Apr
13
2011

Mächtige mobile Möglichkeiten

iPhone und iPad haben neue Potentiale für das mobile ECM geschaffen.

Wenn man sich bei den ECM-Herstellern umschaut, stellt man überrascht fest, dass praktisch schon einige eine App für das iPad anbieten. Überrascht deshalb, weil das iPad noch nicht einmal ein Jahr auf dem Markt ist. Dabei ist die Idee „Tablett PC“ ja nicht unbedingt neu – warum löst das iPad oder vorangegangen das iPhone solch eine Bewegung aus?

Vor 3 ½ Jahren

Drehen wir die Zeit um drei Jahre zurück: Juni 2007. Damals gab es schon die unterschiedlichsten Smartphones – Blackberry, Nokia oder Windows Mobile. Sie wurden im geschäftlichen Umfeld genutzt, allerdings hauptsächlich für den E-Mail-Verkehr. Ich selbst hatte ein Sony Ericsson mit Symbian UIQ, ein Nokia mit Symbian S60 und ein Samsung mit Windows Mobile 6. Mit Touchscreens waren die meisten ausgestattet, einen Webbrowser hatten sie alle – aber als menschenwürdig konnte man die Bedienung eigentlich nicht bezeichnen.

Dann kam Apple mit dem iPhone. Im Gegensatz zu Nokia und Blackberry fokussierte Apple mit seinem Telefon nicht den Businessmarkt. Von den Platzhirschen wurde das neue Smartphone ungefähr so lange verspottet, bis nach einem Jahr schon 5,4 Millionen Stück verkauft waren. Heute sind es 73,7 Millionen. Das iPhone hatte lange nicht so viele Features wie die damals aktuellen Smartphones der Wettbewerber. Aber es zeichnete sich durch eine kinderleichte Bedienung aus – Usability.

Das iPhone begeisterte seine Besitzer so sehr, dass sie es mit in die Firmen brachten. Das war der Anfang dessen, was heute Analysten „Consumerization of IT“ nennen. Die Anwender, vor allem in den Chefetagen, bestimmen, welche Hard- und Software sie nutzen. Consumer Hard- und Software bestimmt auch die Erwartungen an Business Hard- und Software. Ich glaube es gab kaum eine IT-Abteilung, die das iPhone eingeführt hat. Dennoch sieht man zum Beispiel in der Business Class wesentlich mehr iPhones als andere Smartphones.

Geschäftleute entscheiden heute selbst, welche Hilfsmittel sie benötigen. Und das iPhone wird von diesen Fach- und Führungskräften als ein Gerät erkannt, dass den Geschäftsalltag erleichtert und dass sicherlich auch mit seiner einfachen, intuitiven Benutzerführung und den unendlich vielen, praktischen Apps einen nicht unerheblichen Spaßfaktor vermittelt.

Forrester nennt diesen Trend „Technology Populist“. Dieser hat zum Beispiel dazu geführt, dass ich diesen Beitrag auf einem schicken Alu MacBook und nicht auf einem langweiligen Dell oder Lenovo Notebook tippe. Und dieser Trend wird auch die Relevanz des iPads im Geschäftsalltag erheblich beeinflussen.

Das große iPhone

Das Sessel-Arbeitsgerät

Das Sessel-Arbeitsgerät

Im April 2010 kommt dann das iPad als drittes iOS-Gerät hinzu. Bis November 2010 wurden davon weltweit 7,5 Millionen Stück verkauft. Für 2012 prognostiziert Gartner den Absatz von 54,8 Millionen Tablets. Wie schon das iPhone, bringt auch das iPad Bewegung in einen Markt, den es schon lange gibt: Tablett-PCs. Anders als die bisherigen Geräte, die eher kastrierte Notebooks waren, ist das iPad ein aufgewertetes Smartphone. Besonders treffend finde ich die Aussage des Apple Chefdesigners Jony Ive, dass er besonders stolz auf all die Funktionen ist, die das iPad NICHT hat. Denn die große Kunst der Einfachheit und damit auch ein großer Schritt in Richtung Usability ist das Weglassen.

Anwender sind begeistert vom iPad, weil es trotz des großen, hellen Displays eine Akkulaufzeit von ganzen 12 Stunden hat, wie ein Telefon direkt „an“ und online ist und weil es mit 700 g angenehm leicht ist.

Die nächste Revolution: Der AppStore

Doch noch einmal einen Schritt zurück in den Juli 2008: Apple eröffnete den App Store und damit ein neues Anwendungsgenre und Bezugsmodell. Die erfolgreichsten Apps sind meist genau auf eine Funktion zugeschnitten: Newsreader, Wetter, Aufgabenliste, … Es gibt exakt einen Ort an dem man alle Apps auf einen Klick kaufen kann: den AppStore. Und fast alle iPhone-Besitzer haben ihre Kreditkarte hinterlegt, so dass das Bezahlen besonders leicht fällt. Dieses Geschäftsmodell und die große Zahl gleichartiger Geräte (iPhone, iPod Touch und nun iPad) habe eine große Zahl an Entwicklern motiviert Apps zu schreiben und von kostenlos bis hin zu mehreren hundert Euro in den AppStore zu stellen. Heute sind es über 200.000 Apps und der Werbespruch “There is an App for that” ist nicht übertrieben – nur das Finden stellt heute aufgrund der unglaublichen Menge an Apps ein Problem dar.

