Mar
14
2010

elektronischer Rechnungsaustauch – ein Buch mit sieben Siegeln? – eine Serie

Verifikation einer elektronischen Rechnung

Verifikation einer elektronischen Rechnung

In den vielen Gesprächen, die ich in den letzten Wochen und Monaten mit Interessierten rund um das Thema elektronischer Rechnungsaustausch geführt habe, hat sich gezeigt, dass für viele, die sich jetzt in das Thema einarbeiten müssen, doch sehr viele Fragen offen sind. Daher habe ich mir vorgenommen, in einer Serie etwas mehr Licht in das Dunkel der elektronischen Rechnung zu bringen. Zuerst werde ich auf die geltenden Regeln eingehen. Anschließend zeige ich die unterschiedlichen Lösungsmöglichkeiten auf. Dabei werde ich auch darauf eingehen, ob sich eine Inhouse-Lösung lohnt oder doch besser die Dienste eines Dritten in Anspruch genommen werden sollten. Da viele der großen Firmen, speziell Telekommunikationsdienstleister und Airlines, das Einsparpotential im elektronischen Rechnungsaustausch erkannt und auch dabei jährlich Millionenbeträge schon realisieren, kommen mehr und mehr Rechnungen per E-Mail ins Haus. Für den Privatbürger macht das im Prinzip keinen Unterschied, ob die Rechnung nun per Papier oder elektronisch kommt. Für den Geschäftspartner dagegen sind eine Reihe von Punkten zu beachten, denn es gilt hier Papier- ist nicht gleich elektronische Rechnung. D.h. wer das erste Mal eine Rechnung per E-Mail erhält muss sich fragen, ob er das “Spiel” mitmacht und wer selbst eine Rechnung elektronisch verschicken will, muss sich entsprechend rüsten. Die häufigste Frage, die die Empfänger stellen, ist:

Muss ich eine elektronische Rechnung akzeptieren?

Nein! Aber Vorsicht, wer schon einige Male eine elektronische Rechnung vom Absender erhalten hat ohne diese zurückzuweisen, hat das Verfahren stillschweigend anerkannt. Es kann zudem passieren, dass auf den Versand von Papierrechnungen eine extra Gebühr erhoben wird.

Kann ich die elektronische Rechnung ausdrucken und aufbewahren?

Auch hier: Nein! Eine elektronische Rechnung muss im Originalzustand aufbewahrt werden. Und Achtung: Nach GoB und AO, d.h. in einem ordnungsgemäßen, datensicheren (revisionssicheren) Speichersystem (= elektronisches Archiv). Die Rechnung muss nach den Ordnungskriterien des Buchhaltungssystems wiederfindbar, d.h. auswertbar sein. Eine Archivierung im E-Mail-System reicht damit nicht. Wer also noch keine elektronische Archivierung seiner Papier-basierenden Rechnungen durchführt, hat entsprechende Investitionskosten zu tragen. Bei geringen Mengen lohnt sich ein Inhouse-System kaum, hier empfiehlt sich die Speicherung bei einem Dienstleister.

Übrigens kann man vielen elektronischen Rechnungen, die ausgedruckt wurden, ihre originäre Form nicht anmerken. Aber Achtung: die Prüfer wissen sehr genau, welche Firmen ihre Rechnungen inzwischen elektronisch verschicken. Und fliegt man dann auf, kann es bis zu 25.000 € teuer werden. Das ist die höchste  Strafgebühr für eine nach GDPdU nicht ordnungsgemäße Buchführung. Wie ich  aus “inoffizieller” Quelle erfahren habe,  wurde dieser Höchstsatz  inzwischen schon 7 mal erhoben. Zwar nicht wegen der falschen elektronischen Rechnungen, sondern wegen der nicht vorhandenen Auswertbarkeit nach GDPdU.

Wie kann ich erkennen, ob eine elektronische Rechnung korrekt übermittelt wurde?

