SAPERION Blog

Vor 9 Monaten hatte ich geschrieben: qualifizierte Signatur kommt nicht in die Puschen – ELENA – Gesundheitskarte – Personalausweis – eRechnung, gingen doch eine Reihe von aussichtsreichen Kandidaten den Weg des Sterbens oder Verharrens. Frei nach dem Motto “Totgesagte leben länger” gibt es nun doch wieder Bewegung in den Anwedungsszenarien für die qualifizierte Signatur auf Basis von Chipkarten: Die Gesundheitskarte ist reaktiviert und wird im nächsten Jahr, spätestens 2014 bei allen Ärzten Einzughalten. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen den Ärtzen, Apotheken und Kassen auf rein elektronischen Füße zu stellen. Vor einigen Tagen gab es die folgende Pressemitteilung der gematik GmbH, einem im Jahr 2005 gegründeten Beteiligungsunternehmen der Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens:

Berlin, 8. März 2012 – Der neue Lenkungsausschuss der gematik hat seine Erwartungen und Anforderungen an den Online-Rollout (Stufe 1) erfolgreich abgestimmt. Unter Leitung des neuen Hauptgeschäftsführers der gematik Prof. Dr. Arno Elmer hat das von der 37. Gesellschafterversammlung am 05.12.2011 eingesetzte Gremium damit die Voraussetzung für eine rasche Weiterentwicklung der elektronischen Gesundheitskarte geschaffen.

… Zu der erfolgreichen Abstimmung im Lenkungsausschuss erklärte Prof. Elmer: „Die Einigung auf eine gemeinsame Linie im Online-Rollout macht die Bereitschaft aller (more…)

Es sieht so aus, dass ich richtig was verpasst habe letzte Woche, aber CeBIT ging vor. Und nicht nur ich, sondern auch Kollege Danny, der unverrichteter Dinge aufgrund starken Staus auf seiner Anreise wieder umkehren musste (sonst hätte er selbst hier aus erster Hand gepostet). Die im letzten Jahr gegründete BPM Offensive Rhein.Ruhr hat letzten Mittwoch ihre erste Veranstaltung hingelegt und so wie es aussieht mit entsprechendem Erfolg. Dominik Blattner hat nachgelesen:

Es war dann Konstantin Gress (Hewlett Packard) vorbehalten, mit der Aufgabe in den Abend zu starten und in seinem Vortrag die Schnittpunkte und Einsatzmöglichkeiten von BPM im Kontext einer Service-orientierten Architektur in Unternehmen herauszuarbeiten. Nachdem den einzelnen Begriffen wie Unternehmensarchitektur (EA), der service-orientierten Architektur (SOA) und dem Geschäftsprozessmanagement (BPM) ein inhaltlicher Rahmen gegeben wurde, ging es um die Erörterung der Möglichkeiten einer Kombination dieser Konzepte. So wurde unter anderem die Enterprise Business Architecture als Brücke und damit Bindeglied für die Fragestellung „Wie kann eine Umsetzung der EA mittels BPM gestaltet werden?“ als auch der korrelative Ansatz einer prozessgesteuerten SOA vorgestellt. Bei der abschließenden Fragestellung nach dem Zusammenspiel der Konzepte wurde die Gestaltung und Ausprägung eines gemeinsamen Frameworks mittels (more…)

Da war sie wieder, die Gänsehaut. Dieses Mal bei einem Vortrag eines Juristen, was ja eher selten zu sein scheint, oder? Stefan Groß, Steuerberater bei PSP, hat gestern in seinem Vortrag auf der CeBIT 2012 mit so manchem Mythos rund um die Bedingungen der Vorsteuerabzugsberechtigung von elektronisch ausgetauschten Rechnungen aufgeräumt:

Es geht allein um den Besitz einer nach Umsatzsteuer §14 ordnungsgemäßen Rechnung, ob eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vorliegt oder nicht.

Wie die Rechnung in den Besitz kam, welches Format sie hat, und wie sie aufbewahrt wird, ist nicht relevant. So die vorweggenommene Interpretation eines BMF-Schreibens, das in Kürze inklusive 10 Merksätze freigegeben wird.

