Sep
03
2012

Hilfe! Ich ertrinke! – besser: Erteilen Sie “Melden macht frei”-Verhalten eine Absage!

In den letzten Monaten hat sich bei mir die Flut an Informationsbenachrichtigung so gesteigert, dass sich das Gefühl des Ertrinkens breit machte. Egal ob im E-Mail-Postkorb der Firma oder im privaten. Ich kann nicht mehr alles lesen. Also habe ich begonnen, alle Alerts und Newsletter abzubestellen. Gefühlte 100 in einer Woche (und irgendwie wird es nicht weniger …).

Der Social Media Berater Dirk Hellmuth hat in meinen Augen einen sehr gelungenen Artikel darüber geschrieben. Warum wir ertrinken, und was wir dagegen unternehmen können. Abgeleitet: dass wichtige E-Mails zwecks Kollaboration in die elektronsiche Akte gehören.

Luft holen ist angesagt, aber lest gleich hier selbst, denn er hat mir erlaubt, seinen Artikel hier zu bringen (Quelle):

Drei Wege aus der Mail-Überflutung

Wer hat sich nicht schon über folgenden Satz geärgert: “Oh, es tut mir leid, ich habe Ihre Email nicht gesehen. Wann haben Sie diese nochmal geschickt? Vor 4 Tagen? Wissen Sie, ich bekomme so viele Emails, da komme ich nicht mehr mit….”. Gerade im beruflichen Umfeld leiden viele Menschen an der nicht mehr zu bewältigenden Email-Flut.

Vor einigen Tagen sprach ich mit einer Kundin genau über dieses Thema. Sie und ihre ganze Organisation leiden darunter, dass der Geschaftsführer seine Emails aufgrund der schieren Menge, bei allem persönlichen Einsatz, nicht mehr bearbeiten kann.

So bleiben Dinge liegen, Nachfragen kosten erneut Zeit und Missverständnisse sorgen für zusätzliche Verärgerung. Dieses sehr anregende Gespräch war der Impuls für diesen Beitrag, in dem ich einfache Wege aus der Email-Flut aufzeigen möchte – denn diese ist nicht von Gott gegeben…

Historie: Die Email als Allzweckwaffe

Der Siegeszug der Email hat gute Gründe: sie ist einfach, schnell und kostengünstig. So hat sie sich im Unternehmensalltag immer mehr  als “Allzweckwaffe” etabliert – es werden Aufträge per Email verteilt, Kollegen informiert, Informationen gespeichert, Newsletter verschickt, die Ergebnisse von Internetsuchen wie Google Alerts gemeldet, Benachrichtigungen über eine Facebook- oder XING-Nachricht und und und…

Dieser vielfältige Einsatz hat zwei Kernprobleme zur Folge:

Problem 1: Die schiere Anzahl der Emails nicht mehr zu bewältigen.

Der Geschaftsführer eines Unternehmens, bei dem ich einst angestellt war, hatte mehr als 5000 ungelesene Emails in seinem Posteingang und der Ticker stieg minütlich an, ähnlich der Schuldenuhr des Bundes der Steuerzahler. Und genauso unwahrscheinlich wie die Tilgung aller Staatsschulden ist es, dass Jemand mit 5000 ungelesenen Emails im Posteingang diese jemals lesen und beantworten wird.

Dies hat zwei negative Folgen: zum einen wird die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit geschwächt, da ich mich als Absender nicht darauf verlassen kann, das meine Email gelesen wird. Zum anderen erzeugt der übervolle Posteingang Druck auf den Besitzer, da er ihm immer das ungute Gefühl vermittelt, mit der Arbeit nicht fertig zu werden.

Problem 2: Email wird für ungeeignete Zwecke verwendet

Das Email-Postfach ist für viele Menschen DAS Werkzeug in der täglichen Arbeit. Weil sie so schnell und einfach ist, verwenden wir sie zum Speichern von Wissen und bilden Arbeitsprozesse mit ihr ab. Doch ist die Email dafür gut geeignet?

