SAPERION Blog

Die Neuregelung des Umsatzsteuergesetzes von 2011 bietet für Unternehmen vielfältige Chancen zur Verbesserung des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Im letzten Jahr hatte ich regelmäßig zum Fortschritt der Umsetzung der EU-Direktive zur Vereinfachung der Steuergesetzgebung, speziell den Austausch elektronischer Rechnungen betreffend, berichtet. Zuletzt nach einem Vortrag, den ich mir auf der letzten CeBIT anhören konnte: Mythen bei der Vorsteuerabzugsberechtigung – CeBIT 2012 Nachlese #3

Insbesondere für mittelständische Betriebe bringt die Neuregelung des Umsatzsteuergesetzes zahlreiche Vereinfachungen mit sich. So kann für Alle, die ein inhaltiches Prüfverfahren implementiert haben – und wer hat das nicht – zukünftig auf die qualifizierte Signatur verzichtet werden. Der BITKOM hat das Thema aufgegriffen und veranstaltet Ende Mail eine Roadshow, in der die Referenten in ihren Vorträgen einen umfassenden und unabhängigen Überblick zu den neu entstandenen Möglichkeiten geben.

Im Anschluss an jeden Vortrag bleibt (more…)

Nein, dies ist kein Aprilscherz. Ich hätte mir sicher einen besseren Tag als den 1. April aussuchen können, um in mein Berufsleben nach der Universität einzusteigen. Da ich nun meine 20 Jahre Wirken im Umfeld des Workflow- und Dokumentenmanagement voll gemacht habe, ist es für mich Zeit, eine kleine persönliche Rückschau zu halten.

Vertrauen und Motivation

Wenn ich mich frage, was für mich die wichtigste Erkenntnis in diesen 20 Jahren war, dann muss ich antworten: immer noch steht und fällt ein Geschäft mit den in ihm wirkenden kreativen, innovativen und hoch motivierten Menschen. Die Technik ist dabei zweitrangig.

Dort, wo eine Kultur des Vertrauens gepflegt wird, in denen Menschen ohne Angst und größtenteils selbstbestimmt ihren Aufgaben nach gehen können, entwickeln sich die guten Ideen zu Produkten und Prozessen. Dort, wo diese Kultur nicht zu finden ist, hilft auch die beste Software nicht.

Prozesse sind meist wuselig

Eine weitere wichtige Erkenntnis haben vor etwa drei Jahren die großen Analysten bestätigt (siehe u.a. hier): nur etwa 35% unserer Geschäftsprozesse sind so strukturiert, dass sie mit klaren Aufgabenketten (more…)

Ich bereite gerade für uns ein Business Case auf Basis eines Anwendungsszenario für ein unterstützenden Werkzeugs des Qualitätsmanagements vor. Dabei bin ich auf meinen Recherchen auf den sehr inspirierenden Artikel Ungesunde Ordnung mit einem Interview der Sozialwissenschaftlerin Bettina Warzecha gestoßen, auf den ich hier ein wenig eingehen möchte.

Definition Qualitätsmanagement

Vorab aber kurz noch darüber, was Qualitätsmanagement ist und will.

Ziel ist es, eine Organisation zu entwickeln, die aufgrund von Analysen Maßnahmen festlegt und durchführt, um die Qualität von Ergebnissen, die von Menschen in Prozessen erzeugt werden, kontinuierlich zu verbessern. Mancher Leser hier mag sofort die Stimmer erheben und sagen, dass das doch genau das ist, was mit Geschäftsprozessmanagement oder (more…)

Vor 9 Monaten hatte ich geschrieben: qualifizierte Signatur kommt nicht in die Puschen – ELENA – Gesundheitskarte – Personalausweis – eRechnung, gingen doch eine Reihe von aussichtsreichen Kandidaten den Weg des Sterbens oder Verharrens. Frei nach dem Motto “Totgesagte leben länger” gibt es nun doch wieder Bewegung in den Anwedungsszenarien für die qualifizierte Signatur auf Basis von Chipkarten: Die Gesundheitskarte ist reaktiviert und wird im nächsten Jahr, spätestens 2014 bei allen Ärzten Einzughalten. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen den Ärtzen, Apotheken und Kassen auf rein elektronischen Füße zu stellen. Vor einigen Tagen gab es die folgende Pressemitteilung der gematik GmbH, einem im Jahr 2005 gegründeten Beteiligungsunternehmen der Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens:

