Mar
26
2013

[CONCEPT] Solving real problems – Part 1

In meinem letzten Blog-Eintrag [Evolution] “Influences of a mobile world” haben wir uns mit den neuen Einflüssen für den ECM-Markt durch mobile Endgeräte beschäftigt. Darauf aufbauend werden wir uns im zweiten Teil mit den daraus resultierenden Anforderungen und den davon abgeleiteten Lösungen an eine ECM-Software  auseinander setzen.

 

In Gesprächen mit Kunden und Partnern haben wir von SAPERION immer wieder festgestellt,  dass bei “Knowledge Workern” stets die gleichen Probleme auftreten.

Um diese besser zu beschreiben und nachvollziehbarer zu machen, haben wir fiktive Personenprofile entwickelt. Diese helfen uns nicht nur Lösungen zu finden und zu entwickeln, sondern auch  mit unseren Kunden, Vertrieb und Marketing zu kommunizieren und mehr Feedback einzuholen.

 

Daher möchte ich Ihnen heute das Profil des Projektleiters Stefan P. vorstellen:

Projektleiter / project lead

Stefan P.

Stefan P. ist 45, hat Betriebswirtschaft studiert und leitet eine eigene Event-Agentur. Wie üblich im medialen Umfeld setzt er dazu häufig mobile Geräte wie ein Tablet oder Laptop ein.

Als Organisator von großen Events und mit einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern ist er wie viele andere auch ein Workaholic.

Stefan kümmert sich dabei um die Akquise sowie die Kommunikation/Abstimmung mit den Kunden und steuert die Organisation als Projektleiter. Eins seiner größten Probleme ist es, die verschiedenen Arten von Dokumenten (Verträge, Rechnungen, Entwürfe, …) zu verwalten.

Neben der zentralen Ablage der Dokumente steht der Austausch mit den Kunden im Vordergrund. Oft arbeiten Kunden, Projektmitarbeiter und Subunternehmen an eigenen Versionen. Der Projektleiter bekommt diese dann per Mail zugesandt und muss diese mit viel Aufwand händisch zusammenführen.

Hätten Sie dabei nicht auch das ungute Gefühl, dass Sie nicht an der aktuellen Version arbeiten und keinen Zugriff auf die vorherige Version haben?

Auch das Wiederfinden von den Dokumenten ist bei einem Fileserver natürlich schwer. Hier kann ein ECM-System schon weiterhelfen, was aber meist für dieses scheinbar sehr einfache Szenario zu komplizierten Client-Anwendungen führen kann.

 

Stefan hat daher für sich beschlossen, dass er ein zentrales System braucht, was von überall zugänglich ist und in dem er mit seinen Kunden, Projektmitarbeitern und Subunternehmern projektbezogen zusammenarbeiten kann. Er hat sich für SAPERION ECM Together  entschieden, das er je nach Bedarf selbst hosten oder als Online-Variante mieten kann.

overview

 

Unser Produkt erlaubt es ihm, sehr einfach zu steuern, wer was in einem Projekt darf. Dafür ist kein komplexes Rechte-System nötig, denn 3 Berechtigungsstufen reichen aus: „Lesen“, „Schreiben“ und „Projektleiter“.  Der Letztgenannte darf wiederum weitere Personen zu dem Projekt einladen.

Alle eingeladenen  Teilnehmer greifen immer automatisch auf die aktuellste Version zu und können sehen, wer was wann getan hat. Sollte mal eine wichtige Version überschrieben worden sein, kann diese sehr einfach wiederhergestellt oder für den Vergleich heruntergeladen/betrachtet werden.

Zusätzlich wird die Zusammenarbeit an den Dokumenten durch eine integrierte Kommentar-Funktion unterstützt, wie sie aus sozialen Netzwerken bekannt ist.

 

view

 

Um Projekte, Ordner und Dokumente leichter wiederzufinden, können diese neben einem Namen und einer Beschreibung zusätzlich mit Tags versehen werden. Diese Art des Verschlagwortens/Kategorisierens ist vor allem bei den jüngeren Mitarbeitern ein gewohntes Vorgehen und bedarf keiner großen Erklärungen, welches Feld welche Bedeutung hat.

 

Können Sie sich mit diesem Profil identifizieren? Kennen Sie weitere, welche betrachtet werden sollten? Wir freuen uns über Ihre Gedanken und Anregungen!

Schreiben Sie uns an: da_manzke@saperion.com  

 

 

Der Autor:

Daniel Manzke, Product Architect, ist seit über 10 Jahren im ECM-Markt unterwegs. Als Sales Consultant konzipierte er zusammen mit Kunden und Partnern komplexe Projekte, nahm Anforderungen an das Produkt auf und setze diese zusammen mit dem Product Management und der Entwicklung um.

Seit 2011 ist er als technische Schnittstelle zwischen Sales, Product Management und Entwicklung tätig, mit der Aufgabe die Bedürfnisse der Kunden und Partner aufzunehmen und diese als technische Anforderungen an das Produkt zu integrieren und dabei die Firmenstrategie zu beachten und weiterzuentwickeln.

In enger Abstimmung plant er dabei die langfristige Entwicklung von neuen und innovativen Produkten rund um SAPERION.

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Written by Daniel Manzke in: deutsch,general,innovation,ipad,language,products |

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