Nov
20
2009

Technische Dokumentation 2.0 – Teil 2: Wiki statt Mail Ping Pong

Das Wissen der Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Schätze eines Unternehmens. Leider ist es manchmal schwierig, diese Schätze zu heben, wenn man nicht weiss, wo sie liegen. Das führt oft dazu, dass lange Maildiskussionen geführt werden, ehe man weiss, wer das Wissen, das man gerade benötigt hat und in welcher Form es vorliegt.

Gerade wenn es um interne Systemabläufe in komplexen Client- Server Anwendungen geht, wie es bei SAPERION der Fall ist, geht bei einer solchen Suche viel kostbare Zeit verloren. Und das Ende vom Lied ist, dass man zwar für den Moment die Frage beantworten kann, aber 4-5  Monate später die gleiche Prozedur von vorne anfängt. In der Zwischenzeit hat man die Informationen wieder vergessen und kann sich nur dunkel daran erinnern, dass man diese Frage schonmal beantworten konnte.

Aus diesem Grunde wurde als ein weiteres internes Projekt der Dokumentationsabteilung der Aufbau einer zentralen Systemdokumentation beschlossen, in die alle entsprechenden Informationen einfliessen sollten. Wie es bei solchen Projekten üblich ist (bzw. üblich sein sollte) wurde zu Beginn eine Anforderungsmatrix erstellt, die Grundlage war für die Suche nach der richtigen Technologie. Das System sollte folgende Funktionen bieten:

  • webbasierte Anwendung
  • einfache intuitive Bedienung
  • Benutzerverwaltung/Freigabemechanismen mit Gruppen und Rechten
  • kostengünstig (möglichst Open Source)
  • Im- und Export des Inhalts nach HTML bzw. XML zur Weiterverwendun
  • Kommentarmöglichkeit
  • Automatisches (konfigurierbares) Inhaltsverzeichnis

Die Technologien, die daraufhin in die engere Wahl gezogen wurden, waren Blogs, Foren und Wikis. Bei näherer Beschäftigung mit diesen Collaboration Tools kristallisierte sich sehr schnell heraus, dass Wikis die geeignete Form darstellen. Wikis wurden genau dafür entwickelt, um online auf eine sehr einfache Art und Weise Wissen zu sammeln. Blogs sind für Knowledge Management dann geeignet, wenn man als Einzelner Informationsschnipsel für sich sammeln und diese anderen zur Verfügung stellen will. Foren hingegen sind für die Gruppenarbeit ausgelegt, hier jedoch liegt der Fokus in erster Linie auf der Diskussion und nicht auf der nachhaltigen Wissensspeicherung. Foren eignen sich sehr gut als Supportinstrument.

Nach der Entscheidung für die Technologie musste noch die richtige Wiki Engine gefunden werden. Und ja, Wikipedia ist keine Wiki-Engine, sondern die Anwendung einer solchen. Am Anfang standen viele dieser Grundsatzdiskussionen und Begriffsklärungen, die nunmal üblich sind, wenn neue Technologien eingeführt werden sollen.

In die engere Wahl kamen schließlich drei Wiki Engines: Dokuwiki, MediaWiki und MoinMoin. Alle drei sind bewährte Engines, die schon in größeren Projekten eingesetzt wurden:

Die Entscheidung fiel schließlich auf MoinMoin. In erster Linie waren für diese Entscheidung folgende Punkte ausschlaggebend:

  • Wiki Artikel werden (anders als bei MediaWiki) als Text gespeichert und können so auch über die Versionsverwaltung gesichert werden. Es ist kein zusätzlicher Datenbankserver erforderlich
  • Die Möglichkeiten der Benutzerverwaltung sind im Vergleich am umfangreichsten. Zugriffsrechte können sehr fein granuliert werden.
  • Der grafische Editor verdient diesen Namen tatsächlich. Bei den anderen beiden Kandidaten handelt es sich um eine pseudo-grafische Darstellung.

Die Einführung der Wiki-Technologie erforderte einen langen Atem.  Dessen sollte man sich bewusst sein, wenn man ähnliche Projekte plant. Mittlerweile wurde das Wiki um neue Anwendungsfälle erweitert. So wird es u.a. für die Koordinierung von Softwareprojekten, Projektdokumentation und für die Beschreibung technologischer Grundlagen als Basis für künftige technische Dokumentationen verwendet.

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Written by Karsten Krumrück in: company,deutsch,language | Tags: , ,

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