Feb
20
2011

SharePoint und SAPERION: S1 plus S2 ergibt S3

Eine der konsequenten Microsoft-Botschaften ist seit Jahren, den Informationsarbeiter (“Information Worker”) an seinem digitalen Arbeitsplatz mit brauchbaren Werkzeugen zu unterstützen. Microsoft Office ist wohl auch aus diesem Grund über Textverarbeitung, Kalkulation und Präsentation hinaus vervollständigt worden: in eine Office Suite, die einfacher weil integrierter suchen, kommunizieren und ablegen kann. Der Mailserver Exchange, das Intranet/Extranet/Internet SharePoint und die Webkonferenz- und Präsenzlösung OCS/Lync sind unter die Haube Microsoft Office geschlüpft.

Von vielen Herstellern aus der klassischen Dokumentenmanagement-, Workflow- und Archivwelt wurde SharePoint seit der Version 2010 als Mitbewerb wahrgenommen. Verständlich, weil Microsoft selbst diese Botschaft weltweit transportiert hat, dass SharePoint Dokumentenmanagement und Prozessunterstützung nun selbst könne. SharePoint sei nun mehr als ein Intranet! Der Marktmacht von Microsoft setzen einige Stimmen aus dem ECM-Beratungsumfeld entgegen, dass SharePoint keine vollständige ECM-Lösung ist. Faszinierend aber, dass Microsoft durch sein Marketing die Wahrnehmung und Aufmerksamkeit enorm verstärkt hat, was das Managen von Informationen von Words, Excels usw. angeht, und zwar über die “Eigenen Dateien”, Outlook-Ordner oder öffentlichen Laufwerksverzeichnisse hinaus. Enterprise Content Management ist ein Thema in den Fachbereichen und das ist gut so.

SharePoint ist ein Werkzeug, dem jeder begegnet, der sich mit Informationsmanagement (in welcher Dreibuchbstabenausprägung auch immer es daherkommt) befasst. Damit kann es sein, dass SharePoint diese Diskussion zumindest – an der Benutzer-Oberfläche – am Anfang dominiert. Wer die Musik macht, führt? Also alles SharePoint im ECM-Land? Nein, meiner Ansicht nach nicht, denn SAPERION und SharePoint sollten sich ergänzen, denn es sind beides valide  Systeme mit ihren Schwerpunkten. Es besteht keine Notwendigkeit, künstliche Abgrenzungen zu treffen. In der Praxis – und da spreche ich aus der Erfahrung als Lösungshaus mit jahrelangen SharePoint- und SAPERION-Projekten (mit getrennten, kombinierten und verwobenen Lösungen) – zeigt sich recht bald, wohin ein Lösungsszenario eines Kunden steuert. Artaker Computersysteme ist in der glücklichen Lage, nicht ein S1-Lösungsprojekt machen zu müssen, wenn es eigentlich besser ein S2-Lösungsprojekt (S1 oder S2: SharePoint oder SAPERION) wäre. Seit es SharePoint 2010 gibt, ist allerdings die Chance auf ein S3-Lösungsprojekt enorm gestiegen (S3: SharePoint + SAPERION) und dies ist ein zukunftsträchtiger Weg!

Hier exemplarisch einige Erfahrungen:

  • Dokumentenmanagement schütteln beide Systeme aus dem Ärmel
  • Prozessunterstützung (Workflow) ist in SharePoint auf simpelste Weise enthalten, aber hier ist SAPERION durch die eingebauten Workflow-Funktionalitäten (Ad hoc-Workflow, BPMN-basierte Workflow Engine) immer noch im Vorteil – allerdings relativiert sich das in Projekten, wenn man zugesteht, dass es eine ganze Industrie gibt, die diese fehlenden Standards in SharePoint relativ preisgünstig nachliefern (wie externe Workflow-Maschinen mit freundlichen Oberflächen à la Nintex oder k2 bzw. eher umständliche Microsoft-”interne” Modellierungen auf Visio und seinen Umwandlungen über die Visio Services, außenvorgelassen die Lizenzthemen, denn für die Nutzung müssen Visio und die Enterprise Features gekauft werden). Auch die Möglichkeiten der Business Connectivity Services BCS, die SharePoint erlauben, mit externen Daten wie mit eigenen Listen zu arbeiten, haben den Schmerz vermindert, Integrationsprojekte mit ERP-Systemen umzusetzen.
  • Die Benutzeroberflächen von SharePoint kommen Office-like daher und können darauf zählen, dass Benutzer entweder SharePoint schon einmal gesehen haben (Marktmaschine Microsoft!) oder sich durch die Kombination von Ribbons (kenne ich aus Word usw.) und bekanntem Internet-Feeling schnell zurechtfinden. SAPERION bringt einen eigenen Client mit, auch dort Ribbons (seit der aktuellsten Version, sehr schön!) aber eben doch anders. Der Zugang zu SharePoint ist durch den kompletten Einbau in Menüpunkte von Office 2010-Anwendungen überhaupt versteckt, im Reiter “Datei” (wird als Backstage bezeichnet, spricht natürlich die Musiker unter uns an) habe ich mein Dokument im SharePoint veröffentlicht, gespeichert oder versandt. Das kann wohl nur Microsoft selbst – das ist mehr als Integration, das ist das Produkt selbst.
  • SharePoint ist eine Webanwendung, also ein Intranet, ein Extranet und auch ein Internet-Webauftritt (Homepage hätten wir früher wohl gesagt). SAPERION nicht. Wenn es um Web 2.0-Anforderungen geht (Wikis, Blogs, Tags mit “I like it”, Xing-/Linked in-/Facebook-artigen Netzwerk-Meldungen, Organisations-Browsern, personalisierbaren Arbeitsbereichen inklusive einem “Persönlichen Intranet” im Intranet usw.), dann kann das ein Intranet heutzutage, aber da verlässt sich SAPERION auf andere Werkzeuge (wie SharePoint).
  • Compliance ist mit SharePoint nicht ohne Erweiterungen und nicht ohne Komplexitäten abzubilden. SAPERION bietet das in jeder Faser. Durch den Ausbau von “Records Management”-Funktionen hat SharePoint 2010 allerdings einen starken US-amerikanischen Ansatz eingebaut bekommen. Die Unterschiede im Verständnis, was “Records” allerdings sind, gehen in Europa und Amerika allerdings noch auseinander. Löschverhinderung und automatische Bearbeitungssperre über die Zeit könnten – wenn die Mechanismen weiter ins Herz der Lösung wandern, einige aber nicht alle Anforderungen abdecken, die klassische Archivsysteme im Kern abdecken.
  • Die Ausrichtung der Lösungen ist unterschiedlich: SharePoint ist aufs Teilen von Informationen und die Zusammenarbeit aus, SAPERION hat Compliance und Prozesssteuerung am Herzen. Daher sind Lösungen z.B. für die Projektzusammenarbeit , Helpdesk-Lösungen oder Geschäftsfall-Akten in vielerlei Ausprägungen, wenn es auf den Austausch zwischen internen wie externen Personen ankommt, für SharePoint wie gemacht. Durch die Mobilität vieler Mitarbeiter steigt hier aber auch der Druck, Oberflächen für die mobile Bearbeitung (im Gegensatz zu mobiler  Benachrichtigung per Mail) bereitzustellen – SAPERION ist mit dem iPad-App auf dem richtigen Weg ;), SharePoint bietet das mit einer “mobilen Ansicht” bereits im Standard an.
  • Plattformen: SharePoint verlangt Microsoft-Technologien (Benutzerverwaltung, Datenbank, Betriebssystem, Office Clients usw.), SAPERION kann mit mehr Plattformen umgehen. Die Integration mit Branchen- oder Standardanwendungen (SAP, Dynamics usw.) ist mit SAPERION immer noch einfacher, geübter, reibungsloser als mit SharePoint. SAPERION hat schlanke Anforderungen an die Hard- und Softwarevoraussetzungen. Bei SharePoint-Projekten stößt es immer auf, dass die Systemvoraussetzungen für SharePoint als gierig zu sehen sind (mind. 12 GB RAM, 64bit-Systeme …) – aber auch da hilft keine Diskussion, das ist einfach so. Wem das zu viel ist, dem bietet die Cloud-Strategie in Zukunft Auswege.
  • SharePoint ist meist schon im Unternehmen vorhanden. Mindestens als Bestandteil des Windows Server-Infrastruktur (gratis, Foundation Services). Ein einfaches Intranet einzurichten kostet also meistens keine Lizenzen. SharePoint ist daher für viele CIOs als Oberfläche für alle Benutzer gesetzt und die Funktionen, die SAPERION bietet, und zwar im Standard (E-Mail-Archiv, umfassende Workflow-Steuerungen, Geschäftsfall-Akten-Lösung, COLD-Archivierung, ERP-Integrationen usw.), dort zumindest anzuzeigen, ist ein häufiger Wunsch.

SAPERION und SharePoint bieten also verschiedene Ansatzpunkte, um Lösungen anzubieten. Letztlich ist der entscheidene Erfolgsfaktor ja die Übereinstimmung von Anforderung mit bereitsgestellter Funktion auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Eine ECM-Lösung ist ja eine organisatorisch verankerte  Optimierung von Geschäftsprozessen – also ein Arbeiten ohne Suchen, ohne Doppelarbeiten, nachvollziehbar und effizient. Das kann man mit S1 wie mit S2 erreichen – im besten Fall, als Kombination aus dem Besten beider Lösungen – aber in Kombination S3: SAPERION + SharePoint.

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Written by Dr. Helmut Szpott in: deutsch,general,sharepoint | Tags: ,

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