Warum nun eine App und keine Webseite?

Zum einen sind die Apps auf die Touch-Bedienung spezialisiert. Und zum anderen sind sie auf einen Aufgabe spezialisiert. Grundsätzlich ist eine App jedoch nur erforderlich, wenn man beispielsweise auf Daten aus dem Adressbuch oder auf die Kamera zugreifen möchte oder wenn es den “Offline-Fall” zu bedenken gilt. Denn ansonsten gibt es heute genug HTML-Frameworks, die die Erstellung einer HTML-Anwendung für Touch-Oberflächen deutlich vereinfachen.

SAPERION hat sich für eine App entschieden, obwohl wir nicht auf das Adressbuch o.ä. zugreifen. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass sich eine native App doch noch etwas smarter bedienen lässt.

Anforderungen aus den Branchen

Das iPad scheint anders als die bisherigen Tablett-PCs die Begehrlichkeiten unterschiedlichster Branchen zu wecken. Allen Anwendungsszenarien gemein ist natürlich der vom Schreibtisch befreite mobile Einsatz. Versicherungen und Banken zum Beispiel sehen ein Gerät für die Kundenbetreuung. Ob in der Besprechungsecke, im Café oder beim Kunden zuhause – das iPad auf dem Tisch baut keine Barriere zwischen den Gesprächspartnern auf, muss nicht hochgefahren werden und ist immer online. „Berater könnten das iPad flach auf den Tisch legen, so dass der Kunde sieht, was der Fachmann eingibt und nicht länger auf der toten Seite des PC-Bildschirms ausharren muss“, wie das Handelsblatt feststellt.

Ähnliche Anforderungen – andere Branche und andere Kunden: ambulante medizinische Betreuung. Der Gesetzgeber schreibt eine umfangreiche Protokollierung vor. Die Kranken- oder Pflegeakten müssen mitgeführt werden. Auf dem iPad kann die medizinische Tätigkeit direkt erfasst werden und auf die Patientenakten zugegriffen werden. Auf elektronische Akten kann schneller zugegriffen werden und brauchen keinen Lagerplatz.

“Insbesondere im Banking-Sektor und im Krankenhausbereich machen sich die iPads aktuell breit. Bei den Banken werden Berater mit den Tablets ausgestattet, um die Präsentationen innovativer und persönlicher gegenüber den Kunden zu gestalten – in den Krankenhäusern lassen die Ärzte ihre Aktenordner bei der Visite zurück und haben alles auf dem leichten und praktischen iPad gespeichert, das nun auch endlich die entsprechende Bildschirmgröße hat, um zum Beispiel Röntgenbilder anzusehen – das war mit Smartphones bisher nicht möglich”, fasst auch Ubitexx-CEO Markus C. Müller auf silicon.de seine Erfahrungen zusammen.

Lagerplatz ist auch eine Thematik die Juristen beschäftigt. Insbesondere in der eigenen Aktentasche. Daher wünschen sich viele Anwälte, dass sie die Mandantenakten einfach auf das iPad übertragen können und so nur 700 g anstelle von mehreren Kilo mit ins Gericht nehmen müssen. Denn auch die gängigen juristischen Schriften und Nachschlagewerke passen natürlich auf das Gerät.

Die Immobilienbranche schließlich wünscht sich die mobile Mieter- oder Objektakte – ähnlich motiviert wie die Juristen, Bänker oder Versicherungsvertreter.

Und als letztes der Firmeninhaber: Rechnungs- und Zahlungsfreigabe gehört oft zu seinen Pflichten. Da die Arbeitstage mit Tagesgeschäft und strategischen Tätigkeiten gut gefüllt sind, hofft er die Freigaben beim Warten in der Lounge oder abends auf dem Sofa erledigen zu können.

Unterschiedliche Ansätze der Hersteller

Schaut man sich nun die Apps der Hersteller an, so findet man grundsätzlich zwei unterschiedliche Ansätze: den generischen Client, der Zugriff auf alle Informationen im DMS bietet und die Spezialanwendung. Einige Hersteller bieten anstelle des generischen Clients auch eine optimierte Version ihres WebClients an oder reichen ab einer bestimmten funktionalen Tiefe aus der App an den WebClient weiter, so z.B. d.velop oder Optimal Systems.

