Feb
18
2011

Fragen und Antworten rund um die Compliance von elektronischen Rechnungen

Die PROJECT CONSULT Unternehmensberatung aus Hamburg und die Sozietät Peters, Schönberger & Partner (PSP) aus München  haben ihren umfangreichen, mittlerweile 26 Seiten starken Fragenkatalog rund um das Thema elektronische Rechnung auf den neuesten Stand inklusive der Neuerungen, die uns am 1.7.2011 erfreuen werden, auf den neuesten Stand gebracht. Ich habe mal die Fragen, die darin beantwortet werden im Folgenden aufgelistet. Wer also eine Antwort auf eine dieser Frage sucht, ist hier sicherlich gut bedient, auch wenn es “nur” die Interpretation dieser beiden Firmen geht. Da die Autoren aber viele divers Kontakte am Markt pflegen, dürfte eine gewisse Seriösität anzunehmen sein.

Rechtliche Grundlagen / Status quo

  • Bei der elektronischen Rechnung sollen die elektronische Signatur bzw. das EDI-Verfahren nicht mehr verpflichtend anzuwenden sein. Was ist davon zu halten?
  • Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?
  • Dürfen Rechnungen elektronisch übermittelt werden?
  • Was sind die größten Problemfelder im Umgang mit der elektronischen Rechnung?
  • Wann ist eine elektronische Rechnung umsatzsteuerlich ordnungsmäßig?
  • Wie können die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts erreicht werden?
  • Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
  • Wie erkennt man eine elektronische Signatur?
  • Schreibt die Finanzverwaltung zur Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen ein bestimmtes technisches Verfahren vor?
  • Ist eine Rechnung via Telefax eine elektronische Rechnung?
  • Was ist bei Rechnungen via EDI zu beachten?
  • Gibt es Ausnahmen bei elektronischen Rechnungen?
  • Benötigt man auch eine Sammelrechnung, wenn der eigentliche EDI-Datensatz bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist?
  • Ist das Verfahren der elektronischen Rechnungsübermittlung auch im Massenverfahren zulässig?
  • Bedarf es zur elektronischen Rechnungsübermittlung der Zustimmung des Empfängers?
  • Welche Auswirkungen hat es, wenn nicht jede Signatur beim Eintreffen der Rechnung überprüft wird?
  • Kann man eine elektronische Rechnung ausdrucken und wie eine Papierrechnung behandeln?
  • Die empfangenen elektronischen Rechnungen berechtigen offensichtlich nicht zum Vorsteuerabzug. Was kann man tun?

Aufbewahrung und Prüfbarkeit

  • Gibt es einen Unterschied zwischen Aufbewahrung und Archivierung?
  • Welche Aufbewahrungsfristen gelten für elektronische Rechnungen?
  • Wie prüft die Finanzverwaltung die gesetzlichen Vorgaben an die elektronische Rechnungsstellung?
  • Welche Besonderheiten sind nach den GDPdU / GoBS bei elektronischen Rechnungen zu beachten?
  • Gibt es Besonderheiten, wenn nach dem Rechnungsempfang eine Konvertierung beim Empfänger erfolgt?
  • Müssen E-Mails, mit denen die elektronischen Rechnungen übermittelt wurden, aufbewahrt werden?
  • Was bedeutet „revisionssichere Archivierung“ in diesem Zusammenhang?
  • Müssen elektronischen Rechnungen im Inland aufbewahrt werden?
  • Archivierung im Haus oder beim Dienstleister?
  • Wie ist mit unrichtig zugestellten elektronischen Rechnungen umzugehen?
  • Müssen elektronische Rechnungen „nachsigniert“ werden?
  • Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation?
  • Muss das Verfahren geprüft oder abgenommen werden, und wer macht das?

Dienstleister/Outsourcing

  • Darf die elektronische Rechnungserstellung an einen Dienstleister ausgelagert werden?
  • Gibt es hier unterschiedliche Betreiber-Modelle, und was ist dabei zu beachten?
  • Gibt es neben dem Umsatzsteuergesetz auch zivilrechtliche Vorgaben?
  • Müssen bereits die Daten, welche an den Dienstleister übermittelt werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein?
  • Darf der Dienstleister auch gleichzeitig für den Rechnungsempfänger (insbesondere im Rahmen der Verifikation) tätig werden?
  • Gibt es besondere Vorgaben der Finanzverwaltung im Fall der Mehrvertretung?
  • Darf die Finanzverwaltung beim Dienstleister prüfen?
  • Muss der Prozess beim Dienstleister geprüft bzw. abgenommen werden?
  • Bedarf es auch beim Outsourcing noch einer Verfahrensdokumentation beim auslagernden Unternehmen ?

Rechnungsversand über die Grenze

  • Gelten aus umsatzsteuerlicher Sicht europaweit die gleichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsversand?
  • Muss eine Rechnung aus anderen Mitgliedsstaaten der EU – soweit diese elektronisch übermittelt wird – qualifiziert elektronisch signiert sein?
  • Was gilt, wenn ein deutscher Unternehmer eine Rechnung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedsstaat der EU stellt?

Ausblick

  • Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie / Steuervereinfachungsgesetz 2011
  • Wie ist demnach zukünftig die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) sicher zu stellen?
  • Werden die bisherigen Verfahren „Qualifizierte elektronische Signatur“ und „EDI-Verfahren“ in Zukunft umsatzsteuerlich noch anerkannt ?
  • Was ist unter innerbetrieblichem Kontrollverfahren und Prüfpfad zu verstehen?
  • Gelten künftig erhöhte Dokumentationspflichten?
  • Ist mit dem Steuervereinfachungsgesetz auch eine Harmonisierung des elektronischen Rechnungsversandes in Europa zu erwarten?
  • Gibt es künftig verschärfte Prüfungsbefugnisse der Finanzverwaltung?
  • Wann tritt die Neuregelung in Kraft?

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: ,

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