Jan
25
2012

Hat die E-Mail noch eine Chance gegen die neuen Kommunikatoren?

Trends in der KommunikationInspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu Gunsten der neuen Anwendungen aus dem Bereich der Social Media wie Faceboook und Google+, oder Twitter, Wikis und Blogs.

Herr Kampffmeyer hat in seinem Artikel eine Reihe von Gründen genannt, warum die E-Mail-Nutzung eher nervt und ineffizient ist und welche Vorteile mit den Social Media Anwendungen gegeben sind. Auch Luis Suarez (IBM) stößt in seinem Vortrag Thinking Outside the Inbox (sehr hörenswert, besonders Minute 4-6) auf der Web 2.0 Expo Europe in das gleiche Horn. Mit den neuen Community-Anwendungen kam es seiner Ansicht nach bei der IBM endlich zu mehr Transparenz und Übersicht und die elenden Politikspielereien mit dem CC und BCC hätten endlich ein Ende gefunden.

Jürg Truniger hat ja gestern in seinem neuen Artikel E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation noch einen weiteren Nachteil der E-Mail am Beispiel eines Fehlerreports im Web genannt. Es fehlt gegenüber einem Web-Formular die Strukturiertheit durch die Attributierung, sprich der Aufwand der Zurordnung in eine Fallakte ist für eine E-Mail deutlich höher.

Fazit: Unsere Kommunikation wird sich im Laufe der nächsten Jahre zu Gunsten der Social Media Anwendungen verschieben.  Und: damit wird die Archivierung von Web-Auftritten einen weiteren wichtigen Anschub bekommen, denn darüber lässt sich auch die regulative Aufbewahrung im Sinne eines Records Management für die Social Media Anwendungen realisieren.

Aber: Wer meint, dass sich mit der Umstellung von E-Mail auf Social Media die Menge an Kommunikation der nervigen Art reduzieren wird, dem mag nach der Lektüre des folgende Schmunzelartikels klar werden, dass da nur ein Kulturwandel in der Art der Kommunikation miteinander hilft:

—-

Ich hasse E-Mail (Quelle). Das war nicht immer so. Anfangs fand ich E-Mail gut. Aber was heißt das schon? Irgendwann fand ich viele Dinge gut, die heute bestenfalls nur noch lächerlich sind – Hosen mit Schlag, handtellerbreite Krawatten oder Kleinwagen mit Heckspoiler zum Beispiel.

E-Mail ist wieder so ein Fall. Eigentlich ist E-Mail eine feine Sache. Viel besser als Briefe. Kein Vergleich zum Fax. Von Telex ganz zu schweigen. Eine echte Arbeitserleichterung. Theoretisch jedenfalls.

Aber was ist in der Praxis aus der schönen, schnellen, komfortablen E-Mail geworden? Eine Nervenplage.

Meistens geht das so: Ich komme ins Büro und bin gut gelaunt. Dann mache ich den PC an. Dann schaue in meine Mailbox. Dann ist die gute Laune weg: Mail ohne Ende. Müll ohne Ende. Infos, die mich nicht interessieren. Sachen, die ich schon weiß. Zeug, das völlig überflüssig ist.

Das liegt an denen, die mir Mails schicken. Der bisherige Erkenntnisstand meiner mailtypologischen, empirischen Forschung sieht so aus: Es gibt fünf Gruppen von Mail-Sendern. Eigentlich sind es ganz nette, kommunikative Menschen. Jedenfalls im persönlichen Gespräch. Aber kaum können sie die Welt vermailen, verwandeln sie sich in Monster. Dr. Jekyll und Mr. Hyde, sozusagen.

Vom Absicherer

Die häufigste Spezies ist der Absicherer. Er verschickt Mail mit einem einzigen Ziel: Wenn etwas schief gegangen ist, zieht er eine Mail aus seiner Ablage, um triumphierend zu beweisen, dass er keine Schuld hat. An ihm hat es eindeutig nicht gelegen. Er hat ja alle informiert. Mehr konnte er wirklich nicht tun.