Die spezialisierten Clients, etwa für die Rechnungsfreigabe oder für eine Mieterakte stehen vor der Herausforderung, einfach und generisch gleich sein zu müssen. Denn Unternehmen A hat eventuell ganz andere Anforderungen an die Mieterakte als Unternehmen B. Die Summe aus A und B widerspricht aber dem Gedanken der Einfachheit und der Usability. Aus diesem Grund eignen sich stark standardisierte Produkte, wie man sie in der Public Cloud (Salesforce.com etc.) findet, besonders gut für diese Form der Apps.

SAPERION hat dies mit der Applikation iSAPERION realisiert, die sich auf die Freigabe von Dokumenten spezialisiert hat. Im Januar wird es die Version 2.0 geben, die als Universal App iPad und iPhone unterstützt, BPMN 2.0 konform arbeitet, das Anzeigen und Erstellen von Notizen auf allen Dokumentarten ermöglicht und die relativ unkompliziert mit jedem SAPERION 7 zusammenarbeiten sollte.

Alternativ zur generischen App gibt es natürlich noch die Individualentwicklung. Da es aus Anbietersicht ökonomisch nicht sinnvoll ist, für jeden Kunden das Rad neu zu erfinden, bietet es sich an, ein Framework für die individuellen Implementierungen zu schaffen. SAPERION bietet die App iSAPERION seinem großen Partnernetzwerk als OpenSource an. Auf der Basis des Frameworks können Partner eigene Szenarien entwickeln.

Die Geschäftsanwendungen der ECM-Hersteller müssen sich natürlich an den erfolgreichsten Apps des Apple Stores messen: Sie müssen selbsterklärend und sehr simpel zu bedienen sein. Dies ist – obwohl das Thema Usability bereits seit längerem von den Softwarehäusern getrieben wird – beileibe noch keine Selbstverständlichkeit. So ist dann auch die App-Entwicklung für viele eine Entschlackungsübung.

Rechnungsfreigabe auf dem iPad

Mit iSAPERION ist uns eine selbsterklärende Anwendung gelungen, die auch dem Auge schmeichelt – das ist zumindest das Feedback, was uns aus den vielen Präsentationen bei Kunden und Interessente erreicht.

Blickt man über den großen Teich, stellt man fest, dass die führenden ECM-Anbieter bisher davon abgesehen haben, eigene iPhone/iPad Apps zu entwickeln. Dafür fanden sich meist Partner, die dies übernommen haben.

Schaut man über den Apple-Rand hinaus, wird es dünn. Nur sehr wenige Hersteller bedienen andere Plattformen, wie Blackberry oder Android. Dies hat unterschiedliche Gründe. Zum einen ist es sicherlich die Hype um die Produkte von Apple, an dem jeder gerne partizipieren möchte. Ein weiterer Grund ist sicherlich die Masse von Apps für die iOS-Plattform. Blackberry hat die Drittanbieter Anwendungen nie so in den Vordergrund gestellt, wie Apple.

Von der Freizügigkeit und den Vorteilen von Wolken

Dem weiteren Erfolg der mobilen Anwendungen wird ein anderer Trend helfen: Cloud Computing. Alle großen Anbieter bringen ihre Softwarelösungen in die Cloud. Lokale Festplatten und Speichersysteme werden zukünftig eine immer geringere Relevanz haben. Auch hier wird die Consumerization of IT ihren Betrag leisten. Anwender sind es heute gewohnt, Dienste wie Google Mail, Facebook oder Doodle zu nutzen. Sie legen ihre privaten Dokumente bereits in Dropbox, Box.net oder MobileMe ab, um von unterschiedlichen Rechnern aus Zugriff darauf zu haben. Sie haben ihren Lebenslauf bereits auf XING oder LinkedIn veröffentlicht. Und sie sind es im Zweifel auch gewohnt, monatlich einen bestimmten Betrag für Premiumdienste zu zahlen.

Mobile Geräte wie Telefone oder Tablett-PCs werden hiervon profitieren. Denn sie benötigen zum einen keine große „Festplatte“ und zum anderen brauchen sie keinen Zugriff auf die Massenspeicher am Arbeitsplatz beziehungsweise im Firmennetzwerk – denn die Daten liegen in der Wolke.

Daher fügt sich iSAPERION sehr gut in die Bestrebungen von SAPERION ein, die Private und Public Cloud zu bedienen.

Fazit

Ich kann für mein Umfeld mit Bestimmtheit sagen: die mobilen Geräte – insbesondere die von Apple – verbreiten sich immer stärker in Entscheiderkreisen. Und der Grund hierfür ist nicht die Summe an Features, sondern die einfache Bedienung, direkte Verfügbarkeit, das stylische Aussehen – vielleicht könnte man sagen, der Spaß am unkomplizierten Gerät.

Als nächsten Schritt planen wir eine Aktenlösung. Wie schon iSAPERION werden wir auch die Akte als OpenSource entwickeln und würden uns auch hier auf die Zusammenarbeit mit möglichst vielen Partnern freuen. Auch die Akte wird es nicht als Produkt geben, sondern als Mobile Solution.

 

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Written by Henning Emmrich in: invoice management,ipad | Tags: , ,

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