Nov
26
2010

Laufen wir Gefahr, mit der Elektronifizierung unserer Informationen unsere Historie zu verflüchtigen?

Diese Frage stellt sich By Julie J. Colgan, Director of Records & Information Management for Nexsen Pruet, LLC, in ihrem aktuellen Artikel, gepostet auf in der AIIM-Community. Sie stellt fest, dass Diejenigen, die Daten im Sinne des Records Managements, sprich Schriftgutmanagements aufbewahren, dies aus vier Gründen tun:

  • aus rechtlichen, z.B. GoBS, GDPdU, AO, HBG, ZPO, SOX, Solvency, Basel, …
  • aus finaziellen, das sonst das Finanzamt nur schätzt oder ein Streit verloren wird
  • aus operationellen, da in der Regel eine elektronische Speicherung von Papieroriginalen viel Arbeitszeit spart
  • aus historischen, zum Verständnis der Gegenwart, was die wenigsten bedenken, wie Julie meint.

Wir unternehmen große Anstregungen , um möglichst Bald unsere überflüssigen Daten wieder nach Ablauf der Aufbewahrungszeit aus den System zu bekommen. Ob aber die Daten später einmal wichtig sein könnten, wird weniger diskutiert. So könnten historische Daten z.B. dazu genutzt werden, um nachzuschauen, welche Kampangnen warum gut gelaufen sind und andere nicht. Es wäre demnach wichtig schon beim Archivieren zu entscheiden, welche Information besser aus historischen Gründen aufbewahrt werden sollte. Aber wann lohnt es sich, ein solches Verfahren inklusive Firmenregeln (Policies) zusätzlich aufzubauen?

Was uns besonders aufgefallen ist, dass Web-Auftritte bisher kaum für die Aufgaben der Archivierung in Betracht gezogen werden. Z.B. könnte es für potentielle Streitfälle von Belang sein, den Nachweis führen zu können, welche Aussage wann auf der Homepage gestanden hat. Aber auch sonst ließe sich sicherlich auch aus der Weiterentwicklung von Web-Seiten später so mancher Rückschluss ableiten.

Wie steht es eigentlich mit Blog-Inhalten? Könnten diese für die Firmenhistorie interessant sein, später einsehen zu können? Besonders dann, wenn man mal die Plattform wechselt und nicht mehr alle Beiträge mitgenomen hat?

Oder wenn man Micro-Blogging im Kontext von Fallbearbeitungen (Case Management / Knowledge Work) nutzt, um sich von Beiträgen der Kollegen für eine Entscheidung inspirieren zu lassen. So könnten im Sinne des Wissensmanagements später andere schauen, warum man wie entscheiden sollte. Und so ließe sich der Verlauf einer Firmenkultur später leicht verstehen.

Auch spannend: bedenken wir privat, wie wir das mit den vielen digitalen Objekten, wie Bilder, Musik, Filme, und gescannte Urkunden in der Cloud handhaben? Gottvertrauen oder lieber zu Hause die Historisierung sicherstellen?

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , , ,

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