Aug
13
2010

Fallstricke beim BPM Round-Trip Engineering – ein typisches Beispiel im Kontext der BPMN

“Ich habe meine Prozesse in meinem Malwerkzeug grafisch dokumentiert. Kann ich diese nun in Ihrem Workflow System importieren und ablaufen lassen?” So oder so ähnlich werden die Fragen an die Hersteller von Workflow Management oder Busines Process Management Systemen seit Anfang 1990 gestellt. In Fortsetzung zum meinem initialen Artikel BPM Round-Trip Engineering – Vision und Wirklichkeit (inzwischen fast 5.000 mal im BPM-Netzwerk angeklickt) dazu möchte ich ein kleines kronkretes Beispiel aufzeigen, warum das mit dem Mapping eines grafisch dokumentierten Prozessmodells in ein ausführbares nicht so einfach ist. Eigentlich sollte man meinen, dass der Weg von einem in einem beliebigen Tool gemalten Prozess in die Workflow Engine zum Abarbeiten doch gar nicht mehr so weit sein sollte. Setzen wir voraus, wir haben einen Standard für die Interoperabiltät, so liegt dennoch der Teufel wie immer im Detail.

“I’ve already documented my processes graphically in my drawing tool, so how can I import and run it in your workflow system?” Manufacturers of workflow-management and business process management systems have been fielding this question and others like it since the early 1990s. Continuing with the theme of my initial article BPM Round-Trip Engineering – Vision and Reality, I would like to walk through a short but specific example to explain why turning a graphically documented process model into an executable process is not as easy as you might think. Exporting a process from a common drawing tool into a workflow engine shouldn’t be so hard, right? If we assume that we’re working according to an interoperability standard, then the devil – as they say – is in the details.

Und in diesem Fall im Detail der Frage, wer denn eine Aktivität ausführen soll. Das grafische Modell der BPMN, stehend für Business Process Model und Notation, bietet die Möglichkeit, mittels Swimlanes darzustellen, in welchem Bereich welche Aufgabe eines Geschäftsprozesses durchgeführt werden sollen. In der folgenden Grafik habe ich in einem vereinfachten Beispiel einer Auftragsabwicklung die beiden Bereiche Vertrieb und Produktion im unteren Pool dargestellt. Den Pool des Kunden, der das Angebot anfragt, bewertet, annimmt, die Ware empfängt und die Rechnung bezahlt, habe ich nicht weiter differenziert.

In this case, the devil resides in a detailed answer to the question of who is expected to perform an activity. The graphical model of Business Process Model and Notation (BPMN) facilitates use of swim lanes to depict areas of a company where specific tasks in a business process shall be executed. In the following flowchart I have placed the areas of sales and production in the lower pool in a simplified example of order processing. The customer’s pool, which requests, evaluates, and accepts the quotation; receives the products; and pays the invoice, is not further differentiated.

Order Processing

Order Processing

Order Processing

Order Processing

Zu Dokumentationszwecken reicht es häufig aus, keine weiteren Angaben für eine Aktivität als einen Namen, z.B. “Angebotsnachfrage erfassen”, sowie die Zuordnung in eine Swimlane zu machen. In der gelebten Praxis wird weiter differenziert. Im einfachsten Fall geht die Angebotsnachfrage in einen Gruppekorb. Von hier holt sich jedes Mitglied eine Aufgabe und arbeitet sie ab. In komplexeren Fällen werden die Falldaten vorerfasst und auf Basis der Parameter und hinterlegten Regeln ausgewertet, welcher Mitarbeiter die Aufgabe direkt bekommen soll.

For documentation purposes, it is often adequate to simply specify an activity by name (such as “Capture quotation request”) and assign it to a swim lane. In real-life situations, though, additional differentiation is provided. In the most straightforward case, a request for quotation lands in a group inbox. From there, each member retrieves and complete a task. In more complex situations, case data is precaptured. Parameters and stored rules are then referenced in order to determine which employee will receive the task directly.

Schickt der Mitarbeiter des Vertriebs den Auftrag in die Produktion zur Prüfung der Lieferbarkeit der angefragten Ware, dann soll in der Regel die nächste Aufgabe, die Erstellung der Antwort des Anfragenden, nicht mehr in den Gruppenkorb gehen, sondern wieder an den vorherigen Mitarbeiter. Für diesen Fall gibt es keine Standardkonvention in der BPMN, d.h. hier wird es schon die erste Ausnahme von der Regel geben: Hier müssen sich die beiden Tool-Hersteller überlegen, wie ein solcher Steuerparameter aussehen kann.

If an employee in the sales department sends the order to production so the availability of requested products can be evaluated, then the next task (Generate reply to customer) will be returned to the previous employee instead of going into the group inbox. There is no standard convention in BPMN for this particular case. In other words, this is the first exception to the rule, so the two tool manufacturers must decide on the characteristics of such a control parameter.

