Jan
30
2012

E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

  1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu analysieren und zu klassifizieren (z. B. auch als Spam), bestehen hier nach wie vor signifikante Limitierungen, denn man kann von Regeln heutzutage noch nicht erwarten, dass sie den Inhalt einer E-Mail zu 100% korrekt deuten. Oder denken Sie etwa, dass eine Regel in der Lage ist, die im ersten Artikel gebrachte beispielhafte E-Mail mit der Freigabe der Aufwände und der Einladung für das Fussballspiel korrekt zu bewerten?

Bei der clientgesteuerten Archivierung entscheidet der Anwender, welche E-Mails er archivieren möchte und welche nicht. Dies macht er, indem er sie in bestimmte, für die Archivierung vorgesehene Ordner verschiebt, oder er vergibt der E-Mail Metadaten, welche diese als “zu archivieren” kennzeichnen, gemäss definierten Anweisungen oder auch nach seinem Wissen.

Im servergesteuerten Szenario erfolgt die Archivierung regelbasiert, also automatisiert. Allerdings ist die Qualität der inhaltlichen Klassifizierung nur sehr selten vorbehaltslos korrekt. Im clientgesteuerten Fall ist die Situation genau umgekehrt: eine inhaltliche Analyse einer E-Mail kann durch einen Anwender zwar mit einer hohen Verlässlichkeit gemacht werden, bedeutet für diesen aber Aufwand. Und damit Zeit, die ihm für andere Aufgaben fehlt. Eine Regel ist zwar schnell, aber nur der Mensch ist schlau. Und genau das braucht es für eine korrekte Zuordnung. Ob er sich im hektischen Arbeitsalltag die notwendige Zeit dafür nimmt, bleibe mal dahingestellt. Als Konsequenz bleibt das Risiko, dass bei der clientgesteuerten Variante archivierungspflichtige E-Mails übersehen und damit nicht archiviert werden.

Fazit: beide Ansätze zur E-Mail-Archivierung werden immer – auch wenn sie miteinander kombiniert werden – Probleme mit der korrekten Identifizierung und Qualifikation einer archivierungsrelevanten E-Mail und der korrekten Kategorisierung bzw. Zuweisung zu einem Geschäftsfall haben. Grund dafür sind die inhärenten Limitierungen bzw. Probleme des Kanals und Formats der E-Mail: Spam, sowie die praktisch nicht vorhandenen Strukturierungs- und Attributierungsmöglichkeiten (siehe den vorangehenden Artikel).

Web-Archivierung und die Vorteile von XHTML

Moderne professionelle Web-Archivierungslösungen wie die Software-Suite der Schweizer Firma qumram, welche von SAPERION für die Lösung SAPERION ECM Web Content Archive eingesetzt wird, nutzen die im Bereich der Browsertechnologien stattgefundenen Entwicklungen direkt aus. Die grundsätzliche Funktionsweise bzw. Archivierungsansätze wurden in diesem Blog bereits beschrieben bzw. können auch auf Wikipedia nachgeschlagen werden.

Eine umfassende Abdeckung der rechtlichen Bedingungen, aber auch für eine Erreichung eines umfassenden Informationsmanagements bedingt die Nutzung einer Lösung, welche die transaktionale Web-Archivierung bietet. Nur diese Methode gewährleistet, dass sämtliche relevanten Web-Inhalte inkl. der notwendigen Metadaten lückenlos erfasst werden. Damit wird einerseits die notwendige Nachvollziehbarkeit erzielt, andererseits lässt sich auf diese Weise auch eine Zuordnung zu einem Geschäftsfall oder einer elektronischen Akte vornehmen.

Der Browser-basierte Informationsaustausch bietet umfassende Möglichkeiten zur Strukturierung und Attributierung von Informationen (siehe vorangehenden Artikel). Die Web Content Management Systeme (WCMS), welche zur Publikation von Web-Seiten eingesetzt werden, bieten in der Regel ein vordefiniertes Set von Vorlagen (Templates). In diesen Vorlagen ist vorgegeben, wie eine zu veröffentlichende Webpage strukturiert ist, und sie beinhalten auch Vorgaben zum Umgang mit Metadaten. Analog vordefiniert sind auch die browserbasierten Eingabeformulare, welche beispielsweise für eine Bestellung im Online-Shop verwendet werden.

Für die Web-Archivierung ist das von zentraler Bedeutung: da die heute im Internet verfügbaren Seiten bereits strukturiert bzw. mit Metdaten versehen sind, ist es ein Leichtes, Regeln anzuwenden, in welchen definiert ist, welche Inhalte zu archivieren sind und welche nicht. Oder bezugnehmend auf das Beispiel mit dem Fehlerrapport bzw. Trouble-Ticket: hier wäre es möglich, dass sämtliche Reports, welche die Klassifizierung „betriebsverhindernd“ haben, automatisch archiviert werden, und alle anderen nicht. Bei der E-Mail basierten Kommunikation bleibt dies Wunschdenken.

Fazit: zum Vergleich von E-Mail Archivierung und Web-Archivierung

Die folgende Tabelle zeigt eine Gegenüberstellung von E-Mail- und Web-Archivierung hinsichtlich der Möglichkeiten zur Identifizierung der effektiv zu archivierenden Informationen:


Dies bedeutet, dass hinsichtlich der effektiven Umsetzung der eingangs beschriebenen Anwendungsszenarien folgende Bewertung gemacht werden kann:

Fazit: Investitionen im Bereich der E-Mail-Archivierung erzielen ihren Nutzen am schnellsten in IT- bzw. Infrastruktur-nahen Einsatzgebieten und Anwendungsfällen. Sobald sie für die Gewährleistung von geschäftlich gelagerten Bereichen wie der Erzielung von Compliance bzw. Produktivitätssteigerungen eingesetzt werden soll, wird das Ganze um einiges komplexer. Die Web-Archivierung hingegen ist in der Lage, ihren Nutzen in diesen Bereichen unmittelbar und umfassend zu realisieren.

Der Markteinschätzung von Gartner (siehe oben) kann bereits heute entgegnet werden, dass es bereits professionelle Web-Archvierungslösungen wie SAPERION ECM Web Content Archive gibt, welche den Gegebenheiten des Web-Kanals wie auch der Anforderungen der verschiedenen Einsatzszenarien vollumfänglich gerecht wird.

Aufgrund der Integration der Software-Suite von qumram in ihr Portfolio, bietet SAPERION umfassende Möglichkeiten eines unternehmensweiten Informationsmanagements, welches sowohl Web- wie auch E-Mail-Archivierung unterstützt.

Und hier ein „dirty little secret“: eigentlich ist es ja ziemlich unsachlich, E-Mail- und Web-Archivierung gegeneinander in den Kampf zu schicken. Beide Kanäle werden heute parallel breit genutzt und wir werden uns auch noch eine Weile mit ihnen beschäftigen. Aus Sicht des Informationsmanagements ist es aber essentiell, die Werkzeuge so sinnvoll wie möglich einzusetzen. Das heisst dort, wo sich ihre Stärken unmittelbar manifestieren. Es bedeutet auch, den Zugang zu den relevanten Informationen möglichst einfach zu gestalten. Die elektronische Akte ist ein Mittel, welches sich bereits etabliert hat, gerade auch aufgrund der verschiedenen Nutzenpotentiale. Und auch hier:
entscheidend für die Zuordnung einer Information zu einer elektronischen Akte muss der Inhalt sein. Und nicht deren Format. Und damit ist es eigentlich irrelevant, ob ich es mit E-Mails oder Web-Informationen zu tun habe.

Teil 1: E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

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