Dec
14
2010

Erfahrungsaustausch Prozesslandkarten

Ich hatte letzte Woche die Gelegenheit, am Workshop der BPM-Initiative Berlin am 10. Dezember zum Thema Prozesslandkarten teilzunehmen. Eingeladen zum Erfahrungsaustausch unter BPM-Experten hat dieses Mal die Firma BOC Group. Hier eine kleine Zusammenfassung der Diskussionsbeiträge von etwa zwanzig Teilnehmern.

Warum Prozesslandkarten?

Wer sich zum Ziel gesetzt, hat sein Prozesse zu verbessern, der beginnt typischer Weise mit der Dokumentation. Sind viele Prozesse zu beschreiben, dann bietet sich eine Prozesslandkarte zum Überblick an.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Sie stellt die Beziehungen aus der Vogelflugperspektive zwischen den Unternehmensprozessen und dessen Schnittstellen (Kunde, Partner) grafisch dar. In einem solchen Diagramm werden noch keine Arbeitsabläufe dargestellt.

Beispiel einer ProzesslandkarteBeispiel einer Prozesslandkarte

Typischerweise unterscheidet man hier nach Führungs-, Kern und Supportprozesse. Für die Optimierung werden nur die wertschöpfenden Kernprozesse im Detail betrachtet. Je nach Geschäftsmodell fallen die Kernprozesse unterschiedlich aus.

Welches Vorgehen empfiehlt sich?

Von Einigen wurde der Top-Down-Ansatz empfohlen. Andere berichteten, dass sie bottom-up verfahren sind.

Wer schon weiß, welcher Prozess ein Optimierungskandidat ist, beginnt diesen direkt als Aufgabenkette zu modellieren und erstellt die Landkarte erst später. Wer ein umfassendes Optimierungsprojekt angeht, der beginnt besser mit der Landkarte.

Herausforderungen

Bei einer großen Anzahl von Prozessen, wird die Landkarte schnell unübersichtlich. Der Trick ist nun, die Prozesslandkarte der Übersicht-halber in Teilprozesslandkarten zu untergliedern. Als bester Ansatz wurde in der Veranstaltung eine Unterteilung in drei hierarchische Ebenen genannt. Eine Teilnehmerin berichtete aus fünf Jahren Prozessdokumentation von mehr als vier Ebenen und einer Vielzahl von Prozessen im vierstelligen Bereich. In der untersten Ebene sollten dann die detaillierten Aufgabenketten beschrieben werden.

Für eine spätere Nutzung der Prozesslandkarten zur Navigation in einem Prozessportal oder einer papierbasierten Prozessdokumentation, sollten die Prozesse nach z.B. Organisation, Typ oder Rollen  in den Teilkarten zusammengestellt werden. Dabei sind auch Mischformen möglich, wie die drei Beispiele zeigen.

Struktuierung nur nach Prozessen

Struktuierung nur nach Prozessen

Struktuierung nach Prozessen und Abteilungen

Struktuierung nach Prozessen und Abteilungen

Struktuierung nur nach Abteilungen

Struktuierung nur nach Abteilungen

Erfahrungen zeigten, dass Mitarbeiter eher noch Aufbau- als Ablauf-organisatorisch denken, empfiehlt sich eine rollenbasierte  oder Organisationssicht zu nutzen. Weitere wichtige Entscheidungsfaktoren für die Wahl der Darstellung sind Komplexität (Teilstrukturen) und Anzahl Prozesse. Das Clustern von Prozessen bietet sich auch nach Einflussfaktoren wie z.B. nach Produkten oder Leistungen an.

Ausblick

Am Ende der Veranstaltung waren sich die Teilnehmer in einem Punkt einig: Die Standardnotation zur Darstellung von Arbeitsabläufen, die  BPMN sollte um das Diagramm Prozesslandkarte erweitert werden.

PS: Dies ist mein erster Post. *freu* Auf jeden Fall nicht mein letzter, denn ich bin mitten in der Prozessdokumentation und sammle so manche Erfahrung, über die ich berichten möchte.

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Written by Christine Mummert in: deutsch,general | Tags: , , ,

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