Nov
25
2011

Ist Ihr E-Mail-System reif genug?

E-Mails sind zweifellos eine große Errungenschaft: Sie sparen signifikant viel Zeit und Kosten, beschleunigen Arbeitsprozesse durch den raschen Informationsaustausch und können so auch häufig Entscheidungswege verkürzen.

Vermutlich wird es nur wenige Unternehmen geben, die auf E-Mail-Systeme verzichten möchten und daher ziemlich froh sein dürften, dass es die elektronische Post schon seit – seien wir grosszügig – ungefähr 25 Jahren mehr oder weniger flächendeckend gibt.

Zum Glück hat sich die Technologie rund um das Thema E-Mail in den letzten Jahren auch ordentlich weiterentwickelt. Wenn ich z.B. an meine allererste E-Mail-Adresse bei Compuserv zurückdenke – sie erinnern sich? Die E-Mail mit den gefühlten 25 Ziffern vor dem @-Zeichen? – wird mir heute noch ganz schwindlig.

Damals konnte man – zumindest rückblickend – noch nicht von einer echten Produktivitätssteigerung reden. Heute sieht das schon ganz anders aus. Vor allem die Integration der sozialen Werkzeuge wie Instant Messaging, Presence Awareness, Meeting Rooms, etc. oder – aus ECM-Sicht – die Integration der E-Mail in die unternehmensweite Informationsstrategie – machen Outlook oder Notes zur zentralen Applikation für viele Schreibtischarbeiter.

Das heißt im Umkehrschluss aber auch, dass die Anforderungen – z.B. an die Verfügbarkeit – dramatisch gestiegen sind. Wenn Sie schon einmal die Erfahrung machen durften, unfreiwillig einen ganzen Arbeitstag auf E-Mail (oder Internet im Allgemeinen) verzichten zu müssen, dann wissen Sie, was ich meine. Das kann durchaus lehrreich sein – und je nach Perspektive auch sehr produktiv.

Auch der mobile Zugriff oder allein schon der Zugriff von unterschiedlichen PCs auf die eigenen E-Mails ist heute nicht mehr wegzudenken. Ein Leben ohne Blackberry, iPhone & Co.? Schwierig…

Die Anforderungen entwickeln sich also rasant – die Frage ist nun, ob sich auch Ihr E-Mail-System entsprechende mitentwickelt hat und den Anforderungen in Ihrem Unternehmen gerecht wird. Der Marktanalyst Gartner hat dazu einen interessantes Bewertungsmodell (siehe Abbildung unten) entwickelt, das sehr schön die verschiedenen Dimensionen des „Reifegrads“ einer E-Mail Umgebung zusammenfasst. Den vollständigen Bericht „E-Mail Maturity Model: Optimizing the Investment“, den ich Ihnen uneingeschränkt empfehlen kann, finden Sie hier (allerdings nur in englischer Sprache). Viel Spass bei der Lektüre und vielleicht bei der einen oder anderen neuen Erkenntnis!

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Written by Andreas Mai in: Compliance,deutsch,e-mail management | Tags: ,

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