Jul
08
2010

Nicht zu Ende gedacht: elektronisch übermittelte Gutschrift muss nach BMF-Schreiben vom 29.01.2004 qualifiziert signiert werden

Nachtrag vom 15.07.2010: Trotz vorheriger Absicherung durch amtliche Stellen waren Teile nicht richtig dargestellt, daher habe ich den Text nach Hinweis durch den Steuerbverater Peter tom Suden (Fibu-Lotse) an den entsprechenden Stellen korrigiert.

Dass Rechnungen, die elektronisch verschickt werden, qualifiziert signiert werden müssen, hat sich inzwischen rumgesprochen (siehe Post elektronischer Rechnungsaustauch – ein Buch mit sieben Siegeln? – eine Serie). Gut, weniger rumgesprochen hat sich, dass der Rechnungsempfänger (=Leistungsempfänger) vor der Sachbearbeitung einen Verifikationsbericht erstellen muss, um Integrität und Authentizität nachzuweisen. Elektronisches Dokument, Signatur und Bericht müssen dann noch GoBS-konform, sprich ordnungsgemäß (VOI:=revisionssicher) aufbewahrt werden.

Wie sieht das aber nun mit dem Gutschriftenverfahren aus?

Mit Gutschriftverfahren ist gemeint, dass nicht der Leistungserbringer eine Rechnung versendet sondern der Leistungsempfänger eine Gutschrift.  Dies ist also eine Selbstveranlagung zum Vorsteuer-Abzug und  ist systemisch bedingt durch die Gleichstellung von Rechnung und Gutschrift. Dieses Verfahren wir vermehrt im Automobilsektor verwendet.

Die Frage lässt sich zunächst ganz einfach beantworten, denn da gibt es das BMF-Schreiben vom 29.01.2004 in dem bei Textpassage 26 wie folgt zu lesen ist:

Eine Gutschrift auf elektronischem Weg ist zulässig. Dabei ist die Gutschrift durch den Leistungsempfänger mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. …”

Sprich, wenn ich die Gutschrift erstellt habe, signiere ich noch und verschicke sie. Aber!

Eigentlich müsste doch der Leistungserbringer signieren. So war es die Idee des §14  des Umsatzsteuergesetzes, vor Betrug zu schützen, wenn die Vorsteuer vom Leistungsempfänger gezogen werden soll. Ich, der Leistungsempfänger kann aber schlecht mit der Signaturkarte des Empfängers meiner Gutschrift, dem Leistungserbringer, signieren. Unklar im Schreiben bleibt aber auch, ob der Absender und/oder der Empfänger die Gutschrift archivieren muss. Eine Ausgangsrechnung wird in der Regel nicht während einer Prüfung nach Z1 – Z3  eingesehen, da die Daten im EDV-System vorliegen. Aber Peter tom Suden weist darauf hin, dass auch die Ausgangsrechnung nach GDPdU und GobS (Demnächst GoBIT) zu archivieren ist. Weiter sagt er: “Gutschriften sind “umgekehrte” Rechnungen und müssen genauso wie diese archiviert werden. Der Gutschriftssender archiviert Gutschrift und Signatur, der Gutschriftsempfänger die Gutschrift, die Signatur und den von ihm vor der Sachbearbeitung erstellten Verifikationsbericht zum, Nachweis von Authentizität und Integrität.”

Der unverständliche Hinweis im BMF-Schreiben wird bald hoffentlich richtig gestellt. Auf der anderen Seiten werden wir wohl den elektronischen Rechnungsverkehr auf “sichere Verfahren” umstellen. So wird es neben den Signaturverfahren auch andere, zwischen Partnern vereinbarte, sichere Verfahren des Austausches geben. Sende ich an viele Unbekannte eine elektronische Rechung, dann signiere ich. Tausche ich dagegen mit wenigen Partnern Rechnungen aus, dann vereinbare ich andere, sichere Verfahren. Hier ist Peter tom Suden skeptisch und der Meinung, dass “für KMU das Verfahren mit der elektronischen Signatur einfacher, weil transparenter und einheitlich ist.”

Etabliert hat sich daher schon jetzt ein Verfahren, in dem die beiden Vertragspartner eine Vereinbarung zum sicheren Umgang mit dem Gutschriftenverfahren unterschreiben (siehe Meldung der GS1) und dann muss die Gutschrift auch nicht signiert werden.

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