Dec
12
2011

Compliance im Kontext von Social Media

Der Vormarsch der Sozialen Medien lässt sich nicht mehr aufhalten und hat längst auch Einzug in das Geschäftsleben gefunden. Er wird gebloggt und getwittert, was das Zeugs hält. Dass das nicht nur positiv ist, liegt auf der Hand. Viele Unternehmen fragen sich, was genau und an wen über die neuen Kanäle kommuniziert wird.

Und hier steht nicht die Frage im Vordergrund, ob “Social Media” für private Zwecke “missbraucht” wird, sondern vielmehr wie ein Unternehmen die Kontrolle darüber behalten kann, welche geschäftlichen Informationen in welcher Form in die Welt getragen werden.

Um diese Kontrolle (wieder) zu erlangen, muss man ganz sicher unterscheiden in die zwei Bereiche “technische Kontrolle” und “inhaltliche Regelungen bzgl. der Kommunikation”.

Social Media Monitoring

Aus technischer Sicht gibt es bereits Lösungen, die den Unternehmen in diesem Bereich helfen können. Von der (zumindest aus meiner Sicht sehr fraglichen) vollständigen Blockierung von Social Media Webseiten (z.B. Facebook) bis hin zu “Social Media Monitoring” Lösungen. Diese Ansätze helfen dabei, die Übersicht (und damit implizit auch ein Stück weit die Kontrolle) darüber zu haben, was wo von wem publiziert worden ist. Unsere Lösung SAPERION ECM Web Content Archive kann dabei helfen (siehe Artikelserie).

Allerdings ist das Ganze natürlich nur rückblickend. Ist das Kind erst mal in den Brunnen gefallen bzw. ist die Nachricht erst mal gepostet, dann ist es oft zu spät für eine Korrektur…

Social Media Policies – Richtlinien

Was also als zwingend notwendig erscheint, ist auch eine neue interne Richtlinie, wie genau Mitarbeiter im Unternehmen mit den Sozialen Medien umgehen sollen. Wirklich?

Humans use any means available to communicate with each other, and the medium does not determine the nature of the message.

Eigentlich sollte man meinen, dass eine solche neue “Social Media Policy” nicht extra nötig ist. Unternehmen sollten heute schon geregelt haben, welcher Mitarbeiter welche Informationen “nach aussen” publizieren darf und ob es dazu ggf. bestimmte “Freigabeprozesse” braucht. Diese “Policies” gibt es ja heute auch schon – z.B. werden Anfragen von Journalisten i.d.R. immer in Richtung “Pressestelle” weitergegeben und nicht zwingend von dem Mitarbeiter beantwortet, der das Telefon gerade zufällig abgenommen hat …

Ähnliches gilt im Übrigen auch für die private Nutzung der Sozialen Medien während der Arbeitszeit: Auch hier gibt es in aller Regel bereits heute die Vereinbarung, dass z.B. private Telefonate während der Arbeitszeit auf ein Minimum reduziert werden sollte. Das ist für jeden selbstverständlich. Und es liegt auf der Hand, dass die gleiche Regelung auch für soziale Medien (oder den Einsatz der privaten E-Mail) während der Arbeitszeit gilt bzw. gelten sollte.

Sicher müssen die internen Richtlinien zur Nutzung von Social Media angepasst oder zumindest überarbeitet werden – und sei es auch nur, um die bestehenden “Kommunikationsrichtlinien” in den Köpfen der Mitarbeiter neu in Erinnerung zu rufen.

Gartner’s Social Media Report

Allerdings sollte diese Kommunikationspolitik ganz klar losgelöst sein von der Technologie, die für die Kommunikation genutzt wird. Entsprechend empfiehlt auch der Marktanalyst Gartner Inc. in seinem Report “Do You Need a Social Media Security Policy?”, dass „Security Manager sich auf die Umsetzung von Kommunikationsrichtlinien konzentrieren sollen, die technik-neutral sind.“

Viel Vergnügen bei der Lektüre!

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Written by Andreas Mai in: Compliance,deutsch,social business | Tags: , ,

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