Aug
30
2012
0

Возможно ли в России уничтожение исходных бумажных документов после их оцифровки или микрофильмирования?

This articel in English

Вообще говоря, ответ на этот вопрос отрицательный. Законодательство России в данный момент не предусматривает возможности, при исполнении установленных законами и нормативными актами требований к сохранению документов, заменить бумажные оригиналы их электронными копиями или копиями на микроплёнке.

Необходимо при этом подчеркнуть, что, начиная с 2009 года, законодательство России быстро и радикально изменяется. К настоящему времени убраны почти все существовавшие ранее препятствия для использования электронных документов в государственном управлении и в деловой деятельности, и, возможно, в какой-то момент законодатели рассмотрят и возможность хранить вместо занимающих много места бумажных оригиналов их более компактные электронные копии и копии на микропленке.

Пока что в российской законодательно-нормативной базе только для одного вида документа предусмотрено сканирование и постоянное хранение отсканированных образов с одновременным уничтожением бумажных подлинников – это переписные листы последних переписей населения.

Постановлением Правительства РФ от 26 июля 2010 года № 554 «Об утверждении Правил хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 (more…)

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Aug
30
2012
1

Does Russian legislation allow destroying the original paper records after digitizing or microfilming?

Read this article in Russian.

Generally speaking, the answer to this question is “No”. Current Russian legislation does not provide for the possibility to satisfy the legal and regulatory retention requirements by preserving electronic or microfilm copies in lieu of original paper records.

It should be noted, however, that since 2009 the Russian legislation is being quickly and radically reformed. Nearly all the previously existing obstacles to electronic recordkeeping in government and in business sectors have been removed. It is quite possible that at some point in the future the lawmakers will consider the possibility to store the digital and/or microfilm copies instead of bulky paper originals.

So far the Russian legislation allows permanent retention of scanned copies and destruction of the originals after scanning for a single type of records – the census questionnaires. Government Decree of July 26, 2010 No. 554 “On approval of storage procedures of forms and other records of National Population Census of 2010″ prescribes permanent preservation of scanned copies of census records and authorizes the destruction of the paper originals after completion of their processing and expiry of one-year retention period after the publication of preliminary census results.

As in many other countries, the judges of the Russian courts have a discretionary power (but not obliged) to admit the copies into evidence instead of the originals (see, for example, (more…)

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Aug
28
2012
0

ECM im Innovationsprozess in der Pharmabranche – der Zulassungsantrag als elektronische Akte

Aus Wikipedia: Chemielabor des 18. Jahrhunderts

Aus Wikipedia: Chemielabor des 18. Jahrhunderts

Der Innovationsprozess rund um die Entwicklung eines neuen Medikaments ist in der Pharmabranche einer der Kernprozesse. Ich möchte im Folgenden einen kurzen Abriss geben, was die Herausforderungen sind und welche davon mit Unterstützung durch ein ECM-System leichter von der Hand gehen.

Typische Problemfelder in der Pharmabranche

Die Pharmabranche ist vor allem durch drei grundlegende Probleme bei der kommerziellen Nutzung von Arzneimitteln geprägt:

  • Chemie- und Pharmaunternehmen müssen zahlreiche Regularien erfüllen (GxP, GAMP5 usw., siehe Artikelserie hier im Blog von Volker Elmshäuser, CompuTech). Sämtliche Prozesse müssen dokumentiert werden. Prozesse, die für die Herstellung, die Freigabe und die Markteinführung von Arzneimitteln notwendig sind. Gleichzeitig müssen sie aufgrund des erhöhten Konkurrenzdrucks auf ihre Wettbewerbsfähigkeit achten.
  • Megabrands und Blockbuster (jeweils Produkte, die ca. 1 Mrd. Dollar in definierten Zeiträumen erwirtschaften), kommerziell erfolgreiche Produkte können nur entstehen, wenn die Vermarktung innerhalb von (more…)

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Aug
17
2012
0

Ist das der Untergang von MoReq2010?

Wir Hersteller müssen wachsam gegenüber tangierenden Standards und solchen, die es gerne werden wollen, sein. Im Umfeld des Enterprise Content Management sind die wichtigsten Standards jene, die es erlauben, dass einmal archivierte Dokumente auch noch nach Jahren wieder zur Anzeige gebracht werden können. In Stein gemeißelte Dokumente (wie diese hier) können auch noch Jahrtausende später gelesen werden. Elektronische Formate und deren Anzeigetools sind da eher wenig “stabil”. TIFF und PDF/A haben sich als Beispiel-Standard hier durchgesetzt. Seit Jahren versuchen es international CMIS und MoReq, national DOMEA, und kommen nicht so richtig voran. Nun scheint mir, dassMoReq2010, der Hoffnungsstandard für Records Management, in Deutschland synonym für Schriftgut- bzw.  und Aktenverwaltung, auf das Abstellgleis geraten zu sein.

