Nov
11
2011

Informationsstrategie: Insellösung oder ganzheitlicher Ansatz ist hier die Frage

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere im Bereich Administration, Datensicherheit, Zugriffsschutz, Backupverfahren – der durch eine ganzheitliche Verwaltung der Daten im Sinne eines unternehmensweiten ECM Systems maßgeblich reduziert werden kann.

Die klassischen Anwendungen im ECM Umfeld haben Ihre Wurzeln bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten. Per Scanner werden die Eingangsdokumente digitalisiert (siehe Whitepaper Posteingangsverarbeitung). Häufig werden direkt im Anschluss durch automatisierte Verfahren Informationen von den Dokumenten gelesen – z.B. durch OCR – und für die Verschlagwortung bzw. Zuordnung zu bestimmten Geschäftsfällen verwendet. Typische Beispiele sind hier ERP-nahe Lösungen, bei denen zum Beispiel Rechnungen gescannt und im Idealfall automatisch in den Rechnungsfreigabeprozess weitergegeben werden.

Aber auch andere Anwendungsbereiche – z.B. im Personal- oder Vertragswesen – in denen viel Papier entsteht, versprechen hohe Einsparpotentiale. Hier kommt dann häufig noch hinzu, dass neben den externen (Papier-)Dokumenten auch vielfach Dokumente im eigenen Unternehmen entstehen, die ebenfalls dem Geschäftsfall (oder der “Akte”, siehe z.B. Best Practice mit Bestellakte) zugewiesen werden sollen. Hier kommen dann die typischen Office Anwendungen ins Spiel, mit denen die Anwender die Dokumente erstellen. Das “Output-Format” ist für den Geschäftsfall an und für sich unerheblich; wichtig ist nur, dass die Dokumente – z.B. als Word, Excel oder PDF – im Kontext der Sachbearbeitung zur Verfügung stehen.

Eine weitere Stufe der ganzheitlichen Informationsstrategie stellt dann der Eingangskanal “E-Mail” dar. Seit einigen Jahren werden Geschäftsdokumente zunehmend per elektronische Post verschickt. Idealerweise gelangen diese dann ebenfalls in den Geschäftsfall bzw. die (Kunden-)Akte (siehe Whitepaper E-Mail Management).

Parallel zur Verbreitung der E-Mail hat sich das Internet mit rasanter Geschwindigkeit als ein weiteres Medium zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente entwickelt. Gerade im E-Commerce Umfeld mit den hier stattfindenden Transaktionen. Auch die Interaktionen zwischen Staat und Bürgern finden ebenfalls zunehmend online statt (E-Government). Auf der anderen Seite werden im World Wide Web zentrale Firmen-, Vertrags- und Produktinformationen präsentiert, welche neben den “Transaktionsbelegen” ebenfalls im Sinne einer unternehmensweiten Informationsstrategie verwaltet werden sollten (siehe Artikelserie zur Archivierung von Web-Auftritten).

Die folgende Grafik macht deutlich, wie die Verwaltung der unterschiedlichen Geschäftsdokumente innerhalb einer ganzheitlichen Informationsstrategie eingebunden werden kann, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Die verschiedensten Informationsobjekte finden über unterschiedliche Kanäle den Weg in das gemeinsame Dokumentenmanagement-System. Idealerweise werden die Daten gleich in virtuellen Akten und Geschäftsfällen “gebündelt”, so dass sie dem jeweiligen Mitarbeiter kontextbezogen zur Verfügung stehen. Und natürlich kann dann eine komplette Akte über vordefinierte Geschäftsprozesse zur Bearbeitung quasi beliebig durch das Unternehmen geleitet werden (siehe Whitepaper Geschäftsprozessmanagement). Der Geschäftsfall kommt also mit allen relevanten Informationen schnell und einfach direkt zum jeweiligen Mitarbeiter.

Informationsmanagement: Eingangskanäle - Dokumente - Akten - Prozesse

Informationsmanagement: Eingangskanäle - Dokumente - Akten - Prozesse

Die Anforderungen, die an die eigentliche Verwaltung der Inhalte gestellt wird, können selbstverständlich ebenfalls sehr unterschiedlich sein. Für manche Daten mag gelten, dass es “bequem” ist, sie online und ständig verfügbar im Kontext mit anderen relevanten Informationen zu haben. Andere Dokumente müssen – basierend auf den unterschiedlichsten und teilweise landesspezifischen Regularien – in einem revisionssicheren Archiv verwaltet werden. Das betrifft insbesondere steuerlich relevante Dokumente wie z.B. Eingangsrechnungen. Aber auch andere Dokumente, vor allem auch solche, die – wie z.B. Verträge oder Produktspezifikationen – Teil einer Geschäftsbeziehung zwischen zwei Parteien sind, sollten revisionssicher aufbewahrt (siehe auch Whitepaper Compliance) werden. Im “Fall der Fälle” ist es von Vorteil, wenn zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, welche Information wie, wann und wo verfügbar war, und dass diese nachträglich nicht verädnert werden konnten.

Und hier ist es in der Tat irrelevant, welches Ursprungsformat ein Dokument hatte: Egal ob Papierdokument, E-Mail oder Web Inhalte bzw. Transaktionen – Vertrag bleibt Vertrag.

Co-Autor: Dr. Martin Bartonitz

Post to Twitter Post to Delicious Post to Digg Post to Facebook Post to MySpace

Download PDF

No Comments »

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment


two + 9 =

Theme: TheBuckmaker.com Web Templates | Bankwechsel Umschuldung, Iplexx IT Solutions