Apr
16
2010

Hilft ELENA der digitalen Personalakte auf die Sprünge? (Compliance)

Datenwege beim ELENA-Verfahren

Datenwege beim ELENA-Verfahren

Wenn nicht noch die Datenschützer ELENA zum stoppen bekommen, wird am dem nächsten Jahr unsere liebe alte Lohnsteuerkarte ausgedient haben.  Das ELENA-Verfahren (elektronischer Entgeltnachweis) ist ein Verfahren, mit dem ab dem 1. Januar 2012 in Deutschland Einkommensnachweise elektronisch – mit Hilfe einer Chipkarte mit integriertem Zertifikat zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen – erbracht werden. Die Meldung der Daten durch die Arbeitgeber erfolgt schon seit dem 1. Januar 2010.

Der in unserer ECM-Branche bekannte Jurist Dr. Ivo Geis hat schon 2007 einen Blick in die Kristallkugel geworfen, als das Gesetz dazu auf den Weg gebracht war. Er schrieb in seinem Artikel Die digitale Personalakte – rechtliche Aspekte:  “Dies ist ein Signal für die weitere Entwicklung der digitalen Personalakte.” Und das ist auch unsere Wahrnehmung. Mehr und mehr unserer Kunden, die schon eine oder mehrere Dokumentenmanagementlösungen umgesetzt haben, widmen sich dem Thema, auch das Papier in der Personalabteilung zu reduzieren.

Neben den üblichen Vorteilen für die Führung elektronischer Akten, wie

  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • schnelles Wiederfinden
  • Vermeidung von Kopien genauso wie Verlust von Akten, u.a. auch durch z.B. gespiegelte Systeme
  • paralleler Zugriff besonders für Unternehmen mit mehreren Standardorten
Aktensuche

Aktensuche

sind aber auch und gerade im Bereich der Personalverwaltung eine Reihe von Gesetzen zu beachten. Der überwiegende Teil ist organisatorisch zu lösen, aber es gibt auch einige Anforderungen an Systeme, die die Daten elektronisch verwalten. Personaldaten gelten wegen der Informationen über religiöse Zuordnung, Gewerkschaftszugehörigkeit und Gesundheit nach § 3 Abs. 9 BDSG als personenbezogene Daten besonderer Art. Diese Intimsphäre kann nur durch eine differenzierte Vergabe der Zugriffsrechte für Personalabteilung, Gehaltsabteilung, Personalentwicklung, Vorgesetzte und Betriebsrat berücksichtigt werden. Im Falle der Papierakte wird in der Regel mit dem Arbeitnehmer ein Termin ausgemacht. Die Akte wird ihm dann an einem sicheren Ort zur Einsicht übergeben. Im Falle der elektronischen Akte könnte ihm aufgrund der allgemeinen Verfügbarkeit ein ständiges Zugriffsrecht gewährt. Häufig wird zum weiteren Schutz so verfahren, dass das Zugriffsrecht auf Anfrage nur für einen befristeten Zeitraum gegeben wird. Soll eine weitere Person über einen bestimmte Zeitraum Zugriff auf eine Akte erhalten, so kann der verantwortliche Personalsachbearbeiter dieses Recht gewähren. Nach Ablauf der Frist, wird das Recht automatisch entzogen.Des weiteren ist sicherzustellen, dass Dokumente, die das Handelsrecht betreffen, über eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Im Deutschen spricht man hier von der Schriftgutverwaltung, immer häufiger wird aber Records Management gebraucht. Solche Funktionen verhindern, dass auch ein Administrator kein Dokument löschen kann, wenn die Aufbewahrungsfrist nicht erreicht ist. Abmahnungen sind ein anderer Fall. Diese müssen nach spätestens 4 Jahren, in der Regel nach 24 Monaten gelöscht werden. Auch hier helfen elektronische Funktionen, das nicht zu verpassen.

Suche nach Dokumenten mit Vorschau

Suche nach Dokumenten mit Vorschau

Es gibt noch ein weiteres Medium, das der elektronischen Personalakte noch mehr Sinn einhaucht. Inzwischen bewegen wir den größten Teil der Dokumente über E-Mail-Server. Diese Dokumente müssen, gehören sie zum Handelsrecht, im Originalzustand GoB-konform archiviert werden. Insbesondere müssen sie elektronisch archiviert werden, wenn sie qualifiziert signiert sind, also einer Urkunde entsprechen.

Dort, wo noch Papier eingeht, kann man es nach dem Scannen vernichten. Vorausgesetzt, man hat seine Hausaufgaben gemacht und seine Verfahrensdokument geschrieben. Dann können sogar Kündigungsschreiben, die ja Urkundencharakter haben, vernichtet werden.

Strukturierung der Akte nach Plan

Strukturierung der Akte nach Plan

Mir fallen auch noch eine Reihe weiterer schöner Aktenanwendungen ein, wie Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Produktakte, Qualitätsmanagement- oder Organisationshandbuch, Kreditakte, Schadensakte. Alle haben ihre besonderen Daten, aber vieles ist doch sehr gleich, wie die Vorlagenverwaltung und die Strukturierung nach Aktenplan. Oder aber auch unterschiedliche Workflows, wie bei der Personalakte der Einführungsprozess, Versetzungsprozess, Urlaubsantrag, oder das einfache Mitarbeitergespräch mit den beiden Aktivitäten Protokoll schreiben und Freigabe durch den Mitarbeiter. Die Workflow-Funktion Eskalation hilft, die Fertigstellung nicht aus dem Auge zu verlieren.

Alles irgendwo eine Frage der Compliance:

Sei es die Einhaltung von Gesetzen oder Regularien wie BDSG, GoB, GDPdU, BGH, ZPO oder auch nur die internen Regel, dass regelmäßig ein Mitarbeitergespräch zu führen ist.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general,language | Tags: , ,

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