Sehen wir uns die Wissens-Speicherung an: sie ist lokal, unstrukturiert und nicht versioniert. Auf das Wissen in meinem Email-Postfach kann nur ich zugreifen – wie kann z.B. mein Kollege mich morgen vertreten, falls ich krank werde? Entweder erhält er aus vorsichtshalber alle Emails in Kopie (was sein Postfach flutet) oder er ruft mich an, während ich beim Arzt sitze – beides eher ineffektiv.

Schauen wir auf Arbeitsprozesse wie die Abstimmung von Dokumenten: Wer kennt sie nicht, die Email-Würmer zur Abstimmung einer Präsentation. Wer hat den aktuellen Stand? Wer arbeitet gerade am Dokument? In welchem Zweig des Email-Wurms war der Kommentar vom Vertrieb? Die Nutzung von Email für collaborative Arbeitsprozesse sorgt für Missverständnisse, zusätzlichem Aufwand zur Abstimmung und Informationssuche sowie Unzufriedenheit bei den Beteiligten, da ihr Postfach mit x Emails geflutet wird, die nicht relevant sind.

Diese Beispiele, die sich beliebig ergänzen ließen, zeigen, dass Email-fokussierte Arbeitsweisen sehr ineffizient sein können. Viele Menschen merken dies jeden Tag und leiden darunter – und dennoch wird es allzu häufig als unumkehrbar akzeptiert.

Wege aus der Email-Überflutung

Ich erwarte nicht, das Email in näherer Zukunft abgeschafft wird. Umso wichtiger ist es, mit Email intelligenter umzugehen. Ein Überdenken unseres Verhaltens im Umgang mit Informationen und der Einsatz geeigneterer Werkzeuge kann schnelle Abhilfe schaffen. In der Folge möchte ich Ihnen drei Impulse geben, die einen Weg aus der Email-Flut ermöglichen:

1.) Räumen Sie auf!

Wieviele Google Alerts erhalten Sie am Tag? Wie hoch ist die Anzahl der Newsletter, die Sie abonniert haben? Und wieviele davon können Sie in Ihrem übervollen Postfach tatsächlich noch lesen? Die Informationsflut im Web wächst täglich und es ist reizvoll, sich über alles interessante per Email informieren zu lassen. Aber er nutzt nichts, wenn dies in Summe dazu führt, das sie alle die Informationen nicht mehr lesen können.

“Das Web vergisst nichts” – nutzen Sie diesen Umstand! Bestellen Sie Alerts und Newsletter ab! Planen Sie sich regelmäßig Zeit ein, um Up-to-date zu bleiben, suchen Sie sich durchs Web und  beschäftigen Sie sich in der Zeit aktiv mit den Informationen – dies ist um ein Vielfaches effektiver als nicht gelesene Emails im überfluteten Postfach.

2.) Zentralisieren Sie Informationen und Arbeitsprozesse

Die Speicherung von Wissen und collaborative Arbeitsprozesse in Emails ist extrem ineffektiv. Zentralisieren Sie die Informationen, Abläufe und Kommunikation in einem Social Intranet. Nutzen Sie ein Wiki, um die Agenda des nächsten Leitungs-Meetings gemeinsam von allen Beteiligten zentral erarbeiten zu lassen – bei 10 Teilnehmern ersparen Sie sich und der Sekretärin im Vergleich zu einer Mail-basierten Abstimmung schnell 20-30 Emails.  Lassen Sie Diskussionen in einem Forum oder Blog führen – und jeder Beteiligte hat immer den gleichen Stand und kann sich beteiligen – ohne das sein Postfach überläuft.

3.) Erteilen Sie “Melden macht frei”-Verhalten eine Absage

Überdenken Sie die Informationspolitik in Ihrem Unternehmen. Wollen Sie wirklich über jeden Zwischenstand in einem Projekt informiert werden? Viele Menschen handeln getreu dem Motto “melden macht frei” und nehmen immer mehr Empfänger in die Email. Der Effekt sind Email-Würmer mit Unmengen von Adressaten, von denen ein Großteil die Information gar nicht benötigt – und wenn, nimmt er sie nicht wahr, weil sein Mail-Postfach überläuft. Und der Absender lehnt sich entspannt zurück – er hat es ja allen gemeldet.

