Aug
08
2011

Quo vadis BPM? Wird nun Alles viel sozialer? Content-orientierter?

Der Frage, wo es denn mit den der Märkten für BPM und ECM hingeht, hatte ich schon einige Male selbst behandelt, zuletzt z.B. in dem Artikel Es wächst zusammen, was zusammen gehört: BPM und ECM. In Gleichberechtigung? Oder wird einer assimiliert?

Nun hat Prof Allweyer auf seinem Blog Kurze Prozesse eine wichtige Rezension zu dem neuen Buch Social BPM, einem Sammelband zu Trends und Ausblicken von Software zur Unterstützung in Geschäftsprozessen, veröffentlicht. Darin sind einige Bestätigungen meiner Glaskugelschauen enthalten als auch Punkte, die wir selbst schon für unser nächstes Release in die Planung genommen haben.

Gut gefallen hat mir sein Intro, in dem er auf die Kritiken eines zu mechanistischen Prozessmodells der “alten” Worklow Engines mit ihren Flussdigrammen anspricht. Auch hierzu hatte ich mehrfach geschrieben. Nur ca. 30-40 % unserer Prozesse verlaufen in klaren Bahnen. Der überwiegende Teil bewegt sich in einem Spannungsfeld von Wissensmanagern, die hauptverantwortlich eine komplexere Aufgabe abarbeiten. Hier fallen je nach Situation unterschiedlich viele Teilaufgaben an, die der Fallbearbeiter entweder selbst abarbeitet oder Kollegen bzw. Externe um Zuarbeit bittet. Und da sind wir dann mitten im Case Management, das selbst einen größeren Raum in dem Buch einzunehmen scheint. Demnach sind wir auch hier auf dem richtigen Weg. Ein Beispiel hatte ich in diesem Artikel schon gebracht: Case Management (Fallsteuerung) am Beispiel der Berufsbetreuer.

Schauen wir uns nun aber an, welche Aspekte Herr Allweyer zusammenfasste:

Kollaboratives Entdecken und Entwickeln von Prozessen, z. B. durch die Nutzung einer gemeinsamen Modellierungsplattform mit Kommentierungs- und Diskussionsmöglichkeiten.

Dieses Thema sind wir mit der Integration des Process Editors von Signavio angegangen. Das kollaborative Erfassen von Geschäftsprozessen für eine professionelle Dokumentation ist eine der Stärken dieses Produkts, wie z.B. in diesem Artikel schon diskutiert: Ist collaborative BPM auch eine effiziente Methode zur Erhebung von Geschäftsprozessen?

Zusammenarbeit bei der Prozessdurchführung, z. B. indem man aus einer Anwendung heraus jederzeit eine Diskussion mit Kollegen und Experten anstoßen und diesen hierfür Zugriff auf die Informationen des betreffenden Falls geben kann. Umgekehrt können jedem Bearbeiter eines Prozesses die Kontextinformationen zur Verfügung stehen, also z. B. bereits erfolgte Diskussionen. Herkömmlich werden auftretende Fragen häufig außerhalb der zur Prozessunterstützung verwendeten Anwendungen diskutiert. Damit stehen die betreffenden Informationen später nicht mehr zur Verfügung.

Hier spielen die ECM-Hersteller mit ihrem Dokumenten-zentrierten Prozessansatz ihre Stärken aus. Den das Thema Datensicherheit und Nachweis der Einhalt von Regeln muss beide Seiten bedienen: Wie ist der gelaufen und wer hat was an den Inhalten gemacht. Auch hierzu hatte ich schon geschrieben: Spielt Compliance den ECM-Systemen einen Vorteil gegenüber BPM-Systemen in die Hand? Zudem haben wir mit der neuen Version 7 die Möglichkeit der Einbindung von Mashups in die Benutzeroberfläche ermöglicht. So ist es möglich, zu den erfassten Prozessbeteiligten z.B. ein Mashup zum Aufbau eines Chats zu integrieren.

Intuitivere Präsentation und Interaktion, z. B. indem anstehende Aufgaben nahtlos in die individualisierte Startseite eines Mitarbeiterportals eingebunden werden, wo zugleich die Funktionen eines sozialen Netzwerks zur Verfügung stehen, die im Rahmen der Prozessausführung mit genutzt werden können. Die Bedienung über Smartphones lässt sich ebenfalls integrieren. Auch können Mitarbeiter etwa bestimmte Ereignisse aus Prozessen “abonnieren”, so dass sie über einen Kurznachrichtendienst informiert werden, wenn die betreffenden Ereignisse eintreten.

