Tags: , ,
May
30
2012
5

Blicke in die ECM-Glaskugel: über den digitalen und damit kulturellen Wandel unserer Cloud-Zeiten

Thorsten Woitag

Torsten Woitag

Mit diesem Artikel möchte ich die Artikelserie “Fight for K.I.S.S. - die Anwender schlagen zurück oder die Rolle des CIO im Wandel” ankündigen, die wir, Torsten Woitag, Gründer und Vorstand unseres Partners Stratos AG, und ich gemeinsam schreiben und auf unserem Blog veröffentlichen werden. Der Fokus wird dabei auf unseren ECM-Themen liegen. Der wahrnehmbare kulturelle Wandel, verursacht durch die digitalen Neuerungen der letzten Jahre wie Cloud Computing, Mobilität, Apps und den Mitmachfunktionalitäten, ändert zunehmend die Erwartungshaltungen an die IT-Verantwortlichen. Dabei sollen Themen der Sicherheit unserer Daten in der Cloud genauso angesprochen werden, wie die erhöhte Komplexität von Cloud-Services untereinander und mit der IT im eigenen Haus, sowie die Bändigung des Flohzirkurs von günstigen (billigen?) Apps.

Torsten Woitag – unser SAPERION Cloud-Evangelist

Ich beobachte interessiert die Aktivitäten von Torsten Woitag seit einigen Jahren, denn sie überraschten mich immer wieder mit guten Ideen und sehe ihn daher in vielen Bereichen als Mitwegbereiter der neuen Technologien. Zuletzt hatte ich über den Vortrag von Torsten auf unserem diesjährigen Kundenkongress geschrieben. Er hatte uns vorgestellt, wie das Login in die Stratos 365 Anwendung mittels neuem Personalausweis und alternativ mittels biometrischem (more…)

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May
27
2012
0

Nachlese zum Security CAST e.V Workshop: Enterprise Security

Am 24. Mai 2012 war ich für die SAPERION AG das erst Mal bei einem Workshop vom  Competence Center for Applied Security Technologie (CAST) als Referentin dabei. Das Thema der Veranstaltung war “Enterprise Security – Compliance die unbekannte Größe der Unternehmenssteuerung”, was sich als gute Chance ergab, etwas über das Thema Internes Kontrollsystem (IKS) , (Artikelserie IKS) und SAPERION und seine Mission zum Thema Compliance vorzutragen.

Über den CAST sollte man wissen, dass dies das größte Kompetenznetzwerk zum Thema IT-Sicherheit ist und seinen Mitglieder und externen Interessenten Weiterbildung und regelmäßige Workshops anbietet. Unter den Mitgliedern sind viele Unternehmen aus der Verwaltung, Forschung und Wirtschaft, was es natürlich noch interessanter macht, einen Wissensaustausch mit IBM, KPMG, PWC, Deutsche Lufthansa AG, T-Systems etc. durchzuführen.

Hier nun folgend eine kleine Zusammenfassung von 3 Vorträgen.

Die Vortragsreihe eröffnete Dr. Christoph E. Hauschka (pwc) mit einem Beitrag über die Entwicklung und seine langjährige Erfahrung über Compliance Management in der Wirtschaft und Industrie. Seine Kernaussage war, dass jedes Unternehmen, egal welcher Größe, ein Compliance Management beziehungsweise ein Compliance-Programm (more…)

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Written by Christine Mummert in: company,Compliance,deutsch,general | Tags: , ,
Mar
19
2012
0

Workshop: Compliance – die unbekannte Größe in der Unternehmenssteuerung

Unter diesem Titel lädt der CAST e.V. – Competence Center for Applied Security Technology – am 24.5.2012 zu einem Tages-Workshop seine über 230 Mitglieder nach Darmstadt ein. Und unsere Produktmanagerin Christine Mummert darf die Ergebnisse ihrer Masterarbeit, die sie bei uns im letzten Jahr geschrieben und mittels immer noch stark gelesener Artikel-Serie zum Internen Kontrollsystem (IKS) dokumentiert hat, präsentieren. Umrahmt wird sie von Beratern der Firmen PriceWaterhouseCooper, KPMG, RESMEDIA | Kanzlei für IT- und Medienrecht und Steria Mummert.

Interessant ist der gewählte Titel der Veranstaltung, deutet er doch darauf hin, dass das Thema Compliance Management bei vielen Firmen noch nicht richtig angekommen ist und dort noch viele Fragen aufwirft. Bei den DAX-Firmen hatten wir allerdings schon vor zwei Jahren sehen können, dass ganze Teams sich um die Regeleinhaltung kümmern. Für den Mittelstand scheint es aber noch Nachholbedarf zu geben. Das entspricht auch meiner Beobachtung der (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,deutsch | Tags: , ,
Mar
09
2012
2

Mythen bei der Vorsteuerabzugsberechtigung – CeBIT 2012 Nachlese #3

Da war sie wieder, die Gänsehaut. Dieses Mal bei einem Vortrag eines Juristen, was ja eher selten zu sein scheint, oder? Stefan Groß, Steuerberater bei PSP, hat gestern in seinem Vortrag auf der CeBIT 2012 mit so manchem Mythos rund um die Bedingungen der Vorsteuerabzugsberechtigung von elektronisch ausgetauschten Rechnungen aufgeräumt:

Es geht allein um den Besitz einer nach Umsatzsteuer §14 ordnungsgemäßen Rechnung, ob eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vorliegt oder nicht.

Wie die Rechnung in den Besitz kam, welches Format sie hat, und wie sie aufbewahrt wird, ist nicht relevant. So die vorweggenommene Interpretation eines BMF-Schreibens, das in Kürze inklusive 10 Merksätze freigegeben wird.

Nach dem spät im letzten Jahr das Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet war und rückwirkend zum 1.7.2011 in Kraft trat, gingen die heißen Diskussionen mit 570 Beiträgen auf XING zum Sinn und Unsinn der Verwendung von qualifizierten Signatur fleißig weiter. Ein Psychologe meinte mal zu mir, dass (more…)

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