SAPERION Blog

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

Ich liege gerade in den letzten Zügen der Arbeiten an unserem neuen Whitepaper zum Thema der Archivierung von Web-Auftritten und bin auf den im Folgenden beschriebenen, eher skurilen Anwendungsfall gestoßen. Skuril sage ich nicht, weil es an der Sinnhaftigkeit mangelt. Es ist mal wieder ein typsicher Fall der deutsche Mentalität des Überregulierens, die hier wieder zugeschlagen hat. Denn hier drohen Strafen bis zu 10.000 €, wer die Reglen nicht einhält. Aber schauen wir mal hin:

Der Wunsch unserer Staatsarchivare

Auch im digitalen Zeitalter möchten die Archivare der Nationalbibliothek ihren ursprünglichen Auftrag zur Wahrung  und Dokumentierung des Kulturerbes nachkommen. Da sich dieses aber mehr und mehr in das Internet verlagert, möchte man nun auch die dort dargestellten Gedanken der Deutschen archivieren und für zukünftige Generationen bewahren.

Es wird mir sicher jeder zustimmen, dass das an sich ein guter Gedanke ist. Der Knackpunkt in der Umsetzung ist nur, dass die Urheber selbst ihre Werke in der Nationalbibliothek abliefern müssen, statt dass man diese einfach selbst einsammelt. Wie es z.B. schon Google für die ganze Welt tut. Was zwingt aber nun zur Abgabe?

Pflichtablieferungsverordnung – PflAV

Am 23.10.2008 trat die neue Verordnung (more…)

Ich war gestern Abend auf der gemeinsamen Veranstaltung ECM und Social Business – Eine wunderbare Freundschaft von XING und IBM in Köln und hatte Gänsehaut! Auslöser war die mehrfache Feststellung des wahrnehmbaren kulturellen Wandels durch die neuen Social Media Anwendungen wie Wikis, Blog und ganz besonders von Anwendungen wie Facebook und Google+. So hat IBM z.B. schon länger Wikis im Einsatz und mittlerweile auch ein eigenes Facebook. Und gerade mit Letzterem sei zu bemerken, dass die Menschen im Unternehemen sich schnell untereinander vernetzt haben und losgelöst von Hierarchien Lösungen zu aktuellen Herausforderungen untereinander erarbeitet haben. Menschen übernehmen damit immer mehr Verantwortung und was viel wichtiger ist: es wird kooperativ Wissen geteilt und nicht mehr konkurrierend gehortet. Damit erhöhen sich die Lösungsvarianten, sprich die innovativen Kräfte im Unternehmen.

Dieser kulturelle Wandel, der von den neuen Sozialen Medien befeuert wird, führt zu einem Paradigmenwechsel in unserem Denken. War es früher so, dass in Meetings sich die Teilnehmer hinter einen Lösungsweg stellten und es um dessen Verteidigung ging, sprich Sieg oder Niederlage und damit Gesichtsverlust. So wird jetzt vermehrt zusammen gekommen, um aus den vielen Lösungsalternativen gemeinsam eine möglichst noch bessere zu entwickeln. Die Teilnehmer sind nun offen für ein Umdenken. Sie gehen davon aus, dass ihr eigenes Modell nur solange richtig ist, bis neue Erkenntnisse zu anderen Rüchschlüssen führen.

Diese Treffen setzen zudem eine andere Besprechungskultur voraus: Die alte Einstellung “ich bin der allein richtig Wissende” wandelt sich in (more…)

In den vorangehenden Artikeln zum Thema „Web-Archivierung“ sind wir auf die grundsätzlichen Gegebenheiten des Lösungsfeldes wie auch auf dessen Bedeutung für eine ganzheitliche Informationsstrategie eingegangen und haben daneben auch die Lösung SAPERION ECM Web Content Archive inkl. Vorgehen zur Einführung beschrieben.

Obwohl die Regeln zur Aufbewahrung einer Information grundsätzlich unabhängig von deren Format oder Austauschkanal gelten (siehe Artikel „Archivierung und Compliance im Überblick“), wurde das Lösungsfeld der Web-Archivierung bis dato noch relativ wenig bearbeitet. Aus diesem Grund möchten wir in den folgenden Blogbeiträgen verschiedene konkrete Anwendungsfälle illustrieren, in welchen sich der Nutzen bzw. Mehrwert einer solchen Lösung besonders deutlich und unmittelbar manifestiert. Die Kriterien bei der Bewertung des Nutzens sind die folgenden:

1. “Business”: Erzielung eines besonders attraktiven Return on Investments bzw. der Ermöglichung der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
2. “Risiko und Reputation”: Optimierung des Risiko- und Reputationsmanagements
3. “Compliance”: Einhaltung regulatorischer Vorgaben, und damit Vermeiden Discovery-Aufwänden und Strafen

Den Anfang machen wir dabei mit einem klassischen Internet-Rechtsthema: den Pflichtangaben eines Webauftritts. (more…)

Mit unserem vierten Artikel einer Serie zur Archivierung von Web-Inhalten möchte ich darauf eingehen, dass sich die Beschäftigung mit dem Thema erst so richtig in einer Gesamtstrategie der Informationsverarbeitung innerhalb eines Unternehmens entfaltet.

Damit der Zusammenhang einfach klar wird, möchte ich einen kleinen Ausflug in die Historie der elektronischen Informationsverarbeitung wagen. Zur Abwicklung von Geschäften werden seit Jahrhunderten Dokumente zwischen den Partnern ausgetauscht, um sie auf vertrauensvollere Füße zu stellen. Und seitdem der Staat erfunden ist, um seinem Nachweisverlangen zur Steuererhebung (Teil der Compliance) nachzukommen.

Und da unsere Ökonomie immer bestrebt ist, das Arbeiten leichter zu gestalten und damit die Verarbeitungskosten zu drücken, wurde zu Beginn des (more…)