In Deutschland müssen diese Rechnungsdokumente qualifiziert signiert werden. Da eine E-Mail nur fortgeschritten signiert werden können, müssen die qualifiziert signierten Dokumente als Anhänge hinzugefügt werden.  Ob ein Dokument signiert ist, kann von außen nur erkannt werden, wenn eine begleitende Signaturdatei vorhanden ist. Rechnungen werden meist im PDF- oder TIFF-Format verschickt, d.h. sie haben die Endung “.pdf” oder “.tif”. Die Signatudateien haben den gleiche Dateinamen, aber eine andere Endung, meist “cms”, “pk7″ oder ähnlich. Die Signatur kann auch in das Dokument eingebettet werden. Um dies zu erkennen, muss das Dokument mit dem Acrobat Reader geöffnet werden. In der Lasche “Signaturen” kann dann nachgelesen werden, ob das Dokument noch integer ist und wer unterschrieben hat.

Signatur-Verifikation via AuthentiDate

Signatur-Verifikation via Portal

Für die Verifikation qualifizierter Signaturen muss besondere Software verwendet werden, wie z.B. bei kleinen Mengen der kostenfreie digiSeal reader von secrypt (siehe Bild oben) oder man benutzt ein Portal, z.B.  www.signature-check.de von AuthentiDate.  Im Falle vieler Rechnungen werden Verifikationsserver eingesetzt.  Der hierbei entstehende Verifikationsbericht muss zusammen mit Dokument und Signaturdatei für eine mögliche spätere Steuerprüfung aufbewahrt werden. Fällt die Prüfung negativ aus, d.h. ist die Rechnung unterwegs verändert worden (Integrität), ist der Urheber nicht korrekt (Authenitizität), oder war das Zertifikat zum Signaturzeitpunkt nicht mehr gültig, muss eine neue Rechnung angefordert werden.

Fehlt der Prüfbericht oder ist das elektronische Dokument nicht ordnungsgemäß gespeichert, so muss die Vorsteuer zurückgezahlt werden. Zudem ist eine Strafgebühr fällig (siehe oben, GDPdU).

Kann denn eine FAX-Rechnung wie eine Papierrechnung behandelt werden?

Es kommt darauf an. Wenn von Standard-FAX nach Standard-FAX geschickt wurde, ja. Wenn von Server nach Server, dann ist das Dokument ebenfalls qualifiziert zu signieren!

Muss jede elektronische Rechnung signiert sein?

Nein. Ausnahmen sind der online erworbene Flugschein oder die Bahnfahrkarte. Beide können in gedruckter Form nach der Reise in der Buchhaltung so weiter verarbeitet werden.

Der Absender spart die Versandkosten, was spare ich als Empfänger?

Als Empfänger spare ich besonders, wenn ich schon meine Papierrechnungen elektronisch erfasse und so weiterverarbeite. Voraussetzung ist, dass mir der Absender auch die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form zur Verfügung stellt. Und wenn ich dann noch einen Abgleich mit meinen Bestelldaten durchführen kann, ist eine Dunkelbuchung bei passenden Daten möglich. Nützlich wäre dann noch ein Standard für die Rechnungsdaten. Und da bietet sich zukünftig das Format der UN/CEFACT an, das auch in Europa zukünftig empfohlen wird. Unter SAP-Anwendern wird auch häufig das iDoc verwendet.

Werden elektronische Rechnungen in jedem Land gleich behandelt?

Leider nicht! Deutschland hat hinter Italien und Spanien die höchsten Sicherheiten eingebaut. Motivation war der Schutz vor Betrügereien, speziell dem unberechtigten Ziehen von Vorsteuern über so genannte Kettengeschäfte. Finnland verzichtet z.B. komplett auf das Signieren von Rechnungen. In Österreich sind unterschiedliche Signierverfahren möglich. Eine Übersicht gibt der “LEITFADEN FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN IN DER EU”, herausgegeben vom EUROPEAN E-BUSINESS LAB: Europa_Leitfaden_Elektronische_Rechnungsstellung_2009

Und gerade frisch veröffentlicht hat der VOI eine Broschüre “Legal Requirements for Document Management in Europe”, die auch auf einige hier betreffende Aspekte eingeht.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general,language | Tags: ,

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