Typologisch ist der Absicherer leicht zu erkennen. Seine Mail beginnt meistens mit dem Betreff “Zur Information” oder “Zur Kenntnis”. Dann folgt eine ellenlange Latte von Empfängern. Unter zehn Adressen macht es der Absicherer nicht.

Danach der eigentliche Text. Natürlich plus Anlagen, und davon reichlich. Der Inhalt ist oft völlig belanglos, was man aber erst beim Lesen merkt. Das drückt die Stimmung.

Vom Kümmerer

Ein anderer Typ ist der Kümmerer: Er weiß nichts, hat aber zu Allem etwas zu sagen. Beispielsweise warnt der Kümmerer vor möglichen Problemen, die in der letzten Projektbesprechung längst diskutiert und gelöst worden sind. Da war er allerdings nicht anwesend.

Der Kümmerer mahnt, lobt, hebt hervor, weist darauf hin, möchte noch einmal auf Punkt 17 der Besprechung am vergangenen Dienstag zurückkommen, und so weiter, und so weiter. Der Kümmerer ist harmlos. Häufig handelt es sich um einen Vorgesetzten.

Vom Tröpfler

Lästig ist dagegen der Tröpfler: “Ja”, sagt der Tröpfler am Telefon, wenn man ihn um Rat fragt. “Ja, da kann ich Ihnen helfen. Ich schicke Ihnen eine Mail.” Damit geht das Theater los. Denn es kommt nicht eine Mail, es kommen viele. Die erste hat noch halbwegs Hand und Fuß. Dann wird der Informationsgehalt exponentiell dünner. So geht das ungefähr drei Tage lang. Nach der sechsten bis achten Mail fällt dem Tröpfler glücklicherweise nichts mehr ein, was er noch schicken könnte. Danke, Herr Kollege. Sie haben mir, wie soll ich sagen, äh, sehr geholfen.

Vom Telefonierer

Das gilt auch für den Telefonierer. Erst schickt er eine Mail. Dann ruft er umgehend an: “Ich habe Ihnen gerade eine Mail geschickt.” Und dann kommt das Schlimmste: Der Telefonierer erzählt einem, was in der Mail steht. Doppelt hält schließlich besser.

Vom Gigabyte-Freak

Die Inkarnation des Irrsinns ist der fünfte Typ. Ich nenne ihn den Gigabyte-Freak. Entwicklungsgeschichtlich handelt es sich um die digitale Mutation einer schon lange bekannten Bürospezies. Früher gab er den Inhalt seines Papierkorbs oder des Aktenregals in Umlauf. Heute macht er dasselbe mit seiner Festplatte.

Ein 40seitiger Foliensatz, eine längliche PDF-Datei, ein Word-Dokument mit 30 eingebundenen Grafiken, 10 Fotos mit einer Auflösung, die ausreichen würde, ganze Plakatwände gestochen scharf zu bedrucken? Kein Problem! Was für den Gigabyte-Freak zählt, ist Masse, Masse, Masse.

Davon hat er reichlich. Daran lässt er die Welt teilhaben. Damit schüttet er einem die Kiste zu. Der PC glüht. Der Prozessor schnappt nach Luft. Dito der Empfänger. 30 Minuten Download-Zeit vergehen im Nu. Wenn der Mail-Server zwischendurch kollabiert, auch mehr.

Das Resultat sind 8 bis 150 Gigabyte Datenmüll. Brauchbarer Inhalt: 50 Kilobyte. Der Freak kennt da keine Gnade. Denn viel hilft viel.

So geht das Leben dahin. Jeden Tag aufs Neue. Mail ohne Ende. Und ich muss sie lesen. Ein Wunder, dass ich zwischendurch noch zum Arbeiten komme.

