Nov
15
2013
0

Die neusten DMS Trends zum Nachlesen

 

Studie DMS Trends 2014 SoftSelectSpannende Einblicke rund um das Thema DMS/ECM bietet der DMS Trend Report 2014. Dieser wurde von der Unternehmensberatung SoftSelect u.a. in Kooperation mit SAPERION herausgegeben. Die SoftSelect GmbH hat sich auf den IT-Bereich spezialisiert und ist seit fast 20 Jahren tätig. Als herstellerneutrales und unabhängiges Beratungshaus unterstützt SoftSelect Mandanten bei der Auswahl der passenden Softwarelösung (ERP, DMS/ECM, CRM, Human Resources, BI etc.).

In der 33 Seiten umfassenden Studie wird die Anwendersicht auf Dokumenten-Management beleuchtet.

Die Leitfragen lauteten:

  • Wie sind die Erfahrungen mit den eingesetzten Lösungen?
  • In welchen Bereichen wird DMS-Software eingesetzt?
  • Wofür sind neue Investitionen geplant?
  • Einstellungen zu Cloud Computing, Mobilität und Datensicherheit
  • Uvm.

SAPERION bietet diese Studie exklusiv zum Download an. Sie können die Studie hier kostenlos herunterladen.

Viel Spaß beim Lesen.

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Nov
07
2012
0

Neuer BITKOM-Leitfaden zur digitalen Post – “Was bringt die digitale Post”

Die BITKOM hat (mit Unterstützung verschiedener Anbieter, u.a. auch SAPERION) einen Leitfaden erstellt, wie die E-Mail Kommunikation erfolgreich organisiert werden kann und wie E-Mails sicher und entsprechend den gesetzlichen Regeln verwaltet werden können bzw. sollten.
Auch die Integration der E-Mails in die unternehmensweite ECM Strategie ist thematisiert. Zusätzlich ist noch ein recht umfangreicher Teil enthalten, der die “sichere elektronische Post” anhand von De-Mail erläutert.

Fazit: lesenswert

Der Leitfaden kann kostenfrei über die BITKOM Website bezogen werden.

Viel Spass beim Lesen.

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Written by Andreas Mai in: deutsch,e-mail management | Tags: , , ,
Sep
20
2012
1

E-Government-Gesetz beschlossen – eAkte – nPA – De-Mail

Im den Verwaltungen unseres Landes soll es elektronischer zugehen. So unsere Regierung, denn sie hat heute im Bundeskabinett das E-Government-Gesetz beschlossen. So sollen speziell auch die Prozesse direkt mit dem Bürgern orts- und zeitunabhängig elektronisch erfolgen können (siehe). Das Gesetz sieht u.a. vor, dass für die Kommunikation neben der qualifizierten elektronischen Signatur, die sich nur in wenigen Anwendungen durchgesetzt hat, zwei zusätzliche Technologien zugelassen werden:

  1. Web-Formulare in Verbindung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises (nPA), und die
  2. De-Mail (siehe auch: Wissenswertes zur DE-MAIL).

Zudem  wird sichergestellt, dass auch die Aktenführung elektronisch rechtskonform ist (siehe auch: DOMEA am Scheideweg: zukunftsweisender Neuanfang oder alter Wein in neuen Schläuchen?).

Der Punkt 1 mit den Web-Formularen lässt mich gleich zweimal freuen, kommt doch endlich mein neuer Personalausweis (hier meine Erfahrung) mehr zum Einsatz, schließlich soll er sich ja noch amortisieren. Allerdings ist es immer noch so, dass nur die Hälfte der “stolzen” Besitzer die eID-Funktion auch (more…)

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Sep
18
2012
0

Webinar: Was bringt die digitale Post?

Die Mitglieder des Arbeitskreises E-Mail Management des BITKOM bieten am 26.09.2012 ein kostenfreies Webinar zur Nutzung der E-Mail und De-Mail als Teil einer unternehmensweiten ECM-Strategie an. Es werden die Vorteile und Möglichkeiten einer effizienten Einbindung von E-Mails in Unternehmensprozesse vorgestellt sowie Lösungen zu grundsätzlichen Datenschutz- und Aufbewahrungsfragen im Zusammenhang mit E-Mail-Potentiale und Hintergründe zu De-Mail dargestellt.

Grundlage für das Webinar ist der in Kürze erscheinende Leitfaden des BITKOM Arbeitskreis E-Mail Management, an dem die SAPERION mitgearbeitet hat. Das Seminar informiert Mitarbeiter, Leiter und Verantwortliche aus IT- und Fachabteilung, die mit E-Mail-Management, -Archivierung und –Compliance in Berührung kommen.