Nach dem spät im letzten Jahr das Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet war und rückwirkend zum 1.7.2011 in Kraft trat, gingen die heißen Diskussionen mit 570 Beiträgen auf XING zum Sinn und Unsinn der Verwendung von qualifizierten Signatur fleißig weiter. Ein Psychologe meinte mal zu mir, dass (more…)

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per (more…)

Ich hatte Max J. Pucher, erfolgreicher Unternehmer und Vordenker im Business Process Management, schon ein paar Mal auf unserem Blog erwähnt. Er ist einer Jener, die das Thema Adaptive Case Management im Kontext des BPM visibel gemacht haben. Nun habe ich wieder einen denkwürdigen Artikel von ihm auf meiner letzten Zugfahrt gelesen, der unterstreicht, welche Innovations-fördernde Werkzeug uns mit den neuen interaktiven Werkzeugen des Web 2.0 in die Hand gegeben wurden. Und er hat noch ein paar weiter interessante Thesen in dem Artikel aufgeworfen, über die ich berichten möchte.

Ebenso hatte ich schon darüber berichtet, dass nur der kleinere Teil unserer Prozesse wirklich strukturiert ist, wenn es hoch kommt ca. 35%. Der Rest unserer Prozesse läuft nicht vorausbestimmbar ab. Und da diese Prozesse mit Ereignissen umzugehen haben, die einfach so eintreffen, wie so Vieles in unserer komplexen Wirtschaft, kommt es auf die Kreativität der Beteiligten an. Nicht umsonst hatte sich die Keynote Speakerin Jenyll Hill vor einem Jahr auf dem Gartner BPM Summit Event auf die Bühne gestellt und empfohlen: “Wenn Sie agiler werden wollen, dann lassen Sie die Entscheidungen dort fallen, wo die Arbeit stattfindet, denn hier wird am besten gewusst, was gebraucht wird.” Ich hatte Anfang der Woche im Zug noch in einem Gespräch mit einem Studenten über die frühen Erfahrungen des Gründers der Drogerie-Kette DM erfahren: Prof.  Werner hatte ein einschneidendes Erlebnis, das ihm die unnötig (more…)

Wer seine Prozesse professionell managen will, der lässt sich hier von zertifizierten BPM-Experten helfen. Der dokumentiert die Prozesse sowohl grafisch, z.B. mit Signavio Process Editor, und schreibt weitere Hinweise in begleitende Dokumente, wie z.B. Arbeitsanweisungen zur Nutzung und Pflege von Maschinen. Letzte sollten natürlich am besten in einem DMS verwaltet werden, so dass hier die Freigabeprozesse mit den notwendigen Rechten korrekt abgebildet werden können (sieh auch Die BPM-Wolke nimmt weiter Strukturen an).

Wer sich nun richtig reingehängt hat, seine Prozesslandschaft reif zu machen, der mag dann Interesse haben, sich seinen Reifegrad beurteilen zu lassen. In Deutschland hat die BPM Akadamie im Zusammenspiel mit den BPM Clubs das Reifegradmodell Eden entwickelt. Aus dem Internationalen und speziell Software Bereich kommend ist die ISO-Norm 15504 mit dem Namen SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination)  zu nennen. Angepasst, erfreut sie sich u.a. in der Automobilbranche reger (more…)

“Es gibt Begriffe, die gibt´s gar nicht”, oder so ähnlich heißt ein Sprichwort, das man hersagt, wenn man nur noch den Kopf schütteln mag. Was eine Bestätigung ist, dürfte noch einfach sein, aber ein Gelangen? Aber im Prinzip ist es doch dann doch wieder einfach erklärbar. Denn, wenn ein Spediteur eine Ware abliefert, dann ist sie zum Empfänger gelangt. Und genau diese Bestätigung hätte ein Logistik-Unternehmen dem Steuerprüfer für Transporte ab dem 1.1.2012 vorlegen müssen, um die Vorsteuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen. Nun hat es aufgrund von Einführungsproblemen nochmals eine Ausnahme Regelung von einem halben Jahr gegeben.

Wer also Dokumente elektronisch archiviert und mit Logistik zu tun hat, der darf nun ein neues Dokument in seiner elektronischen Speditionsakte ablegen. Der Titel auf dem Formular Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) lautet:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)

Nun also etwas genauer:

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der vom ausländischen Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers ausgestellt/unterzeichnet werden muss, jedoch beim Absender (Verkäufer) oder der Spedition vorliegend als Nachweis dient.

Die Gelangensbestätigung muss nach amtlichem Muster zwingend folgende Angaben umfassen (Quelle): (more…)

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)