Jan
24
2012

E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

  1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
  2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat hier nochmals einen markanten Beitrag geleistet. Wer von uns kann noch mit Fug und Recht behaupten, dass sie oder er sich erinnern kann, kürzlich mal über 10 Tage weder eine E-Mail gelesen noch verschickt zu haben? Man kann’s fast schon so sagen: wo Internet-Access, da E-Mail. Oder in konkreten Zahlen: eine durchschnittliche berufstätige Person empfing und schrieb an einem durchschnittlichen Arbeitstag im Jahr 2011 ganze 112 E-Mail (siehe Internet 2011 in numbers von Royal Pingdom.

Und damit sprechen wir ja nur vom „absichtlichen“ Mailverkehr. Denn da draussen im E-Mail-Universum lauert ja auch noch die „dunkle Macht“: Spam. Gemäss der von Royal Pingdom durchgeführten Marktanalyse sind unvorstellbare 71% des weltweiten E-Mail-Verkehrs nichts anderes als Schrott. Man stelle sich nur mal die Kosten vor, die in die Müll-Abwehr reingebuttert werden. Und trotzdem erreicht gemäss dieser Studie nach wie vor ein Fünftel der Spam-Mails die Mailboxen der Benutzer.
Wie eingangs schon erwähnt beruht der Erfolg der E-Mail sicher zu einem grossen Teil in der Einfachheit der Nutzung, bzw. mit anderen Worten in der Reduktion hinsichtlich Funktionalität auf das absolut Notwendige. In der Regel brauche ich einen oder mehrere Adressaten für die Eingabe in das „An“-Feld, einen Text für die „Betreff“-Zeile und dann praktisch frei wählbare Inhalte, mit denen ich mich im „Body“ austoben kann. Rein technologisch gesehen gibt es praktisch keine Begrenzungen, welche Inhalte dieses Eingabefeld alle erträgt.

Diese funktionale Reduktion, kombiniert mit der enormen Flexibilität in der Nutzung, macht es allerdings auch nicht einfach, eine E-Mail inhaltlich einem Sachverhalt oder einer elektronischen Akte klar zuzuordnen, schon gar nicht automatisiert. Wer von uns kann sich nicht an E-Mails erinnern im Sinn von „Hallo Jürg, besten Dank für die Aufwandschätzung, die ich Dir hiermit gerne freigebe. Und lass uns doch wieder einmal einen Fussballmatch besuchen, der FC ist momentan ja super drauf. Gruss, Thomas.“ Privates wird munter mit geschäftlichen Inhalten kombiniert, welche zu einem Geschäftsfall zugeordnet werden sollen und gemäss Abgabenordnung (AO) auch aufbewahrt werden müssen. Dass der Umgang mit E-Mails – gerade mit privaten – für die Unternehmen keine triviale Aufgabe ist, wurde in diesem Blog ja bereits verschiedentlich beschrieben.

Kommunikation findet immer mehr im Web-Browser statt

Moderne Technologien wie Ajax haben dazu geführt, dass die Kommunikation via Web-Browser immer benutzerfreundlicher wurde und deshalb auch immer breiter eingesetzt wird. Es wird ja bereits davon ausgegangen, dass der Grossteil der Digital Natives nicht mehr via E-Mail kommuniziert, sondern über Community-Plattformen. oder anders gesagt, sie bilden ihre reale Welt im Internet ab.

Im geschäftlichen Umfeld spricht neben der Handhabbarkeit noch eine weitere entscheidende Eigenschaft für eine Ausweitung der Nutzung von Browser-basierten Kommunikationsmitteln: die Möglichkeiten zur Strukturierung und Attributierung von Informationen. Folgendes Beispiel (welches bereits weitherum bekannt sein dürfte): Ich habe einen Fehler in einer Software entdeckt und möchte dies dem Lieferanten melden. Anstelle dies via E-Mail mitzuteilen, logge ich mich ins Extranet des Softwareherstellers ein und erfasse dort ein Trouble-Ticket (Fehlerreport) in einem für diesen Zweck optimiertem Eingabeformular. Und während Aufwandschätzungen zur Behebung eines Fehlers wie auch deren Freigabe durchaus Platz in einem Trouble-Ticket haben, wird mich in einem solchen System wahrscheinlich niemand zu einem Fußballspiel einladen.

Mittels der vorstrukturierten Eingabe wird also nicht nur erzielt, dass sämtliche für eine Fehleranalyse relevanten Informationen erfasst werden (und zwar nur die diese), sondern gerade im Vergleich mit der E-Mail-Kommunikation wird noch etwas Weiteres realisiert: der Fehlerreport kann von allen für die Analyse und Behebung des Fehlers notwendigen Personen eingesehen und an derselben Stelle weiter bearbeitet werden.

Hinzu kommt noch ein weiterer Vorteil: die einfache Nutzung von Metadaten. Wieder zurück zum Beispiel mit der Software-Fehlermeldung: ein Auswahlliste gibt mir eine definierte Auswahl von Fehlerklassen, von denen ich den Wert „betriebsverhindernd“ wähle. Dieser Wert wird nun direkt als Attribut für meine Fehlermeldung genutzt. Wenn ein Support-Mitarbeiter des Software-Herstellers sich nun einen Überblick verschaffen möchte, wo’s momentan grad heftig brennt, dann braucht er die zentral erfassten Fehlermeldungen nur nach dem Attribut „betriebsverhindernd“ zu filtern. In der E-Mail-Welt bleibt so etwas reines Wunschdenken.

Fazit: wie die beschriebenen Beispiele zeigen, ist davon auszugehen, dass die Browser-basierte Kommunikation eine weitere Zunahme erfahren wird, speziell in Anwendungsgebieten, welche strukturierte und gemeinsam nutzbare Informationen beinhalten.

Die E-Mail kann man heute sicherlich noch nicht als eine vom Aussterben bedrohte Spezies bezeichnen, aber es ist abzusehen, dass ihr prozentualer Anteil an der gesamten Kommunikation wieder abnehmen wird.

Und zurück zur Einschätzung von Gartner: während die E-Mail seit Mitte der 90er Jahre in funktional praktisch unveränderter Form genutzt wird, fand im Bereich der Browser-Technologien doch ein markanter Wandel statt. Der Durchbruch von Ajax erfolgte in der Mitte der „Nullerjahre“, also etwa ein Jahrzehnt nach dem Durchbruch von E-Mail als Kommunikationsinstrument. Dieser zeitliche Unterschied kann durchaus die Begründung der eingangs dieses Artikels erwähnten Aussage von Gartner liefern.

Im zweiten Teil des Vergleichs zwischen E-Mail- und web-basierter Kommunikation werde ich spezifisch auf die Archivierung der über die jeweiligen Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen.

Teil 2: E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

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Written by Jürg Truniger in: deutsch,e-mail management,web content archiving | Tags: , ,

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