May
05
2011

Der Weg zu einem Internen Kontrollsystem (IKS)-Teil 9: Die richtige Verbreitung von Information durch Kommunikation

COSO I Cube Information & Kommunikation

Wie versprochen tauchen wir diese Woche in die Ebene Information und Kommunikation des COSO I ein. Die Information & Kommunikation durchdringt alle Ebenen des COSO I Modells und dient dazu, die Entscheidungen des Managements zu unterstützen. Alle zuständigen Stellen müs-sen eingewiesen sein, um Informationen (auch risikorelevante) an der richtigen Stelle im Unternehmen weiter-zu-leiten. Neben der mündlichen Informationsweitergabe können auch Richtlinien und Handbücher zur Nutzung in Betracht gezogen werden. Außerdem müssen auch alternative Kommunikationswege wie z.B. Meetings oder Sprechstunden durchgeführt werden, um beim Versagen der üblichen Berichtswege Informationen weiter leiten zu können. Information und Kommunikation bezieht sich nicht nur auf das Unternehmen, sondern auch auf externe Kommunikationspartner wie Kunden, Aktionäre, Ämter oder Prüfer. Externe Auditoren (Wirtschaftsprüfer) liefern dem Management wichtige Steuerungsinformationen und Feedback über das Funktionieren des IKS.

Rollen und Verantwortlichkeiten für den Jahres- /Monatsabschluss

Für die jeweiligen festgelegten Maßnahmen und Kontrollen zum Jahres-/Monatsabschluss sind Verantwortung und Rollen in Interviews und Gesprächen mit dem Head of Accounting und dem CFO festgelegt worden ( Verantwortung und Rollen für den Jahres-/ Monatabschluss Zusätzlich dazu ist auch der Kommunikationsweg der Berichterstattung oder Eskalation definiert.

Kommunikation intern

Zusätzlich zu den festgelegten Berichtswegen für die Eskalation und Verantwortung der Kontrollen gibt es die Möglichkeit zum Informationsaustausch im wöchentlichen Managementmeeting, welches bei der SAPERION AG auch gleichzeitig für die Vorstandssitzung genutzt wird.
Einmal im Quartal wird zu einem „Staff Call“ gerufen, an dem alle Mitarbeiter beteiligt sind und über Neuigkeiten, zukünftige Produkt- und Umsatzentwicklungen informiert werden.
Das Treffen können alle Mitarbeiter per „Onlinekonferenz“ (Video) verfolgen und sich daran beteiligen.
Auf der Abteilungsebene hat sich im Accounting und Controlling ein Informationsaustausch zwischen Abteilungsleiter und Mitarbeiter in einem Turnus von zwei Wochen etabliert.
Der Abteilungsleiter im Accounting kommuniziert zusätzlich mit Aktennotizen (per Mail), die die Aufgabenbeschreibungen für die Mitarbeiter enthalten.
Zur Orientierung wird auf das Kostenrechnungshandbuch zurückgegriffen, welches Hinweise zur Kontierung und den verwendeten Kontenrahmen enthält.

Kommunikation extern

Bei der Kommunikation mit Kunden werden alle wichtigen Informationen (aus Projekten) dokumentiert und archiviert (Sales, Professional Service).
Es findet jedes Quartal eine Aufsichtsratssitzung statt, bei der Reports und auch Risiken und Maßnahmen besprochen werden. Der Aufsichtsrat und die Aktionäre erhalten monatlich den Managementreport, quartalsweise den Quartalsbericht und jährlich den Lagebericht.
Die Aktionäre haben Zugriff auf Informationen durch die Bereitstellung eines mittels FTP-Zugangs, um die Quartalsreports oder den Jahresabschlussreport (Lagebericht) einzusehen.
Im Rahmen jedes Monats- oder Jahresabschlusses berichtet die SAPERION AG dem Finanzamt sowie dem Wirtschaftsprüfer (Lagebericht).

Alle Artikel der Serie:

Teil 10: Monitoring und Evaluationsprozess
Teil 9: Die richtige Verbreitung von Information und Kommunikation
Teil 8: Der Jahres- /Monatsabschluss im Griff-Kontrollaktivitäten
Teil 7: Lauernde Risiken im Jahres- /Monatsabschluss
Teil 6: Framework zur Einführung in den Bereich Accounting
Teil 5: Kontrollaktivitäten und ihre Ausprägungen
Teil 4: Durch den Dschungel der Prüfungsstandards
Teil 3: Herzstück der Unternehmung
Teil 2: Ein IKS kann für unterschiedliche Compliance-Bereiche eingesetzt werden
Teil 1: Grundlagen Compliance

Quellen:

Bungartz, Oliver. Handbuch Interne Kontrollsysteme (IKS) – Steuerung und Überwachung von Unternehmen. Berlin : Erich Schmidt Verlag, 2011.S.63
COSO. INTERNAL CONTROL-INTEGRATED FRAMEWORK. s.l. : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1994.S.59,65

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Written by Christine Mummert in: deutsch | Tags: , ,

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