Lösen Sie dieses Verhalten auf – indem sie klare Absprachen treffen, wann Sie informiert werden möchten. Machen Sie deutlich, dass Sie den Mitarbeitern vertrauen und dass Sie so selten wie nötig und nur in wichtigen Fällen informiert werden möchten. Setzen Sie diese Schwelle so hoch wie möglich – damit das “Melden macht frei”-Prinzip nicht mehr greift und die Email-Flut abnimmt:

Fazit

Die Email wird auch zukünftig ein wichtiges Kommunikationsmedium im Unternehmensalltag sein. Eine Abschaffung ist auch gar nicht notwendig – denn eine Reduzierung auf zweckmäßige Nutzung der Email, das Schaffen von effizienteren Alternativen wie einem Social Intranet und ein bewusster Umgang mit Informationen schaffen Abhilfe und sind der Weg aus der Email-Überflutung.

Mein Fazit

Stimmt, die E-Mail ist noch immer das meistgenutzte Workflow Management System. Weil die E-Mail grenzüberschreitend genutzt werden kann. Jeder kann mitmachen. Hier ist der Standard Segen als auch Hindernis zugleich. Ohne Disziplin bleibt die E-Mail ein Datengrab, aus dem Kollegen nur schwer die Informations-Nuggets herausholen können. Besser die per E-Mail ausgetauschte Korrespondenz mit Kunden oder Projektmitarbeitern gleich in die richtige Akten speichern. Dann bleibt es auch übersichtich. Weil, “der Weg zur Information ist nur noch einen Klick entfernt”, wie mal ein Kunde intern sein DMS bewarb.

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3 Comments »

  • [...] Artikel wurde auch im SAPERION Blog von Dr. Martin Bartonitz aufgegriffen http://www.saperionblog.com/lang/de/hilfe-ich-ertrinke-besser-erteilen-sie-melden-macht-frei-verhalt… Dieser Eintrag wurde veröffentlicht in Allgemein und verschlagwortet mit News & [...]

    Pingback | 4 September 2012
  • Jürgen Vogler

    Hallo mal wieder,

    ein toller Artikel, dem ich voll zustimmen kann und natürlich sehe ich (aus meiner ureigenen Sicht heraus) einen wichtigen Zusammenhang mit der De-Mail.

    Viele Firmen und Behörden führen diese gerade ein oder beabsichtigen dies in sehr naher Zukunft zu tun.

    Dadurch wird die E-Mail nicht verdrängt werden (da De-Mail als Ersatz zur Briefpost eingeführt wird), aber es wird möglicherweise einen Trend geben, wirklich relevante Mails als De-Mail zu versenden. Somit kann dadurch eine Entwicklung entstehen, die wirklich relevant und kaum relevant in De-Mail und E-Mail unterteilen wird.

    Daneben darf man nicht vergessen, dass gerade firmenintern teilweise auch ein Trend weg von der E-Mail – hinzu Collabtoration-Lösungen geht….also ist und bleibt dies ein spannender Markt!

    Beste Grüße,
    Jürgen Vogler

    Comment | 6 September 2012
  • Dr. Martin Bartonitz

    Thomas Power greift das Thema der Informationsüberflutung auf und leitet daraus ab, dass sich damit unsere geistige Haltung ändern wird. Einerseits müssen wir lernen, aus der Unmenge an Informationen zu filtern. Auf der anderen Seite haben wir begonnen, unser Wissen untereinander zu teilen. Damit werden wir offen, weniger abgrenzend und dafür unterstützend:

    gefunden im Artikel With a digital mindset there comes the Living Bridges attitude auf dem Blog des Social Capital World Forum 2012.

    Comment | 15 September 2012

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