Sep
26
2011

Steuervereinfachungsgesetz endlich abgesegnet – worauf sollte unbedingt geachtet werden – IKS inklusive

Wie schon in meinem letzten Post als Nachlese vom Signaturtag des VOI und der TeleTrust berichtet, wurde am letzten Freitag endlich das Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet, so dass nun rückwirkend zum 1.7.2011 Rechnungen elektronisch auch ohne qualifizierte Signatur ausgetauscht werden können. Das vereinfachte Verfahren soll in Deutschland jährlich 4 Millarden € einsparen.

Es sollten gerade beim Austausch ohne Signatur besonders zwei Dinge beachtet werden, damit es mit der Steuerprüfung und dem Vorsteuerabzug gut geht. Der Steuerberater Peter tom Suden, der auf unserem Blog auch schon einige Male “zu Wort gekommen” ist, hat auf XING noch folgende Informationen hinterlassen, die recht nnützlich sind, im compliant zu sein:

Wenn der Rechnungsempfänger keine Zustimmung zum elektronischen Rechnungsdatenaustausch erteilt hat, und der Rechnungssteller schickt ihm gleichwohl eine elektronische Rechnung, dann ist nicht ordnungsgemäss abgerechnet. Ohne Zustimmung geht eben nur Papier.

Zwar gibt es zivilrechtlich keinen Anspruch auf Erteilung einer formellen Rechnung. Allerdings gibt es ohne Rechnung eben auch keinen Verzug (§268 BGB). Und ohne Verzug keine aktive Legitimierung des Rechnungsstellers.

Ohne formgültige Rechnung liegt kein legaler Buchungsbeleg vor, und zwar auf beiden Seiten nicht. Es würde also ohne Beleg gebucht; mit allen Folgen für die jeweils eigene Rechnungslegung, den Jahresabschluss und die darauf aufbauenden Beschlüsse.

Sodann gibt es noch den § 26a UStG, der künftig wohl eine grössere Rolle spielen wird.

Und erst dann – also am Ende der Betrachtung – kommen wir zum stark überschätzten Problem des VSt-Abzugs. Hier sind die Probleme immer dann heilbar und erzeugen nur Zinsfolgen, wenn es den Rechnungssteller noch gibt. Der stellt dann per Papierrechnung die Ordnung einfach wieder her und -bis auf die Zinsen- ist alles gut.

Sein Fazit daher: Nie ohne beweisbare Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch Rechnungsdaten austauschen; und in der Zustimmung sollte dann auch das Transmissionsverfahren zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität der Rechnung geklärt sein:

  • qualifizierte Signatur
  • EDI
  • interne Prüfprozesse

Und sein Schlusssatz ist ebenfalls zu beachten, denn da freuen sich die Hersteller von Archivierungssytemen, was aber auch gleich die oben erwähnten Einsparungskosten dämpfen wird:

Wer auf die Signatur verzichten will – als Rechnungsempfänger, wohlgemerkt – der kann das mit dem Rechnungssteller so vereinbaren. Vom Rechnungsempfänger wird dann eben ein eingerichtetes IKS und ein wie auch immer geartetes DMS verlangt, das zu jeder Zeit alle Geschäftstransaktionen und -prozesse nachvollziehbar überspannt und dabei Prozesssicherheit herstellt.

IKS steht hier für Internes Kontrollsystem. Wer sich dazu näher informieren, dem steht eine Artikelserie unserer neuen Produktmanagerin Christine Mummert zur Verfügung, die sich mit ihrer Masterarbeit zu diesem Thema beschäftigt hat.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,invoice management | Tags:

1 Comment »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Noch ein kurzer Hinweis: der dritte Weg ohne Signaturen ist nur in Europa gangbar. Außerhalb Europa kann es anders aussehen. Herr Wendeburg von unserem Partner Authentidate hatte in einer eigenen Stellungnahme mit recht darauf hingewiesen dass

    Darüber hinaus ist in anderen Ländern, wie z.B. der Schweiz, Israel oder Lateinamerika, der Einsatz elektronischer Signaturen zwingend für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgeschrieben. Die Nutzung alternativer Verfahren, wie z.B. „innerbetrieblicher Kontrollverfahren“ ist in diesen Ländern ausgeschlossen.

    Wer also international Rechnungen elektronisch austauschen möchte, der wird nicht um das qualifizierte Signieren oder das EDI-Verfahren herumkommen.

    Comment | 30 September 2011

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