Berlin, 8. März 2012 – Der neue Lenkungsausschuss der gematik hat seine Erwartungen und Anforderungen an den Online-Rollout (Stufe 1) erfolgreich abgestimmt. Unter Leitung des neuen Hauptgeschäftsführers der gematik Prof. Dr. Arno Elmer hat das von der 37. Gesellschafterversammlung am 05.12.2011 eingesetzte Gremium damit die Voraussetzung für eine rasche Weiterentwicklung der elektronischen Gesundheitskarte geschaffen.

… Zu der erfolgreichen Abstimmung im Lenkungsausschuss erklärte Prof. Elmer: „Die Einigung auf eine gemeinsame Linie im Online-Rollout macht die Bereitschaft aller (more…)

Ich möchte mit diesem Artikel wieder einmal eine Serie auf diesem Blog beginnen. Ich habe Kunden in der Pharmabranche auf ihrem Weg zu einem  nach GAMP (= „Good Automated Manufacturing Practice Supplier Guide for Validation of Automated Systems in Pharmaceutical Manufacture”, auch akzeptiert von der US Food and Drug Drug Administration, kurz FDA) zertifizierten Qualitätsmanagementsystem begleitet und möchte über das Vorgehen dabei berichten.

SAPERION als reines Archiv zu nutzen, ist schon lage nicht mehr zeitgemäß. SAPERION bietet weitaus mehr als nur reine Archiv-Funktionen.  Hier möchte ich aus aktuellen Anforderungen eine nicht immer naheliegende Installation aufzeigen. Der Kunde hatte den Wunsch, in einem System seine produktionsbegleitende Dokumentation abzulegen, später zu suchen und bei  Behördeninspektionen vorlegen zu können.

In den ersten Workshops wurden zum einen die Anforderungen der Anwender erfasst und zum anderen die in Frage kommenden, zu nutzenden (more…)

Unter diesem Titel lädt der CAST e.V. – Competence Center for Applied Security Technology – am 24.5.2012 zu einem Tages-Workshop seine über 230 Mitglieder nach Darmstadt ein. Und unsere Produktmanagerin Christine Mummert darf die Ergebnisse ihrer Masterarbeit, die sie bei uns im letzten Jahr geschrieben und mittels immer noch stark gelesener Artikel-Serie zum Internen Kontrollsystem (IKS) dokumentiert hat, präsentieren. Umrahmt wird sie von Beratern der Firmen PriceWaterhouseCooper, KPMG, RESMEDIA | Kanzlei für IT- und Medienrecht und Steria Mummert.

Interessant ist der gewählte Titel der Veranstaltung, deutet er doch darauf hin, dass das Thema Compliance Management bei vielen Firmen noch nicht richtig angekommen ist und dort noch viele Fragen aufwirft. Bei den DAX-Firmen hatten wir allerdings schon vor zwei Jahren sehen können, dass ganze Teams sich um die Regeleinhaltung kümmern. Für den Mittelstand scheint es aber noch Nachholbedarf zu geben. Das entspricht auch meiner Beobachtung der (more…)

Es sieht so aus, dass ich richtig was verpasst habe letzte Woche, aber CeBIT ging vor. Und nicht nur ich, sondern auch Kollege Danny, der unverrichteter Dinge aufgrund starken Staus auf seiner Anreise wieder umkehren musste (sonst hätte er selbst hier aus erster Hand gepostet). Die im letzten Jahr gegründete BPM Offensive Rhein.Ruhr hat letzten Mittwoch ihre erste Veranstaltung hingelegt und so wie es aussieht mit entsprechendem Erfolg. Dominik Blattner hat nachgelesen:

