Nov
17
2010

Über unsere meistgelesenen Beiträge: Compliance, Personalausweis und die Akzeptanz der BPMN

In dieser Woche ist inzwischen unser vierter Artikel über die tausender Marke der Lesungen gesprungen: Compliance ist keine Mode sondern hat eine lange Tradition. Er geht u.a. auf das bisher geringe Kontrollieren der Einhaltung von Regeln gerade im Mittelstand ein.

In der letzten Woche ist unser aktueller Dauerbrenner über die 6.000er Marke gesprungen: Ich habe ihn, meinen neuen Personalausweis (zumindest Test-…). 3.500 Lesungen allein in den letzten 30 Tagen. Hier habe ich im Februar über erste Tests mit meinem Testausweis geschrieben. Ab dem 1. des aktuellen Monats kann man sich den neuen Personalausweis bestellen. Wer dazu in Google nach “Kartenlesegerät Personalausweis” sucht, findet den Artikel auf der ersten Position :-)

Auf Platz zwei und drei liegen mit jeweils ca. 1.400 und 1.100 Lesungen die Artikel Warum man sich um die Einhaltung von Regeln kümmern sollte und nicht wegschauen und Wettkampf der Modellierungsmethoden: schon BPMN 1.1 mit Vorteilen gegenüber ARIS EPK. Letzterer ist besonders interessant, da wir uns im letzten Jahr entschlossen hatten, mit der vorgestern freigegebenen Version 7 unsere Prozessdiagramme auch in der Notation der BPMN zu modellieren. Darüber hinaus stellen wir auch die Möglichkeit des Imports fremder BPMN-Diagramme per Web-Service zur Verfügung, sowie in dem Post berichtet. Aufgrund der hierbei gemachten Erfahrungen mit dem erstmals eigenen XML-basierten Speicherformat der neuen Version 2.0 der BPMN können auch schon unsere Wünsche an die nächste Version nachgelesen werden.

Mit der Integration des Process Editor unseres Partners Signavio stehen unseren Anwender weitere Möglichkeiten im professionellen Geschäftsprozessmanagement auf Basis 100% BPMN 2.0 zur Verfügung, wie ich das gestern auf dem Treffen unsere User Group in Kamp-Lintfort bei der KRZN präsentiert habe:

kollaboratives Erfassen von Prozessen

Signavio unterscheidet das Modellieren der Prozesse durch Experten sowie das Kommentieren durch die Prozessbeteiligten, den eigentlichen Wissensträgern. Nach der initialen Prozessmodellierung können die Experten die Wissenden zum Review der Prozesse einladen. Diese können an den einzelnen Elementen der Prozesse Kommentierungen hinterlegen. Anschließend kann der Experte auf Basis der Kommentare den Prozess vervollständigen.

Flexible Sichten

Wer nicht auf Interviews und Workshops verzichten mag, erhält ein weiteres wichtiges Akzeptanzmittel in die Hand. Prozesse können durchaus größer weden. Werden diese Sachbearbeitern gezeigt, schreckt das häufig genug ab. Signavio bietet hier die Möglichkeit, Lanes und Pools auszublenden, so dass man fokussiert über das sprechen kann, was die aktuell besuchte Abteilung zu dem Prozess interessiert.

Publishing

Sind die Prozesse fertig modelliert, können Sie für Mitarbeiter einer Organisation zur Ansicht freigegeben werden. Im Sinne eines Qualitätsmanagementhandbuchs (siehe u.a. ISO 9000 und ISO 27001) sind die einzelnen Aufgabe komplett beschrieben und nach Bedarf die entsprechenden Arbeitsanweisungen referenziert. So kann sich jeder im Unternehmen ein Bild davon machen, wie die Prozesse ablaufen sollen und was in den einzelnen Schritten im Sinne der Compliance einzuhalten ist.

Dokumentation

Im Prinzip ist die Veröffentlichung der grafisch basierten Prozesse mit den Nachschlagefunktionen zu jedem der Aufgaben in den Ketten schon eine Dokumentation. Wer aber doch nicht auf ein PDF-Dokument oder eine Druckversion verzichten mag, kann sich diese selektiv oder als Komplettdokumentation erstellen.

Resourcen- und Zeitanalysen

Die Prozessverantwortlichen erhalten mit den Analyse- und Reportingfunktionen die Möglichkeit, sich über Personaleinsatz und Mittelverbräuche der einzelnen Prozesse ein Bild zu machen. Dazu kann für jede Aufgabe hinterlegt werden, welche Resourcen hier verbraucht werden und wie lange im Durchschnitt gearbeitet wird. Zudem kann an Verzweigungen die Wahrscheinlichkeit des Beschreitens eines Zweiges eingetragen werden. Die Daten werden dann in Excel-Templates übertragen. Hierin können dann weitere Stellwerte wie die erwarteten Prozessmengen eingetragen und damit Erwartungen und ihre Ergebnisse simuliert werden.

Ausführung der Prozesse

Wurden die Prozesse auf Basis des SAPERION-sepzifischen Stencil-Sets mit entsprechenden Workflow-Attributen modelliert, so können diese  Prozesse an SAPERION deployt und von der Workflow Engine direkt ausgeführt werden. Ohne dass weitere Parameter im SAPERION eigenen ProcessDesigner eingetragen werden müssen.

Während der Laufzeit erhalten die Anwender dann die Möglichkeit, sich zu jeder der anstehenden Aufgaben das Prozessdiagramm mit der markierten, aktuellen Aufgabe anzeigen zu lassen.

Im Sinne der Compliance sorgt somit die Workflow-Steuerung einerseits für die Einhaltung von Freigabeprozeduren und andererseits mit verfügbaren Informationen zu den einzelnen Aufgaben dafür, dass alles seinen geregelten Gang geht. Und dennoch bleiben auch genügend gestalterische Spielräume, so dass sich die Sachbearbeiter nicht in die Zwangsjacke gezwängt fühlen müssen, wie ich in diesem Post schon beschrieben habe: Wird die nächste Generation von Workflow-Systemen adaptiv?

Und dabei ist noch ein weiterer wichtiger Aspekt zu sehen: die Zusammenarbeit zwischen den Aktenfunktionen (siehe auch Post Forrester Research haucht ebenfalls 2009 dem Case Management mit “dynamic” neues Leben ein) von SAPERION und den Workflow-Funktionen kann der Sachbearbeiter ad-hoc an der Akte arbeiten oder wird nach Bedarf durch die Aufgabe per Workflow-Unterstützung geführt.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , , ,

1 Comment »

  • Jens Mahlmann

    Einen letzten Aspekt sollten wir nicht unterschlagen: Das Arbeiten mit dem Signavio Editor ist sehr angenehm! Ich möchte jetzt nicht soweit gehen, dass es “Spaß” macht, aber so sieht eine zukunftsweisende Modellierung von Prozessen aus: webbasiert, überwiegend selbsterklärend, intuitiv und geschmeidig. Wer Apple-Produkte mag, wird den neuen Editor auch mögen :-)

    Comment | 18 November 2010

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