Mar
30
2011

Der Weg zu einem Internen Kontrollsystem (IKS)-Teil 3: Herzstück der Unternehmung

Kommen wir nun in dieser Woche langsam zum spannendsten Teil der Grundlagen und nähern uns dem Schwerpunkt, dem Aufbau des IKS und seinen Aufgaben. Dies natürlich mit dem Gedanken bald in die Praxis, Planung und Umsetzung eines IKS einsteigen zu können.

Was ist ein IKS überhaupt?

Unter dem Begriff des IKS werden die vom Management eines Unternehmens eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen verstanden, welche auf die organisatorische Umsetzung von Entscheidungen ausgerichtet sind.
Nun stellt man  sich trotzdem die Fragen, warum man dieses überhaupt im Unternehmen braucht? Die  Notwendigkeit und Ziele dazu beschreiben die folgenden Punkte:

  • Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit
  • Haftung von Unternehmensorganen ausschließen
  • Schutz/Verhinderung von Vermögensschäden
  • Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung
    • Nicht nur für die Rechnungslegung!!!
    • wesentlichen Geschäftsprozesse in Betracht ziehen
  • Einhaltung von verbindlichen Gesetzen und Vorschriften.

Von der gesetzmäßigen Seite her definierten die folgenden Regelungen und Normen die Notwendigkeit eines IKS konkreter.

Allgemeine Gesetze:

  • AktG
    • z.B.  § 91 Abs. 2 AktG, § 93 Abs. 1
  • KoTraG
    • Bezieht sich auf § 91 Abs. 2 AktG
  • BilMoG
    • § 289a HGB, §171 Abs. 1 AktG (Lagebericht)

Branchenspezifische Regularien:

EU-weite Richtlinien:

Wie ist ein IKS aufgebaut?

Ein IKS besteht aus zwei Hauptbestandteilen (s. Abbildung), dem internen Überwachungssystem und dem internen Steuerungssystem. Das interne Steuerungssystem beinhaltet die Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten, dass interne Überwachungssystem die Regeln zur Kontrolle. Das interne Überwachungssystem untergliedert sich in zwei Arten von Maßnahmen. Zu den prozessintegrierten gehören organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen. Unter organisatorischen Sicherungsmaßnahmen versteht man fehlerverhindernde Strategien, die von einer automatischen Überprüfung festgestellt werden. Gemeint sind z.B. Maßnahmen wie Zugriffsrichtlinien, das Vier-Augen-Prinzip oder entsprechende Arbeitsanweisungen. Eine weitere prozessintegrierte Maßnahme sind Kontrollen, welche durch beauftrage Personen durchgeführt werden können, um Fehler während der Ausführung von Arbeitsabläufen zu verhindern beziehungsweise um diese aufzudecken.
Dabei werden meist manuelle Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt, die im Rahmen der Ablauforganisation, der Arbeitsanweisungen und Stellenbeschreibung stattfinden. Die Verantwortlichkeit beziehungsweise der Überwachungsbeauftragter kann für das Ergebnis des protokollierten Prozesses als auch für das Ergebnis der Prüfung zuständig sein.

Im Fall einer Kontrolle im Accounting könnten  Abläufe (Schritte) bei der Buchung automatisch kontrolliert oder die Plausibilität von Salden geprüft werden.

Regelungsbereiche eines IKS Nach Bungartz (2011), S. 22
Im Gegensatz zu den prozessintegrierten Überwachungshandlungen, hat die prozessunab-hängige Maßnahme der Revision einen grundlegenden Unterschied. Diese tritt meist als unabhängige Stabsabteilung in Erscheinung und übernimmt die objektive Überprüfung, Beurteilung der Strukturen sowie der Aktivitäten im Unternehmen. Das heißt, dass der Überwachungsträger nicht in den Arbeitsablauf integriert wird und keine Ereignisverantwortung für den überwachten Prozess haben darf. In der Funktion im Unternehmen unterstützt die Interne Revision die Organisation bei der Erreichung der Ziele, um Mehrwerte zu schaffen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Sonstige prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen, sogenannte externe Kontrollen, werden durch den gesetzlichen Vertreter oder selbstständig durch Audits durchgeführt.

Im nächsten Post werde ich über möglichen Prüfungsstandards schreiben, bevor wir zum praktischen Teil kommen.

Quelle und weiterführende Literatur:

IKS ist nicht die Abkürzung von Ikarus sondern steht für Internes Kontrollsystem

Bungartz, O. (2011). Handbuch Interne Kontrollsyteme (IKS) – Steuerung und Überwachung von Unternehmen. Berlin: Erich Schmidt Verlag. S.21-23,

Amling, T., & Bantleon, U. (2007). Handbuch der Internen Revision – Grundlagen, Standards, Berufsstand. Berlin: Erich Schmidt Verlag. S. 39,43,51

Alle Artikel der Serie:

Teil 10: Monitoring und Evaluationsprozess
Teil 9: Die richtige Verbreitung von Information und Kommunikation
Teil 8: Der Jahres- /Monatsabschluss im Griff-Kontrollaktivitäten
Teil 7: Lauernde Risiken im Jahres- /Monatsabschluss
Teil 6: Framework zur Einführung in den Bereich Accounting
Teil 5: Kontrollaktivitäten und ihre Ausprägungen
Teil 4: Durch den Dschungel der Prüfungsstandards
Teil 3: Herzstück der Unternehmung
Teil 2: Ein IKS kann für unterschiedliche Compliance-Bereiche eingesetzt werden
Teil 1: Grundlagen Compliance

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Written by Christine Mummert in: deutsch | Tags: , , , , , , , ,

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