May
11
2011

Der Weg zu einem Internen Kontrollsystem (IKS)-Teil 10: Monitoring und Evaluationsprozess

Evaluationsprozess für ein IKS

Evaluationsprozess für ein IKS

Diese Woche liegt der Schwerpunkt auf dem Monitoring eines IKS, denn ein IKS muss von Zeit zu Zeit auch angepasst werden. Es kann vorkommen, dass Kontrollen mit der Zeit weniger effektiv sind, nicht länger benötigt oder neue Aufgaben hinzugefügt werden. Dieses festzustellen setzt die Überprüfung der Effektivität und Wirksamkeit des IKS voraus.
Das Monitoring kann auf verschiedene Weisen geschehen  durch separate Evaluation, durch die laufende Überwachung oder durch eine Mischung aus beiden Aktivitäten. Mit Hilfe solcher Aktivitäten kann das Management die Relevanz der Risiken beurteilen und auch die Einführung neuer Maßnahmen erkennen.

Evaluationsprozess eines IKS

Mit Hilfe eines selbst entwickelten und automatischen Evaluationsprozesses soll die Effektivität des IKS überwacht und sichergestellt werden. In der SAPERION ECM wird dazu ein automatischer Effektivitätsbericht erstellt (s. Abbildung „Effektivitätsbericht erstellen und senden“) werden, der dem CFO übermittelt wird (20. des Monats).Im Falle eines Fehlers bei der Übertragung, wird die interne IT informiert. Innerhalb des SAPERION ECM kann der CFO den Bericht einsehen und diesen bewerten (s. Abbildung „Management CFO“), um bei kritischen Punkten den Aufsichtsrat, Vorstand und die Aktionäre mit einem Bericht (Managementreport, Quartalsbericht, Lagebericht) oder diese auf einer/m Sitzung/Meeting (vollständig zusammengefasster Bericht) informieren zu können. Werden neue Maßnahmen bei einer Sitzung oder dem Meeting besprochen, erhält der Bereich Controlling (s. Abbildung. 12 „Controlling“) die Aufgabe die Kontrollen anzupassen oder neue anzulegen. Anschließend sind die Mitarbeiter in den veränderten oder neuen Abschnitten zu schulen.

Lagebericht/ Abschlussprüfer

Wie schon bei den Prüfungsstandards erwähnt, kann die Beurteilung des IKS auch von einem Wirtschaftsprüfer im Rahmen des Jahresabschlusses stattfinden. Dazu ist die SAPERION AG als nicht börsennotierte Unternehmen nicht verpflichtet (siehe vorherigen Post zu den Standards). Für die vollständige Einführung müssten Information über Effektivität des IKS beigefügt werden. Da jedoch kein komplettes Risikomanagement umgesetzt wird, sind die Informationen nicht im Lagebericht enthalten und somit nicht Stand der Thematik.

Übersicht der Maßnahmen der Überwachung des IKS

Die Aufgabe der Aktualisierung und Dokumentation übernimmt das Controlling (siehe Übersicht der Maßnahmen der Überwachung des IKS).

Die Tabelle zeigt die Übersicht der bestehenden und zusätzlichen Maßnahmen zur Überwachung des IKS für den Jahres-/Monatsabschluss, die in den Interviews definiert und analysiert wurden.
Die Aufgabe der Aktualisierung und Dokumentation übernimmt der Bereich Controlling. Die Auswertung des automatischen Evaluationsberichtes übernimmt monatlich der CFO . Jegliche Berichte, welche die SAPERION AG monatlich, jährlich oder quartalsweise erstellt, dienen auch zur Überwachung des IKS. Ergänzend dazu dienen Sitzungen des Aufsichtsrates sowie des Vorstandes als Instrument zur Verbreitung von Informationen, Auswertung von Kontrollen und der Einführung neuer Maßnahmen. Durch diese festgelegten Maßnahmen werden die Informationen zur Anpassung optimal verteilt und so eine kontinuierliche Verbesserung des IKS erreicht.

Im nächsten Post geht es um die Implementierung des SAPERION-Szenarios zur technischen Unterstützung des IKS.

Alle Artikel der Serie:

Teil 10: Monitoring und Evaluationsprozess
Teil 9: Die richtige Verbreitung von Information und Kommunikation
Teil 8: Der Jahres- /Monatsabschluss im Griff-Kontrollaktivitäten
Teil 7: Lauernde Risiken im Jahres- /Monatsabschluss
Teil 6: Framework zur Einführung in den Bereich Accounting
Teil 5: Kontrollaktivitäten und ihre Ausprägungen
Teil 4: Durch den Dschungel der Prüfungsstandards
Teil 3: Herzstück der Unternehmung
Teil 2: Ein IKS kann für unterschiedliche Compliance-Bereiche eingesetzt werden
Teil 1: Grundlagen Compliance

Quellen:

Bungartz, Oliver. Handbuch Interne Kontrollsysteme (IKS) – Steuerung und Überwachung von Unternehmen. Berlin : Erich Schmidt Verlag, 2011.S.66,69

COSO. INTERNAL CONTROL-INTEGRATED FRAMEWORK. s.l. : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1994.S.69

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Written by Christine Mummert in: deutsch,general | Tags: , , , , ,

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