Oct
21
2010

Papierrechnung wegwerfen nach dem Scan: derf I des? Österreichs Situation

Im Anschluss an die deutsche und schweizerische Darstellung zum Thema Papiervernichtung nun auch eine österreichische Zusammenfassung. Hier der Hinweis, dass die folgenden Informationen ohne Gewähr gegeben werden. Man muss sich für eine gesetzlich haltbare Einschätzung den jeweiligen Einzelfall anschauen. Dafür die jeweiligen Prüfungsinstanzen (Wirtschaftsprüfer) zu konsultieren, ist ein guter Rat.

Die elektronische Archivierung ist im österreichischen Recht (leider) nicht definiert. Allerdings gehen die österreichischen Rechtsgelehrten davon aus, dass der Begriff der Datenverarbeitung nach dem Datenschutzgesetz  (DSG) auch die Aufbewahrung und Speicherung von Daten bezeichnet. Damit kann das elektronische Archivieren von Dokumenten und Daten ebenfalls darunter verstanden werden. Das bedeutet aber auch, dass für den Fall der elektronischen Archivierung von Dokumenten  die Bestimmungen des DSG zu beachten sind. Damit ergeben sich Implikationen für die Geheimhaltung personenbezogener Daten (soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht).

Gesetzlich ist grundsätzlich jedes Speichermedium zur Erfüllung der kaufmännischen und steuerlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten zulässig (Paragraf 190 Abs 5 UGB, Paragraf 132 Abs 2 BAO), und daraus folgern die Juristen, dass im Falle einer elektronischen Archivierung die Aufbewahrung der Originaldokumente nicht zwingend erforderlich ist.

Zentrale Bestimmungen in diesem Zusammenhang finden sich im Unternehmensgesetzbuch (UGB), in der Bundesabgabenordnung (BAO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Gemäß Paragraf 212 UGB ist eine Gesellschaft verpflichtet, ihre Geschäftsbücher und Bilanzen, Geschäftsbriefe und sämtliche Buchhaltungsunterlagen für eine Dauer von sieben Jahren aufzubewahren. Die Bestimmung des Paragraf 18 Abs 10 UStG enthält eine Sondervorschrift, wonach Dokumente im Zusammenhang mit Liegenschaften für eine Dauer von zwölf Jahren aufzubewahren sind. Für den Fall eines anhängigen Gerichtsverfahrens, in dessen Zusammenhang die Urkunden ein Beweismittel darstellen können, verlängert sich die siebenjährige Frist bis zum Ende des Verfahrens.

Paragraf 190 UGB normiert, dass sämtliche dieser Urkunden auch elektronisch aufbewahrt werden können, solange die Möglichkeit der jederzeitigen Abrufbarkeit besteht und alle Dokumente vollständig, unverändert und urschriftgetreu zur Verfügung stehen.

Auch nach den korrespondierenden steuerrechtlichen Bestimmungen sind sämtliche “Bücher” für eine Dauer von sieben Jahren aufzubewahren. Der Begriff “Bücher” umfasst Dokumente, die zur Bestimmung des steuerrechtlich relevanten Einkommens notwendig sind. Auch in diesem Zusammenhang besteht die Möglichkeit einer elektronischen Archivierung.

Die rechtlich relevanten Grundlagen hier im Überblick:

  • Rechtliche Grundlagen für die Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden
    • §131 BAO –Formvorschriften
    • §132 BAO –Aufbewahrung
    • §163 BAO -Sachliche Richtigkeit
    • §147 BAO –Prüfungsauftrag
    • §11 UStG –Rechnungsausstellung
    • Neu: §131 Abs. 1 Z 6:
      • Werden … Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.
    • Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle und nachträglicher Änderungen durch Protokollierung der Datenerfassung u. nachträglicher Änderunge

In Österreich ist es zulässig, Papier-Originale zu vernichten, sobald…

  • Belege revisionssicher (Vorsicht: betrifft auch, aber nicht nur die Software!),
  • auf geeigneten WORM-Medien (unter Abspeicherung auf einem wormfähigen Medium, wo Belege unlöschbar gespeichert sind - geregelt in der Umsatzsteuerrichtlinie RZ 2559 und der Information des BMF INFO/0002-FB Ust/05 v. 9.2.2005. Literaturtipp: Markus Oman, Peter Groschedl, eRechnung- die auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung. Notwendigkeit – Umsetzung – Nutzen, Verlag Österreich, Wien 2010.),
  • mit nachvollziehbaren Prozessen (hier wieder der Hinweis auf die Compliance-Gesamtbetrachtung von Software, Hardware, Organisation)

archiviert sind.

Ausnahmen gibt es u.a. folgende:

  • Umsatzsteuerrichtlinien: Ausfuhrnachweise im Original
  • Zollrechtsdurchführungsgesetz: Zollrechtlich relevante Belege 3 Jahre im Original
  • durch Bestimmungen anderer Länder (z.B. Belege mit deutscher Vorsteuer)

Der Ersatz der Papierrechnungen durch digitale (und signierte) Rechnungen sind ja schon lange im Gespräch. Irgendwann werden sie wohl doch von den digitalen Rechnungen ersetzt werden. Womit dann auch das Scannen entfallen würde – inwiefern man dann noch Daten aus den digitalen Dokumenten auslesen muss, werden die praktischen technischen Umsetzungen zeigen.

In diesem Zusammenhang auch ein Verweis auf die recht übersichtliche Darstellung der Wirtschaftskammer Österreich, der (nteressenvertretung der österreichischen Wirtschaft, zu den Erfordernissen für den Versand und die Archivierungs- und Prüfschritte elektronischer Rechnungen . Dazu gehört die Verwendung von digitalen Signaturen, Prüfprotokollarchivierung und die digitale Archivierung auf der Empfänger- wie Senderseite (aber bitte nicht auf CD oder DVD, wie dort als Beispiel angeführt, das sind keine Langzeitmedien!): Artikel Elektronische Rechnung und Vorsteuerabzug.

Zum Schluss – die Verlängerung der Faxrechnung…:

Per Telefax übermittelte Rechungen sind weiterhin bis Ende 2011 zulässig, siehe Erlass des BMF, GZ BMF-010219/0277-VI/4/2009 vom 10.11.2009: UStR 2000), Laufende Wartung 2009 11.2.3.4. Per Telefax oder E-Mail übermittelte Rechnung. In Rz 1564 wird die Jahreszahl geändert. Rz 1564 lautet: Auch bei Rechnungen, die per Telefax oder E-Mail übermittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen. Diese gelten nur als Rechnungen, wenn sie mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen sind oder im Rahmen des EDI-Verfahrens übermittelt werden. Bis zum Ende des Jahres 2011 können Rechnungen  also weiterhin mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelt werden.

Post to Twitter Post to Delicious Post to Digg Post to Facebook Post to MySpace

Download PDF
Written by Dr. Helmut Szpott in: deutsch,records management | Tags: , , , ,

No Comments »

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment


four × = 12

Theme: TheBuckmaker.com Web Templates | Bankwechsel Umschuldung, Iplexx IT Solutions