Auch hier haben wir über den neuen Web Client, der mit der Version 7 gekommen ist, gute Karten. Dieser basiert auf dem Framework ZK und besteht aus Komponenten, die entsprechend einzeln in Portale eingebaut werden können. Auch mit dem iPhone und dem iPad sind inzwischen Anbindungen via iSAPARION unterwegs. Das Thema Abonnements ist eines der Roadmap für das nächste Release.

Analyse von sozialen Interaktionen und automatisches Erkennen relevanter Ereignisse: Hier reichen die Vorschläge der Autoren von der Definition einfacher Ereignisse, wie z. B. der Beitritt eines neuen Mitglieds zu einer Gruppe, bis zur textbasierten Analyse der Diskussionen und Inhalte einer sozialen Plattform. Damit kann man relevante Muster identifizieren, die z. B. auf bestimmte Probleme hindeuten, so dass frühzeitig reagiert werden kann.

Dieser Aspekt läuft bei uns inzwischen unter dem Stichwort Context Awareness. Ähnlich wie inzwischen viele Systeme im Auto dem Fahrer helfen, sich besser in der Umgebung, in der er sich gerade aufhält zu unterstützen, sollten auch der Fallbearbeiter mehr Hilfen angeboten bekommen.

Einbindung von sozialen Technologien und Plattformen für die Interaktion mit Kunden und anderen Geschäftspartnern im Rahmen von Prozessen

Auch diese ist ein interessantes Thema. Denn hier spielen wieder Compliance-Themen hinein. War schon das E-Mail-Management eines, was sicherstellen soll, dass elektronisch übermittelte, geschäftsrelevante Dokumente gemäß den GoBS-Richtlinien aufzubewahren sind und optimal direkt zugehörigen Akte, so wird auch der eine oder andere Disussionsverlauf wichtig sein, in der Akte zu landen. Zum Nachweis, was zu einer Entscheidung geführt hat.

Aufbau von Communities, in denen Erfahrungen und Best Practices über bestimmte Prozesse u. ä. ausgetauscht werden.

Das ist eines der schwierigeren Themen. Denn Best Practices zu schreiben kostet Zeit. Und diese haben viele Sachbearbeiter aufgrund der erhöhten Schlagzahl in den Prozessen kaum noch. Daher bleiben diese Inhahlte meist in den Köpfen der Experten. Das muss aber grundsätzlich nicht schlecht sein. Denn die Alternative wäre eine Expertendatenbank, in der aufgeführt ist, wer wozu etwas beitragen kann. So kann man den Experten zumindest finde und ihn dann befragen. Best Practices sind übrigens mit die meistgelesensten Artikel auf unserem Blog.

Herr Allweyer schließt mit der Erkenntnis, dass es beim social BPM noch an Praxis fehlt. Eigentlich nicht so verwunderlich, stehen wir doch noch sehr am Anfang:

Das Fehlen überzeugender Praxisbeispiele zeigt einmal mehr, dass das Thema noch recht weit am Anfang steht und praktische Erfahrungen erst noch gesammelt werden müssen. Sicherlich werden aus der Praxis heraus auch noch ganz neue Erkenntnisse und Einsatzmöglichkeiten gefunden. Auch wenn es noch keinen einheitlichen Social BPM-Ansatz gibt, liefern die Beiträge dieses Sammelbandes zumindest eine Menge von wichtigen Denkanstößen für den Einsatz neuer Technologien im Prozessmanagement. Die stärkere Fokussierung auf die an den Prozessen beteiligten Menschen und ihre Zusammenarbeit ist auf jeden Fall begrüßenswert.

Ich erachte das Thema social BPM als einen wichtigen Quantensprung. In unseren Prozessen arbeiten kreative Köpfe, die immer mehr Verantwortung übertragen bekommen. Denn sie kennen sich am besten aus, was der jeweils sinnvollste nächste Schritt ist. Und wenn sich solche Experten in dieser Art vernetzen können, sollte der Aufwand für eine Lösung von anstehen Herausforderungen deutlich minimiert werden können. Aber Vernetzung braucht auch hochgradige Organisation, sonst fehlt das nötige Vertrauen in das gemeinsame Arbeiten, so Prof. Peter Kruse, siehe in Standardisierte und qualitätsgesicherte Prozesse sind die Basis für ein intelligentes Netzwerk, so Prof. Peter Kruse

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,process management | Tags: , , ,

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