Die E-Mail ist bereits seit mehreren Jahren ein vorherrschendes Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag. Dennoch ist die E-Mail nicht flächendeckend in die Geschäftsprozesse integriert. So verbleiben geschäftskritische Informationen oft in persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeiter, wodurch die digitale Post ihre Effizienz nicht entfalten kann. Auch gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz und den Aufbewahrungsfristen sind durch Unternehmen bei der digitalen Post einzuhalten. Zusätzlich zu diesen Herausforderungen mit der klassischen E-Mail sind weitere (more…)

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Sep
03
2012
3

Hilfe! Ich ertrinke! – besser: Erteilen Sie “Melden macht frei”-Verhalten eine Absage!

In den letzten Monaten hat sich bei mir die Flut an Informationsbenachrichtigung so gesteigert, dass sich das Gefühl des Ertrinkens breit machte. Egal ob im E-Mail-Postkorb der Firma oder im privaten. Ich kann nicht mehr alles lesen. Also habe ich begonnen, alle Alerts und Newsletter abzubestellen. Gefühlte 100 in einer Woche (und irgendwie wird es nicht weniger …).

Der Social Media Berater Dirk Hellmuth hat in meinen Augen einen sehr gelungenen Artikel darüber geschrieben. Warum wir ertrinken, und was wir dagegen unternehmen können. Abgeleitet: dass wichtige E-Mails zwecks Kollaboration in die elektronsiche Akte gehören.

Luft holen ist angesagt, aber lest gleich hier selbst, denn er hat mir erlaubt, seinen Artikel hier zu bringen (Quelle):

Drei Wege aus der Mail-Überflutung

Wer hat sich nicht schon über folgenden Satz geärgert: “Oh, es tut mir leid, ich habe Ihre Email nicht gesehen. Wann haben Sie diese nochmal geschickt? Vor 4 Tagen? Wissen Sie, ich bekomme so viele Emails, da komme ich nicht mehr mit….”. Gerade im beruflichen Umfeld leiden viele Menschen an der nicht mehr zu bewältigenden Email-Flut.

Vor einigen Tagen sprach ich mit einer Kundin genau über dieses Thema. Sie und ihre ganze Organisation leiden darunter, dass der Geschaftsführer seine Emails aufgrund der schieren Menge, bei allem persönlichen Einsatz, nicht mehr bearbeiten kann.

So bleiben Dinge liegen, Nachfragen kosten erneut Zeit und Missverständnisse sorgen für zusätzliche Verärgerung. Dieses sehr anregende Gespräch war der Impuls für diesen Beitrag, in dem ich einfache Wege aus der Email-Flut aufzeigen möchte – denn diese ist nicht von Gott gegeben…

Historie: Die Email als Allzweckwaffe

Der Siegeszug der Email hat gute Gründe: sie ist (more…)

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Jun
25
2012
1

Does e-mail stand a chance against new forms of communication?

Inspired by a series of articles, YouTube videos, and numerous “expert” discussions, I’d like to take this opportunity to peer into my own crystal ball and predict that we will soon see peak e-mail.

Trends in der KommunikationSource: 10 Things You Must Know about the State of Social Media in 2011

Currently, about 3 billion e-mails are sent every day. Although I was unable to find any precise figures on the ratio of e-mails to instant messages and social media, the accompanying figure (source) reveals a clear trend in favor of new social media applications like Facebook, Google+, and Twitter as well as Wikis and Blogs.

Communication trends

Mr. Kampffmeyer wrote an article in which he described the inherent inconvenience and inefficiency of e-mail as well as the many benefits of (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: e-mail management,english,social business | Tags: , ,
Apr
20
2012
0

Mobiles Arbeiten wird bald so normal wie Zähneputzen

Sorry, mir fiel leider nichts besseres ein, was wirklich Jeder am Tag macht: Zähneputzen. Ich war gestern auf der Veranstaltung Smart phones krempeln die Welt um, den der BITKOM zusammen mit der deutschen medienakademie in der Kölner Niederlassing von Microsoft ausgerichtet hat. In dem Experten-Workshop ging es um die Konsequenzen, wenn schon im nächsten Jahr die Hälfte der deutschen Bürger mit einem Smart Phone ausgestattet sein werden. Das Gehörte bestätigte nochmals unsere Entscheidung, auch die ECM-Welt mit unserer iSAPERION App mobil zu machen.

Rasante Entwicklung der Netze

Ähnlich den Kurven für die Verdopplung von Informationen, Speicherdichten und Prozessorleistungen sieht die Kurve für die Entwicklung der Bandbreiten und Nutzungszahlen für Funk-basierte Geräte aus. Die folgende Grafik zeigt die Entwicklung der Netze, beginnend beim A-Netz in meinem Geburtsjahr 1958 und endend mit der gerade in der Einführung befindlichen LTE-Technologie (Long Term Evolution, die nächste Stufe “advanced” ist auch schon im Kommen): (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,document management,e-mail management,process management |
Jan
30
2012
0

E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

  1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

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Jan
25
2012
2

Hat die E-Mail noch eine Chance gegen die neuen Kommunikatoren?

Trends in der KommunikationInspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

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Jan
24
2012
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E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

  1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
  2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

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Written by Jürg Truniger in: deutsch,e-mail management,web content archiving | Tags: , ,

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