Im Fall von SAPERION kennen wir die Möglichkeit, bei einer Aktivität zu bestimmen, dass der Ausführende einer Aktivität zum OWNER wird. Das muss dann auch im Modellierungswerkzeug eingetragen werden. Die Grafik oben habe ich erstellt mit dem Process Editor von Signavio, unserem Partner für das Thema des BPM Round-Trip Engineerings). Mit Auslieferung unserer neuen Version 7 wird es bald möglich sein: in der markierten Aktivität kann dann der Begriff @OWNER für das Attribut Zuweisung eingetragen werden. D.h. wenn zur Laufzeit der Prozess zu Aktivität “Antwort schreiben” kommt, wird die Workflow Engine diese an den OWNER senden, d.h. an das Mitglied, das zuvor daran gearbeitet hatte und damit zum OWNER wurde.

SAPERION gives us the ability to say that the person executing an activity becomes its OWNER. But this must also be entered into the modeling tool. I created the flowchart above using the Process Editor from Signavio, our partner for BPM round-trip engineering. Our new version 7 will be available soon and will make it possible to enter the term @OWNER for the Assignment attribute of the selected activity. Therefore: when the process for the “Draft reply” activity appears at runtime, the workflow engine will send the activity to the person who previously worked on this activity and was designated as the OWNER.

Fazit: Und schon sind wir nicht mehr am Standard der BPMN.

In a nutshell: We have already departed from the BPMN standard.

Und es geht noch weiter. Häufig soll der verantwortliche Bearbeiter selbst entscheiden, wer die nachfolgende Aktivität bearbeiten soll. Nach der Erfassung der Angebotsnachfrage erfolgt zwar die Prüfung immer durch die Produktion. Aber aufgrund der Erfahrung weiß der aktuelle Bearbeiter aus dem Vertrieb, wer die jeweils spezifische Prüfung am Besten machen kann. Auch hierfür gibt es kein Attribut für die Ausführung des Prozesse. D.h. für diese Funktion unserer SAPERION Workflow Engine muss im Process Editor von Signavio ein kleines Flag in einem Dialog gesetzt werden können, so dass dieser Parameter beim Export nach SAPERION auch entsprechend übernommen werden kann.

But we’re not even done yet. In many cases, the person handling a process will have to decide who will perform the next activity. Of course, once a request for quotation has been captured, the production department will always review it next. But what if the person from the sales department knows from experience who can best review the particular situation at hand? Here as well, there are no attributes for executing the process. As a result, the Signavio Process Editor must be able to insert a small flag into a dialogue so this parameter can be properly adopted when exported to the SAPERION Workflow Engine.

In meinem oben genannten Artikel, geschrieben vor eineinhalb Jahren, hatte ich den Ausblick gegeben, dass wir mit der neuen Version 2.0 der BPMN, die inzwischen kurz vor der Freigabe ist, einen großen Schritt im BPM Round-Trip Engineering weiter kommen. Aber es wird doch noch ein paar Jahre brauchen, bis der Standard auch die Thematik Ausführbarkeit, wie sie in der Praxis er Human-zentrierten Workflows benötigt wird, ausreichend unterstützt. SAPERION und Signavio werden mit den aktuellen Integrationsarbeiten an dieser Zukunft ein gutes Stück Zukunft mitgestalten.

In the above-mentioned article, which I wrote one-and-a-half years ago, I offered my view that the new version 2.0 of BPMN (which is now close to release) will take us one large step forward in the area of BPM Round-Trip Engineering. However, we will still need a few years until the standard provides executability that is adequate for human-centric workflows. SAPERION and Signavio are currently working on integration issues that will help make this a reality.

Wer übrigens Interesse daran hat, welche Erfahrungen wir und unser Pilotkunde mit der BPMN 2.0 Serialisierung, wie das Speichern des Prozessmodells in das interne XML-Format für die Interoperabilität heißt, hatten, den ich lade ich zu dem ersten BPMN Anwendertag nach Potsdam am 14./15. Oktober 2010. Noch etwas Werbung dazu:

Der BPMN-Anwendertag 2010 schlägt die Brücke zwischen Theorie und Praxis durch eine Kombination aus einleitenden Überblicksvorträgen und fokussierenden Erfahrungsberichten aus realen Projekten. Die einführenden Vorträge sind breit angelegt und spannen ein Spektrum von Einsatzmöglichen auf. Die Erfahrungsberichte der Experten gehen in vertiefender Form darauf ein, wie die BPMN-Notation in konkreten Modellierungsprojekten ein- und umgesetzt wird. Das Rahmenprogramm bietet genügend Raum zum persönlichen Erfahrungsaustausch.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,english | Tags: , ,

1 Comment »

  • Hi Martin.

    Ich gehe übrigens auch mit BPMN 2.0 immer noch weiter davon aus, das wir eine Art Mapping zum ausführbaren Modell werden wollen (auch wenn nicht unbedingt brauchen). Denn da kann ich dann auch viel einfacher mal ne logische Info (“@OWNER”) reinpacken um dann durch einen automatischen Schritt ein Standardkonformes BPMN 2.0 XML rauszubekommen… Das habe ich auch hier ein bisschen beschrieben: http://www.bpm-guide.de/2010/06/06/why-you-may-want-a-mapping-in-your-bpmn-roundtrip/.

    Schöne Grüße
    Bernd

    Comment | 16 August 2010

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