Es war dann Konstantin Gress (Hewlett Packard) vorbehalten, mit der Aufgabe in den Abend zu starten und in seinem Vortrag die Schnittpunkte und Einsatzmöglichkeiten von BPM im Kontext einer Service-orientierten Architektur in Unternehmen herauszuarbeiten. Nachdem den einzelnen Begriffen wie Unternehmensarchitektur (EA), der service-orientierten Architektur (SOA) und dem Geschäftsprozessmanagement (BPM) ein inhaltlicher Rahmen gegeben wurde, ging es um die Erörterung der Möglichkeiten einer Kombination dieser Konzepte. So wurde unter anderem die Enterprise Business Architecture als Brücke und damit Bindeglied für die Fragestellung „Wie kann eine Umsetzung der EA mittels BPM gestaltet werden?“ als auch der korrelative Ansatz einer prozessgesteuerten SOA vorgestellt. Bei der abschließenden Fragestellung nach dem Zusammenspiel der Konzepte wurde die Gestaltung und Ausprägung eines gemeinsamen Frameworks mittels (more…)

“Innerhalb eines Tages sind wir mit unserer Software in die Fujitsu-Cloud gekommen!”

So titelte Fujitsu auf seinem Blog nach dem ersten Tag eines gemeinsamen Workshops auf der CeBIT 2012 mit uns, und der Satz war unser Fazit danach.

Der Fujitsu Business Solutions Store ist ein großer Online-Marktplatz für Software und bietet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, ihre Software weltweit anzubieten, darunter befindet sich nun auch die SAPERION ECM Suite.

Wir waren nicht zuletzt über die Schnelligkeit und die unkomplizierte Abwicklung mit den Kollegen der Fujitsu erstaunt. Es hat uns gerade mal einen Tag gekostet, bis wir mit unserer Software im Fujitsu Business Solution Store vertreten waren. Ab jetzt können weltweit Kunden gegen Gebühr unsere Saperion-Angebote nutzen. Die ganze Abwicklung wie Provisioning, Abrechnung etc. übernimmt dabei Fujitsu.

Knapp 70 Angebote von 20 Anbietern umfasst der Store inzwischen.

Hier seht Ihr unser Team noch in den letzten Zügen der Einrichtung auf dem Fujitsu Store:

Und der Artikel Fujitsu weist Entwicklern den Weg in den Business Solutions Store in der IT-Business Online enthält auch gleich noch ein Zitat von Herbert passend dazu.

Ich bin gerade zurück nach drei Tagen CeBIT mit Vortrag „Informationen mit Prozessen verbinden“, einer Podiumsdiskussion zum E-Mail Management, zwei Arbeitskreissitzungen des BITKOM ECM, einer Odyssee mit dem Zug durch Altenbeke (wo immer das zwischen Hannover und Hamm, als Umgehung von Bielefed liegen mag) und, und, und … mit einem Schmunzler, über den ich hier kurz berichten möchte. Unser Partner macros Reply hatte sehr nett anzuschauende ÄrztInnen auf dem Stand, die so einige Heilmittelchen für kränklich gewordene Dateiablagen anboten.

Wir konnten uns somit gut zusammen tun. Denn wir hatten unseren druckfrischen und stark nachgefragten Dokumenten-Knigge mit dabei. Dieser gibt 11 Tips, wie wilde Dokumente gebändigt werden können. Bei den ÄrztInnen gab es auf Rezept gegen

• Erhöhte Papierwerte
• Dokument-Völlegefühl
• Geschwollen Aktenordner
• Aktuelle Zellulitis
• Träge Prozesse

die Software-Kur für effiziente Prozesse mit der elektronischen Archivierung über die elektronischen Akten, das Text- & Outputmanagement bis hin zu PBM, Workflow & Checklisten.

War doch mal eine kreative Idee, das Thema aus einer anderen Perspektive zu beleuchten, oder?

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per (more…)