Apr
14
2011

Der Weg zu einem Internen Kontrollsystem (IKS)-Teil 5: Kontrollaktivitäten und ihre Ausprägungen

Bei Kontrollaktivitäten handelt es sich um die definierten Verfahren sowie Richtlinien, welche die Durchführung der Ziele des Unternehmens sicherstellen sollen.  Bei der Planung des Vorgehens für ein IKS werden diese vom Management festgelegt.

Unterscheidungen von Kontrollaktivitäten

Bei Kontrollaktivitäten handelt es sich um die definierten Verfahren sowie Richtlinien, welche die Durchführung der Ziele des Unternehmens sicherstellen sollen. Bei der Planung des Vorgehens für ein IKS werden diese vom Management festgelegt.

Kontrollaktivitäten lassen sich in verschiedenen Einteilungen zusammenfassen. Die zu grundlegende Einteilung ist die nach „manuellen“ oder „automatischen“ Kontrollen. Wie die Bezeichnung schon erahnen lässt, werden „manuelle“ Kontrollen meist von einer oder mehreren Personen getätigt. Im Gegensatz dazu werden „automatisch“ (auch als systembasiert bezeichnet) durch ein System durchgeführt und ohne manuellen Eingriff oder eine Interaktion durchgeführt. Als ein gutes Beispiel ist hier die selbstständige Überwachung von Transaktionen auf eine Datenbank, z. B. bei einer Buchhaltungssoftware im Accounting, zu nennen. Natürlich gibt es auch die Mischform: „systembasierte-manuelle Kontrollaktivitäten“. Dabei ist das System der Entscheidungsträger, welcher z.B. die Auswahl der für die Kontrolle von Umsätzen trifft und der Buchhalter den manuellen Vergleich der Umsätze (je Periode) tätigt.

Prüfzyklen

Die Prüfaktivitäten kehren in unterschiedlichen Zyklen wieder. Es gibt tägliche, wöchentliche, monatliche und jährlich durchzuführende Kontrollen. Im Bereich Account sind monatliche Kontrollen wie „Buchungen überprüfen“, „Rückstellungen prüfen“ oder die „Umsatzsteuerverprobung“ zu tätigen. Die Kontrollaufgaben werden den verantwortlichen Personen vorgelegt. Dabei unterstützen Checklisten bei der Durchführung. Das Ergebnis der Kontrolle wird in einem Prüfbericht festgehalten. In Audits werden neben der Organisation der Kontrollen diese Berichte stichprobenartig gesichtet.

detektivisch / präventiv

Eine weitere Einteilung kann nach „detektiven“ oder „präventiven“ Kontrollaktivitäten durchgeführt werden. „Präventive“ Kontrollen dienen der Verhinderung von Fehlern und Auslassungen und werden besonders bei Prozessen angewandt, die ein hohes Risiko in sich bergen. Die Kontrolle kann „manuell“ oder „automatisch“ geschehen.
„Detektive-“-Kontrollen dienen im Gegensatz dazu zur Aufdeckung und Korrektur von Feh-lern. Eine solche Kontrollaktivität ist die Überprüfung der Abschreibungsmethode (AfA) im Rahmen des Jahresabschlusses, die der Buchhalter durchführt.

primär / sekundär

Geht man von der Relevanz der Kontrollen aus, kann man zwischen „primären“ (Schlüssel-kontrollen) und „sekundären“ Kontrollen unterteilen. Schlüsselkontrollen werden am häufigsten genutzt, um Risiken entscheidend zu verhindern. Die „sekundären“ Kontrollen finden weniger Anwendung, da diese dem Management nicht entscheidend genug sind und sich außerdem von „primären“ Kontrollen ersetzen lassen.
Am risikoreichsten zu beurteilen sind Kontrollen, die über Nicht-Routineprozesse stattfinden wie die Einschätzung von Rückstellungen, da diese eine subjektive Komponente enthalten und am Anfälligsten für die Manipulation durch das Management sind.
Letztendlich findet in der Umsetzung des IKS im Bereich Accounting und seinen Kontrollaktivitäten Kombinationen aus den genannten Ausprägungen statt.

Alle Artikel der Serie:

Teil 10: Monitoring und Evaluationsprozess
Teil 9: Die richtige Verbreitung von Information und Kommunikation
Teil 8: Der Jahres- /Monatsabschluss im Griff-Kontrollaktivitäten
Teil 7: Lauernde Risiken im Jahres- /Monatsabschluss
Teil 6: Framework zur Einführung in den Bereich Accounting
Teil 5: Kontrollaktivitäten und ihre Ausprägungen
Teil 4: Durch den Dschungel der Prüfungsstandards
Teil 3: Herzstück der Unternehmung
Teil 2: Ein IKS kann für unterschiedliche Compliance-Bereiche eingesetzt werden
Teil 1: Grundlagen Compliance

Quellen:

Bungartz, Oliver. Handbuch Interne Kontrollsyteme (IKS) – Steuerung und Überwachung von Unternehmen. Berlin : Erich Schmidt Verlag, 2011.S.58-60


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Written by Christine Mummert in: deutsch | Tags: , , , ,

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