SAPERION Blog

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)

Die Arena mal ohne Schalkes Spielwiese, die sich gerade draußen sonnte

Ich war vorgestern auf der sehr gelungenen Veranstaltung DMSspecial 2011 unseres langjährigen Partners Laufenberg. Gelungen aufgrund des Mixes der Vorträge rund um das Thema Dokumentenmanagement. Gelungen für uns selbst, da fast jeder der Vorträge einen Bezug zu SAPERION hatte. Gelungen, da die abschließende Keynote uns allen gezeigt hat, wie einfach unsere Informationstechnologien angegriffen werden kann, inklusive Live-Angriff im Internet und wie wichtig damit die IT-Complinace ist (siehe Artikelserie zum Internen Kontrollsystem). Und besonders gefallen konnte der Veranstaltungsort, die beeindruckende Veltins Arena auf Schalke.

Und als gebürtiger Dortmunder und daher mit einem Herz für die Borussia war das nochmal was Besonderes, den Platz des Trainers zur Pressekonferenz zusammen (more…)

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

So, das ist mein erster Post hier und ich möchte ein Best Practice einer Workflow-Umsetzung bringen, der für uns gleich zweifach neu ist. Einer unserer langjährigen Kunden hat mit uns ein Szenario implementiert, mit dem gleichzeitig der Bestellvorgang als auch die anschließende Rechnungsfreigabe mit demselben Workflow abgewickelt werden kann. Die Basis für die Sicht auf alle Informationsobjekte ist die neue Aktenfunktionalität, die nun in unserer aktuellen SAPERION ECM Version 7.1 zur Verfügung steht. Diese Anwendung wird von über 100 Mitarbeitern genutzt und man verspricht sich eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.

Wo lagen die Verbesserungspotenziale?

Bisher wurde der Bestell- und Rechnungsfreigabeprozess papierbasiert durchgeführt. Dies war in mehrfacher Hinsicht ineffizient:

• doppelte Dateneingaben
• unvollständige Laufmappen, deren Status und verbleib unklar war
• lange Durchlaufzeiten, da Verantwortliche umständlich gesucht werden mussten
• Einhaltung interner Regularien nicht gewährleistet
• später Überblick der zukünftigen Lieferantenforderungen im Controlling

Lösungsbeschreibung

Die Akte als Dreh- und Angelpunkt (more…)

Letzte Woche – also am 25. und 26. Oktober 2011 – habe ich in Frankfurt am Main gleich drei interessante Veranstaltungen, die Digital Touch, Voice + IP und Be Connected besucht. Diese fanden erstmals zeitgleich im Portalhaus unter der Regie der Messe Frankfurt statt. Die Fragen, mit denen sich dort die rund 1.500 Kongress- und Messeteilnehmer befassten waren z. B:

• Wohin steuert die Business- und Kundenkommunikation von morgen?
• Welche Technologien und Trends setzen sich durch?
• Welche Möglichkeiten sind heute schon nutzbar?
• Wie sieht der Arbeitsplatz von (über-)morgen aus?

Die Antworten reichten von Visionen, über wage Vermutungen, bis hin zu konkreten Strategien. Das Fazit von Herrn Thomas Schröder, Geschäftsführer von Microsoft Deutschland, fand ich sehr treffend. Er betonte:

Die IT-Industrie ist gefordert, Unternehmen mehr und besser zu beraten: Sie muss Firmen im ersten Schritt dabei unterstützen, die (more…)

Ich liege gerade in den letzten Zügen der Arbeiten an unserem neuen Whitepaper zum Thema der Archivierung von Web-Auftritten und bin auf den im Folgenden beschriebenen, eher skurilen Anwendungsfall gestoßen. Skuril sage ich nicht, weil es an der Sinnhaftigkeit mangelt. Es ist mal wieder ein typsicher Fall der deutsche Mentalität des Überregulierens, die hier wieder zugeschlagen hat. Denn hier drohen Strafen bis zu 10.000 €, wer die Reglen nicht einhält. Aber schauen wir mal hin:

Der Wunsch unserer Staatsarchivare

Auch im digitalen Zeitalter möchten die Archivare der Nationalbibliothek ihren ursprünglichen Auftrag zur Wahrung  und Dokumentierung des Kulturerbes nachkommen. Da sich dieses aber mehr und mehr in das Internet verlagert, möchte man nun auch die dort dargestellten Gedanken der Deutschen archivieren und für zukünftige Generationen bewahren.

Es wird mir sicher jeder zustimmen, dass das an sich ein guter Gedanke ist. Der Knackpunkt in der Umsetzung ist nur, dass die Urheber selbst ihre Werke in der Nationalbibliothek abliefern müssen, statt dass man diese einfach selbst einsammelt. Wie es z.B. schon Google für die ganze Welt tut. Was zwingt aber nun zur Abgabe?

Pflichtablieferungsverordnung – PflAV

Am 23.10.2008 trat die neue Verordnung (more…)

Ich war gestern Abend auf der gemeinsamen Veranstaltung ECM und Social Business – Eine wunderbare Freundschaft von XING und IBM in Köln und hatte Gänsehaut! Auslöser war die mehrfache Feststellung des wahrnehmbaren kulturellen Wandels durch die neuen Social Media Anwendungen wie Wikis, Blog und ganz besonders von Anwendungen wie Facebook und Google+. So hat IBM z.B. schon länger Wikis im Einsatz und mittlerweile auch ein eigenes Facebook. Und gerade mit Letzterem sei zu bemerken, dass die Menschen im Unternehemen sich schnell untereinander vernetzt haben und losgelöst von Hierarchien Lösungen zu aktuellen Herausforderungen untereinander erarbeitet haben. Menschen übernehmen damit immer mehr Verantwortung und was viel wichtiger ist: es wird kooperativ Wissen geteilt und nicht mehr konkurrierend gehortet. Damit erhöhen sich die Lösungsvarianten, sprich die innovativen Kräfte im Unternehmen.

Dieser kulturelle Wandel, der von den neuen Sozialen Medien befeuert wird, führt zu einem Paradigmenwechsel in unserem Denken. War es früher so, dass in Meetings sich die Teilnehmer hinter einen Lösungsweg stellten und es um dessen Verteidigung ging, sprich Sieg oder Niederlage und damit Gesichtsverlust. So wird jetzt vermehrt zusammen gekommen, um aus den vielen Lösungsalternativen gemeinsam eine möglichst noch bessere zu entwickeln. Die Teilnehmer sind nun offen für ein Umdenken. Sie gehen davon aus, dass ihr eigenes Modell nur solange richtig ist, bis neue Erkenntnisse zu anderen Rüchschlüssen führen.

Diese Treffen setzen zudem eine andere Besprechungskultur voraus: Die alte Einstellung “ich bin der allein richtig Wissende” wandelt sich in (more…)