Zu der Ansicht wird kommen, wer den (ungekürzten) aktuellen Kommentar DLM Foundation: neue Richtlinie für Publikationen von Dr. Ulrich Kampffmeyer, einem der Mittreiber des Vorgängers MoReq2, gelesen hat, und Folgendes konstatiert:

Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ). Hiernach ist es nicht mehr erlaubt, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010(R) “Modular Requirements for Records Systems”, auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Es soll nur noch der offizielle Download auf der Webseite des (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,document management,records management | Tags:
Jun
12
2012
0

Blick in die ECM-Glaskugel: Paradigmenwechsel beim Dokumentenformat

Letzte Woche hatte ich vom Kulturwandel durch die neuen Web 2.0 Mitmachanwendungen geschrieben, der dazu führt, dass die Anwender schneller etwas vom Chief Information Officer, kurz CIO, fordern und dabei das Motto Fight for K.I.S.S. eingeführt. Dieses Mal wollen Jürg Truniger, der die Artikelserie zur Webarchivierung mit “verbrochen” hat, und ich einen Ausblick unsere Dokumentenformate betreffend wagen:

Das klassische Word- oder PDF-Dokument ist dabei, durch das Hyper-Web-Dokument abgelöst zu werden.

Die Idee zu diesem Artikel kam uns letzte Woche während einer Betrachtung zum Vorgehen bei einer Migration eines Microsoft SharePoint Servers auf die Version 2010 oder bald 2013. Die Frage war, ob es nicht ein sinnvolles Vorgehen wäre, die abgeschlossenen Projekte vorher via Web Content Archivierung wegzuschreiben und so gleich den neuen Server zu entlasten. Was dabei gemacht wird, sind sämtliche Web-Seiten, so wie sie dem Anwender angezeigt werden, wegzuschreiben. Dennoch können die Anwender später auf die Seiten (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,document management,records management | Tags: ,
Mar
26
2012
1

Über die Auf´s und Ab´s der Signaturanwendungsszenarien – aktuell: Gesundheitskarte & RESISCAN

Vor 9 Monaten hatte ich geschrieben: qualifizierte Signatur kommt nicht in die Puschen – ELENA – Gesundheitskarte – Personalausweis – eRechnung, gingen doch eine Reihe von aussichtsreichen Kandidaten den Weg des Sterbens oder Verharrens. Frei nach dem Motto “Totgesagte leben länger” gibt es nun doch wieder Bewegung in den Anwedungsszenarien für die qualifizierte Signatur auf Basis von Chipkarten: Die Gesundheitskarte ist reaktiviert und wird im nächsten Jahr, spätestens 2014 bei allen Ärzten Einzughalten. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen den Ärtzen, Apotheken und Kassen auf rein elektronischen Füße zu stellen. Vor einigen Tagen gab es die folgende Pressemitteilung der gematik GmbH, einem im Jahr 2005 gegründeten Beteiligungsunternehmen der Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens:

Berlin, 8. März 2012 – Der neue Lenkungsausschuss der gematik hat seine Erwartungen und Anforderungen an den Online-Rollout (Stufe 1) erfolgreich abgestimmt. Unter Leitung des neuen Hauptgeschäftsführers der gematik Prof. Dr. Arno Elmer hat das von der 37. Gesellschafterversammlung am 05.12.2011 eingesetzte Gremium damit die Voraussetzung für eine rasche Weiterentwicklung der elektronischen Gesundheitskarte geschaffen.

… Zu der erfolgreichen Abstimmung im Lenkungsausschuss erklärte Prof. Elmer: „Die Einigung auf eine gemeinsame Linie im Online-Rollout macht die Bereitschaft aller (more…)

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Mar
04
2012
0

WCM bzw. CMS archivieren auch alte Versionen, aber nicht revisionssicher

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general,records management,web content archiving | Tags: , , , ,
Feb
10
2012
0

Compliance-Preisfrage: Was ist die seit dem 1.1.2012 vom Logistiker verlangte Gelangensbestätigung?

“Es gibt Begriffe, die gibt´s gar nicht”, oder so ähnlich heißt ein Sprichwort, das man hersagt, wenn man nur noch den Kopf schütteln mag. Was eine Bestätigung ist, dürfte noch einfach sein, aber ein Gelangen? Aber im Prinzip ist es doch dann doch wieder einfach erklärbar. Denn, wenn ein Spediteur eine Ware abliefert, dann ist sie zum Empfänger gelangt. Und genau diese Bestätigung hätte ein Logistik-Unternehmen dem Steuerprüfer für Transporte ab dem 1.1.2012 vorlegen müssen, um die Vorsteuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen. Nun hat es aufgrund von Einführungsproblemen nochmals eine Ausnahme Regelung von einem halben Jahr gegeben.

Wer also Dokumente elektronisch archiviert und mit Logistik zu tun hat, der darf nun ein neues Dokument in seiner elektronischen Speditionsakte ablegen. Der Titel auf dem Formular Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) lautet:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)

Nun also etwas genauer:

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der vom ausländischen Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers ausgestellt/unterzeichnet werden muss, jedoch beim Absender (Verkäufer) oder der Spedition vorliegend als Nachweis dient.

Die Gelangensbestätigung muss nach amtlichem Muster zwingend folgende Angaben umfassen (Quelle): (more…)

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Feb
01
2012
1

Wird MoReq2010 ein akzeptierter Standard zum Records Management werden?

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,deutsch,records management | Tags: ,
Jan
30
2012
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E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

  1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

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