Aug
01
2011

Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist

Andre Hüttemann hat auf ECM-Blogger einen interessanten Artikel über unser althergebrachtes Denken in Ordnerstrukturen geschrieben, so wie wir das im Umgang mit Akten und der Dateiablage im Betriebssytem kennengelernt haben. Er erkennt, dass Personen in unterschiedlichen Rollen unterschiedliche Strukturen nutzen.

Ordnerstrukturen aus Sicht von unterschiedlichen Rollen

Ordnerstrukturen aus Sicht von unterschiedlichen Rollen (Quelle: siehe refernzierten Artikel)

Der Autor weist auf entsprechende Redundanzen hin, wenn per Filesytem und E-Mail zwischen den Rollen gearbeitet wird,  und erklärt an dem folgenden Beispiel die Fallstricke:

Untereinander tauschen die Fachbereiche das Dokument in der Regel per E-Mail aus, um sich so die jeweils aktuellen Anpassungen zukommen zu lassen. In diesem Beispiel einigt man sich auf die intern finale Version 1.0.

Bis zur Auftragserteilung wird das Konzept mit dem Kunden abgestimmt und angepasst. Die aktuellste Konzeptversion befindet sich somit in dieser Phase beim Vertrieb. Der Vertrieb einigt sich mit dem Kunden auf die Version 2.0.

Die Projektleitung übernimmt und geht in die Projektumsetzung. Gängiger Weise erfolgen weitere Anpassungen, es entsteht Version 3.0.

Irgendwann im Projekt bekommt der Einkauf die Aufgabe zur Bestellung der Teileliste. Ob er nun die Teileliste aus Version 1, 2 oder 3 bestellt obliegt der Informationssorgfalt des Vertriebs und der Projektleitung.

Zum Projektende erhält der Vertrieb eine Reklamation. Die Lösung ist nicht wie besprochen geliefert worden. Spätestens jetzt kommt der ineffizienteste Teil der Büromitarbeiter: Die Klärung. Meist sitzen die Fachbereiche nun im Meeting zusammen und versuchen zu klären, wieso welche Änderung entstanden ist, was die aktuellste Version ist, wer welche Anpassung freigegeben hat, usw. Noch aufwändiger wird es, wenn mehrere Versionen parallel weiterbearbeitet wurden. Die Arbeitsgrundlage dieser Klärungsrunde: Zahlreiche E-Mails, Protokolle, Ausdrucke der Konzeptversionen und vieles mehr.

Ich brauche nicht extra darauf hinzuweisen, dass natürlich ein Enterprise Content Management System wie SPERION hier Erleichterungen anbietet. Dokumente werden mit Attributen gespeichert, die zur Laufzeit in variablen Strukturen angezeigt werden können, ohne dass Redundanzen benötigt werden. D.h. ein Dokument ist einmal vorhanden. Seine Vorgängerversionen direkt einsehbar.

Wir haben un in unseren Projekten gemerkt, dass es hilfreich ist, die Anwender in ihren alten Denkstrukturen abholen zu können. Daher wurde initial für sie in den meisten Fällen ein Dialog mit einer Baumstruktur zur Verfügung gestellt. Im Laufe der Zeit haben dann die Anwender weniger die Suche über diese Navigation genutzt sondern habe die Kriterien gleich in die Suchfelder eingetragen. So sind sie deutlich schneller zum Ziel gekommen. Aber das Umgewöhnen hatte schon seine Zeit gebraucht.

Aufgrund der Suchmaschinen wie Google haben sich aber immer mehr Menschen an die “flache” Suche gewohnt, so dass eine Ordnerstruktur nicht mehr so stark nachgefragt wird. Wir sehen aber, dass in klassischen Anwendungen wie die Versicherung-, Bau- oder Personalsakte es doch hilfreich ist, durch die vorhandenen Strukturen einer Akten navigieren zu können. Denn so hat man z.B. schnell einen Überblick, was da ist und was noch fehlt. Insbesondere, wenn die Akte mit der Zeit sehr viele Dokumente enthält.

Auf unserem Kundenkongress im Mai war das Thema Suchen auch eines, dass auf großes Interesse gestoßen ist. Wir haben einen Ausblick auf SAPERION ECM Enterprise Search gegeben, mit es möglich ist, gleichzeitig auf mehreren Repositories zu suchen, z.B. in SAPERION und auf dem Dateisystem. Hierzu wird ein gemeinsames Such-Repository aufgebaut. Der Einstieg erfolgt wie bei den Internet-Suchmaschinen. Es gibt ein Feld, in das man seine Suche eintippt. Währendessen werden schon passende Treffer angezeigt. Zu Beginn einer Suche gibt es typischerweise viele Treffer. Nun kommt die Kunst der Einschränkung. In dem folgenden Bild ist auf der rechten Seite eine Facettensuche angeboten. Diese Informationen helfen mir, weitere Einschränkungen vorzunehmen, bis ich mein Dokument finde, von dem ich nur noch ein wage Vorstellung über die Art der Speicherung hatte. Oder wo ich einfach nur mal schauen wollte, ob ich zu meiner aktuellen Aufgabenstellung eine Information erhalten, die mir weiter helfen könnte.

Facettensuche mit SAPERION ECM Enterprise Search

Facettensuche mit SAPERION ECM Enterprise Search

Wie immer liegt die Wahrheit in der Mitte. Es kommt also auf die Anwendung an, ob mir Ordnerstrukturen helfen oder ob man auch auf sie verzichten kann. Weiß ich genau, wonach ich in einer Akte suche, wird vermutlich ein Registersytem gut helfen. Suche ich eher diffus als Wissensmanager, wird mir eine Suche wie in dem Bild oben besser helfen können.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch | Tags: , , , ,

1 Comment »

  • Hallo Martin,

    das Thema Ordnerstrukturen deckt sich mit unseren Erfahrungen. Die Kunden wollen immer erst ihre lieb gewonnenen Ordnerstrukturen unbedingt wieder haben. Und bekommen sie auch. Nach einiger Zeit schaffen wir sie dann meistens weitestgehend wieder ab. Sich die gewünschten Informationen bringen lassen geht halt doch besser als sich selbst durch Baumstrukturen zu klicken und zu suchen.

    Comment | 12 August 2011

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