Nov
29
2011

Nachlese vom Records Management & Compliance Fachtag 2011 in Ffm

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in Social Business Systeme = SBS wandeln werden und er sieht ECM eher organisatorisch als Enterprise Change Management. Funktional sieht er noch typische, interaktive Web 2.0 Handhabungen, hinzu, wie bei Wikis, Blogs und Plattformen wie Facebook oder Google+.

Auch waren sich alle Vortragenden darin einig, dass von den beiden treibenden Kräfte Compliance und dem Teilen von Wissen (siehe auch Sir Francis Bacon: “Wissen ist Macht”) die letztere die eigentlich wichtige ist. Ich wies in meinem Vortrag auch nochmals auf die Erkenntnis der Veranstaltung ECM und Social Business – Eine wunderbare Freundschaft von Xing und IBM: wir befinden uns Mitten in einem kulturellen Wandel. Die Welt wird immer komplexer, so dass es auf die Vernetzung vieler Experten ankommen wird und damit bisherige Hierachien immer mehr aufbrechen und weniger wichtig werden. Und die Web 2.0 Anwendungen unterstützen genau diesen Prozess, genauso wie es Methoden des gemeinsamen Arbeitens wie das SCRUM (Einführung bei SAPERION) befördern.

Zum Teilen des Wissens stand die Sicht auf Akten überall im Vordergrund. Sämtliche fallbezogenen Datenobjekte (siehe Grafik unten) sollten egal über welche Anwendung erzeugt oder welchen Kanal ins Unternehmen gelangt, im Sinne einer unternehemensweiten Informationsstrategie den Weg in die elektronischen Akten finden, so dass die Mitarbeiter der Firma egal in welcher Abteilung an die relevanten Informationen gelangen. Nur durch dieses Teilen des Wissens werden die Teams im Unternehmen “bemächtigt”, die möglichst beste Lösung für das Endergebnis eines Prozesses zu erarbeiten (gilt auch für Innovationen).

Informationsmanagement: Eingangskanäle - Dokumente - Akten - Prozesse

Informationsmanagement: Eingangskanäle - Dokumente - Akten - Prozesse

Worum sich die ECM-Hersteller nun noch im Kontext des Records Managements kümmern müssten, damit das Teilen und Vernetzen noch besser funktioniert, ist die Integration der Social Business Anwendungen. Denn wenn an Lösungen via diesen Anwendungen an einem Fall gearbeitet wird, so sind auch diese Informationsobjekte im Sinne der Vollständigkeit in die Akte einzufügen.

Auch über eines meiner Lieblingsthemen, das Signieren von Dokumenten zum Verzicht auf Papier sowie das Authentisieren mittels neuem Personalausweis, konnte ich mich auslassen ;-)

Die abschließende Podiumsdiskussion griff die beiden Themen Cloud Computing und die Standardschnittstellen CMIS und XAM auf. Alle Hersteller sind mit ersten Angeboten auf Basis von Private Cloud am Markt, jedoch wären die deutschen Firmen weiterhin zögerlich, so der Tenor der Runde. Auch würden die Schnittstellen für die Interoperabilität von Content Management System (CMIS) genaus wie die Schnittstellen zur Ansprache von Storage Systemen (XAM) nicht wirklich von deutschen Kunden (am wenigsten im Mittelstand) nachgefragt. Daher würden die Hersteller eher noch zuwarten, bis es so weit ist.

MoReq2 als der europische Standard für Records Management hat sich nicht durchgesetzt, das nur ein Unternehmen zertifiziert wurde. Auch der vereinfachte Nachfolger MoReq2010 hat nach Meinung des ehemaligen MoReq Governance Board Mitgliedes Dr. urlich Kampffmeyer noch keine Akzeptanz gefunden. Des weiteren stellte Herr Kampffmeyer fest, dass das Thema Records Management sich in Deutschland noch immer sehr schwer täte und sich eher unter dem Begriff der Aktenlösung bewegt würde. Die Anzahl von “nur” 47 Anwensenden schien dies zu unterstreichen. Allerdings können wir erkennen, dass das Thema Personal- und Vertragsakte, das auch auf diesem Fachtag als eine der möglichen Anwendungen angesprochen wurde, bei unseren Kunden auf reges Interesse stößt.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,records management | Tags: , , , , ,

2 Comments »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Kaum ist das Event rum, schon gibt es interessante weitere Information zum Thema Records Management aus erlauchtem Munde. Nicht anderer als Obama selbst setzt sich für eine Reform des Umgangs mir Records im eigenen Hause ein, wie hier zu lesen ist:
    Präsident Obama & Records Management
    O-Ton Dr. Kampffmeyer:

    Vielleicht brauchen wir ja auch mal ein Machtwort von Angie um das Thema Records Management (oder Schriftgutverwaltung oder Organisationskonzept elektronische Verwaltunsgarbeit oder …) voranzubringen.

    Comment | 30 November 2011
  • Dr. Martin Bartonitz

    Der Artikel ist auch vom DOK.magazin veröffentlicht worden:
    http://www.dokmagazin.de/records-management-compliance-fachtag-2011

    Comment | 16 December 2011

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