Neulich war ich allerdings echt besorgt: Dienstreise, einen Tag nicht im Büro. Ich komme zurück und bin gut gelaunt. Dann mache ich den PC an. Dann schaue in meine Mailbox: NICHTS da, KEINE Mail, einfach NULL!

“Jetzt haben sie dich gefeuert,” war mein erster Gedanke. Früher fehlte in solchen Fällen entweder der ganze Schreibtisch. Oder zumindest das Telefon. Heute kappen sie dir den Mail-Anschluss. Sehr subtil!

Dann klingelte das Telefon. Ein Kollege aus der IT-Abteilung: Kleines technisches Problem. Wird gerade behoben. Ihre Mailbox funktioniert gleich wieder.

So war’s dann auch. Über 60 Mails, glücklicherweise nur knapp 290 Megabyte. Alle meine Freunde waren dabei. Der Tröpfler dreifach. Und auch vom Telefonierer zwei Mails. In der zweiten stand, er habe mich telefonisch leider nicht erreicht, wolle aber vorsichtshalber nochmals auf seine Mail hinweisen.

Wie gesagt, ich hasse E-Mail.

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2 Comments »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Ich habe gerade in einer internen Mitschrift des Arbeitskreises Collaboration und Enterprise 2.0 des BITKOM folgenden Kommentar eines Kommunikationsexperten gelesen:

    E-Mail war das erste digitale Austauschmedium, was uns zur Verfügung stand und hat sich zu einem geschäftlichen und privaten Standard entwickelt

    Leider ist die3 E-Mail zum Ventil für digitale Kommunikation und digitalen Austausch geworden** Statusinformationen (besser geeignet: Microblog)
    - Dateiversand (besser geeignet: DMS mit Teilen-Funktion)
    - Diskussionen (besser geeignet: Microblog, Blog oder Forum)
    - Abstimmungen (besser geeignet: Microblog oder Umfragen)

    Die viel beschimpfte und oftmals nicht mehr beherrschbare E-Mail-Flut ist auch auf die “Ventil”-Nutzung zurückzuführen.
    Wichtiger als die Diskussion PRO- oder CON-E-Mail erscheint mir die Frage:
    Wie wollen wir in Zukunft kommunizieren und zusammenarbeiten. (Alltagsbeispiel old-way: „Sie wollen Ihrem Kollegen mitteilen … und benötigen Zuarbeit zu … und dann dauert es 2 Tage bis Sie eine Antwort bekommen.“ Besser ist doch … new way: …)
    - Wir wollen integrative Arbeitsumgebungen, die mobil sind und sexy in der Bedienung! (APP-Store-Ansatz)
    - Wir wollen Statusinformationen schnell austauschen und Diskussionen nachvollziehbar abgelegt wissen!
    - Wir wollen eine Lösung zu einem Problem und nicht wissen müssen wem wir dazu eine E-Mail schicken!
    - Wir wollen adhoc in Gruppen kommunizieren ohne bei der IT-Abteilung erst einen E-Mail-Verteiler einrichten zu lassen!
    - Wir wollen schnell Aufgaben umverteilen können, wenn mal jemand krank wird oder das Unternehmen verlässt.

    Die aktuellen Entwicklungen zeigen, dass die Zukunft dem Activity-Stream gehört … aus welchem heraus dann bei Bedarf AUCH noch E-Mail geschrieben werden können. Die Technologie-Leader der Social Software Suiten arbeiten zudem an der nahtlosen Integration der E-Mail- und Kalenderfunktionen in ihre Social Collaboration Umgebungen.

    Comment | 22 June 2012
  • Dr. Martin Bartonitz

    Florida courts to ditch paper and go electronic

    Das dürfte der erste Staat in der Welt sein, der seine Kommunikation mit dem Bürger komplett elektronisch angehen wird. Die Vision ist nicht schecht, aber praktikabel? Ich bin mal gespannt, wie das mit den Bürgern läuft, die noch gar nie am Computer gesessen haben …

    Comment | 22 June 2012

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