Oct
01
2010

Wenn ich in der Schweiz die Rechnung nach dem Scannen vernichte, bin ich dann noch compliant?

Da wir immer wieder gefragt werden und es viel Aufklärungsbedarf gibt, habe ich mal das Thema Papiervernichtung in der Schweiz zusammengefasst.

Grundsätzlich ist eine Vernichtung der Papierversionen von Rechnungen in der Schweiz möglich. Allerdings ist die Rechtslage wie zu erwarten nicht ganz einfach. Der grundlegende Gesetzestext ist hierzu die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Zusätzlich gelten als Grundlage das Obligationsrecht (OR) und speziell Artikel 957, welches die Pflicht zur Führung von Geschäftsbüchern regelt (OR Artikel 957). Hinzu kommt Artikel 962 des Obligationsrechtes, welcher die Aufbewahrungszeit für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz auf 10 Jahre festlegt (OR Artikel 962) und Artikel 963 des Obligationsrechtes, welcher die Pflicht regelt, bei Streitigkeiten, welche das Geschäft betreffen, die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorlegen zu müssen (OR Artikel 963).

Hierbei muss nach GeBüV ein WORM Storagedevice oder elektronische Signaturen genutzt werden. Ist die Verwendung eines WORM Storagedevices nicht gegeben, dann sieht das GeBüV die Verwendung elektronischer Signaturen als Ersatz für WORM Storagedevices vor, doch ist dies, von der Kosten-Nutzen-Betrachtung her betrachtet, bei grossen Volumen an Belegen höchst ungeeignet.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) aus dem Jahre 2002 scheint von vorne herein so gestaltet, dass die damals sich noch in den Lagern eines gewissen Herstellers befindlichen Jukeboxen durch die gesetzlichen Regelungen begünstigt hätten, verkauft werden können. Daher die Regelung im GeBüV, dass Harddisk-basierte Speichersysteme nicht zulässig seien, welche schon zum Zeitpunkt der Formulierung der Verordnung völlig ungeeignet war. In der Praxis wurde das GeBüV so jedoch üblicherweise gar nicht angewandt.

Der Schweizer Staat selbst war unter den ersten Organisationen, welche damals im LEDA/DALA Projekt Dokumente auf SAN ablegte und dies ohne SoftWORM-Funktionalität wie bei einer EMC Centera. Doch darf eine Unternehmung einfach so das tun, was der Staat selbst verargumentieren kann? Für ein Unternehmen ist hier doch einiges an Vorsicht angeraten. Die Verwaltungspraxis weicht hier deutlich vom Wortlaut des Gesetzes ab, weshalb eine Kenntnis der Gesetze und Verordnungen alleine noch nicht hinreichend ist.

Typischerweise wählt man daher die Speicherung auf ein nach GeBüV zertifizierten Speichersystem, welches zwar auf Harddisks speichert, aber dennoch eine Zertifizierung als GeBüV-konformes WORM-Speichersystem erhalten hat. Die martküblichen harddisk-basierten SoftWORM Speichersysteme (NetApp Filer mit SnapLock, EMC Centera, IBM DR 550) sind mittlerweile in der Schweiz als GeBüV-konform zertifiziert worden, doch hat beispielsweise IBM durch die Umbenennung von DR 550 in Information Archive die Zertifizierung schon wieder eingebüsst. Das Ganze sollte man daher nicht zu eng sehen.
Die Verwendbarkeit von elektronischen Signaturen und deren Gleichstellung mit herkömmlichen Unterschriften wird geregelt im Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) und der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Information (EIDI-V). Hierbei ist zu beachten, dass nur Signaturen von in der Schweiz zertifizierten elektronischen Signaturanbietern verwendet werden können.

Zusätzlich bewirken die Regelungen bezüglich der Steuern und des Zollwesens ein Übersteuern der sonst geltenden Regelungen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang das Mehrwertsteuergesetz, welches in den Artikeln 68 und 73 die Auskunftspflichten regelt und welches in Artikel 70 die Buchführung und Aufbewahrung (hier in gewissen spezifizierten Fällen über 20 Jahre) regelt (MWSTG ). In der Mehrwertsteuerverordnung wird wiederum auf die oben genannte Geschäftsbücherordnung (GeBüV) verwiesen (MWSTGV). Innerhalb des Bereichs der Zollverwaltung gelten wiederum besondere Regelungen, welche im Zollgesetz nicht sofort offensichtlich sind. Hier findet sich auf den ersten Blick die Forderung zur korrekten Aufbewahrung in Artikel 41 (ZG).

Da SAPERION keine Rechtsberatung durchführen darf, empfehle ich , sich bei den zuständigen schweizer Behörden zu informieren. Das ist die einfachste Methode, kostet nichts und führt schnellstens zu einem belastbaren Ergebnis. Das Beiziehen von spezialisierten Juristen oder Beratungsfirmen (beispielsweise KPMG) ist grundsätzlich ebenfalls empfehlenswert. Spezielle gesetzliche Regelungen für bestimmte Branchen sind vorbehalten.

siehe auch:
Wenn ich in Deutschland meine Papierbelege nach dem Scannen vernichte, bin ich dann noch compliant?
Papierrechnung wegwerfen nach dem Scan: derf I des? Österreichs Situation

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1 Comment »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Noch ein hilfreicher Link: Das Kompetenzzentrum Records Management
    unterstützt Unternehmen und Gewerbetreibende bei der richtigen Anwendung der gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) zur Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsunterlagen, damit diese gesetzeskonforme und betriebswirtschaftlich optimierte Records Management Lösungen betreiben können.

    Comment | 13 December 2010

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