Apr
20
2011

Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011

Nun hat die Seele Ruh, denn das Bundesministerium für Finanzen hat gestern den seit Langem ersehnten Fragen-Antworten Katalog zur Sicherstellung des Verständnisses, ob es nun eine qualifizierte Signatur beim elektronishen Rechnungsaustausch braucht oder nicht, veröffentlicht. Bis gab es doch immer wieder Stimmen, die sagten, dass doch das neue Gesetz zur Vereinfachung der Steuer auslegeungssache wäre, und wenn man keine Angst haben wolle, das bei der Prüfung was angezweifelt würde, man doch besser die Signatur nutzen solle. Aber lesen Sie selbst:

<<<<< Beginn Auszug aus dem Fragenkatalog >>>>>

Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob

  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ist erforderlich, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Es müssen hierfür keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht.

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich um ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen. Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht.

Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG und der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens im Sinne des § 14 Abs. 3 UStG?

Für die umsatzsteuerliche Anerkennung elektronischer Rechnungen war bislang erforderlich, dass für die Übermittlung entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren verwendet wurde (§ 14 Abs. 3 UStG). Mit der beabsichtigten Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung voraussichtlich zum 1. Juli 2011 soll diese Verpflichtung entfallen. Neben den in § 14 Abs. 3 UStG n. F. weiterhin als Beispiele ausdrücklich genannten zulässigen Verfahren der qualifizierten elektronischen Signatur und dem EDI-Verfahren werden durch den Gesetzentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 auch weitere Verfahren zugelassen, sofern sie zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsinhalten geeignet sind und der Unternehmer die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet. In Betracht hierfür kommt jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Wird eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, ist für den Rechnungsempfänger sofort sichtbar, wenn während der Übertragung Änderungen in der Rechnung vorgenommen worden sind. Bei dem EDI-Verfahren ist der Übertragungsweg gesichert, so dass während der Übermittlung grundsätzlich keine Änderungen möglich sind. Bei der Verwendung innerbetrieblicher Kontrollverfahren legt der Unternehmer selbst fest, in welcher Weise er die Rechnung überprüft, um zu gewährleisten, dass keine Änderungen vorgenommen wurden und die Rechnung vom zutreffenden Rechnungsaussteller versendet wurde.

<<<<< Ende Auszug aus dem Fragenkatalog >>>>>

Also: das Prüfverfahren für elektronische Rechnungen ist exakt das gleiche wie bei Papierrechnungen. Wer also korrektes Prüfverfahren für seine Papierrechnungen hat, kann diese auf die elektronischen Rechnungen mit anwenden.

Problematischer wird es mit der Aufbewahrung. Die elektronischen Rechnungen dürfen nicht ausgedruckt und abgeheftet archiviert werden. Sie müssen auf einen sicheren Datenträger (z.B. CD oder DVD) mit entsprechener Referenzierung x auf den Buchungsfall abgelegt werden, am besten also in ein klassisches elektronisches Archiv.

Da das aber für Kleinstunternehmer zu teuer wäre, was könnten die denn dann tun? Denn CD und DVD für die sichere Aufbewahrung über 10 Jahre scheint dann doch wieder unsicher. Dr. Kampffmeyer hat vorsichtshalber schon einmal den nächsten Diskussionsstrang auf Xing auf gemacht:

[DE] Archivierung elektronischer Rechnungen nur auf Mikrofilm oder CD/DVD ?

 

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,electronic signatures,process management |

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