Mar
04
2012

WCM bzw. CMS archivieren auch alte Versionen, aber nicht revisionssicher

Thema: egal ob Brief, E-Mail oder Web-Formular, am Ende ist jede geschäftsrelevante Kommunikation gleichermaßen revisionssicher aufzubewahren …

Seit dem Ende des letzten Milleniums hat sich das Internet schleichend zu einer weiteren Abwicklungsplattfrom von Geschäften gemausert. Waren es anfangs nur statische Seiten mit Informationen über die Firma und Produkte, finden wir heute sehr viele Web-Auftritte mit sehr dynamischen Präsentationen als auch interaktiven. Häufig werden Produktbeschreibungen nur noch elektronisch angeboten. Und immer mehr Verträge werden über Web-Formulare angebahnt oder abgeschlossen. Für den letzten Fall stehen die AGBs ebenfalls online.

Diese Web-Auftritte werden auf Basis  von Web Content Management Systeme (WCMS) oder auch kurz Content Management Systeme (CMS) erstellt und Betrieben. Und das mit einem blinden Fleck: die revisionsichere Archivierung von geschäftsrelevantem Content ist überwiegend nicht gewährleistet. Es gibt zwar eine “Archivierung” von alten Versionen, deren Datensicherung aber nicht den Kriterien der Revisionssicherheit standhalten.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass Dokumente, die per Post oder inzwischen immer häufiger per E-Mail mit den Geschäftspartnern ausgetauscht und in Bezug auf die Regularien wie GoBS, GDPdU, AO, HBG, und hast Du nicht gesehen, archiviert werden, entweder in Papierakten oder in ihrem elektronischen Abbild. Dass wir aber immer mehr eine neue Art von Geschäftsdokumenten im Web-Browser mit entsprechen dynamisch ne, personalisierten Inhalten bewegen, ist den Meisten von uns noch nicht wirklich bewusst geworden. Wenn Besucher von Web-Auftritten sich durch die Angebote klicken und am Ende einen Kauf tätigen, so waren alle angebotenen Inhalte geschäftsrelevant. Daher ist dieser Content nicht anders zu behandeln als Korrespondenzen, die per Brief oder E-Mail zum Geschäftsabschluss führten.

Das böse Erwachen kommt, wenn entweder bei der Steuerprüfung fehlende Informationen beanstandet werden, oder die Geschäftspartner eine Reklamation haben. So kommt es immer wieder mal vor, dass Käufer nicht Übereinstimmung zwischen dem gekauften Produkt und den publizierten Produktbeschreibungen oder Geschäftsbedingungen beklagen. Meist haben sie noch einen Ausdruck der Web-Seiten zum Zeitpunkt des Kaufs gemacht. Der Web-Seiten-Betreiber kann meist nicht sicher im Sinne eines Beweises nachweisen, wann er welche Information dargestellt hat.

Schauen wir uns einmal den einfachen Prozess des Veröffentlichens von Content im Web an, wie er von den CMS/WCM angeboten wird:

Lebenszyklus von Content

Lebenszyklus von Content

Die Grafik zeigt die Aufgabe der Bearbeitung eines Contents durch den Editor. Anschließend erfolgt im Sinne der Qualitätssicherung eine Prüfung, im optimalen Fall durch eine andere Person als den Editor, z.B. durch einen Redakteur. Sind noch Fehler enthalten, wird bei kleineren Fehlern meist direkt korrigiert und anschließend freigegeben. Ist mehr zu tun, geht es nochmals an den Bearbeiter zurück.

Im Falle statischer Seiten kann direkt archiviert werden. Im Falle dynamischer Seiten müssen diese zum Zeitpunkt der Transaktion archiviert werden. Für den ersten Fall bieten manche CMS die Speicherung von Version an. Da diese aber von einem Administrator meist mit einfachen Mitteln selbst wieder geändert oder gelöscht, ohne dass hierüber ein Nachweis geführt wird, kann nicht von einer revisionssicheren Archivierung gesprochen werden, siehe z.B. auch den weitverbreiteten SharePoint Server von Microsoft.

Eine Archivierung von dynamischen Web-Seiten, also eine transaktionsbasierte Archivierung wird so gut wie von keinem CMS/WCM angeboten. Abhilfe schaffen hier so genannte revisionssichere Web Content Archive (WCA) wie das von SAPERION, die sich zwischen den Web-Applikationsserver und den Web-Browser einklinken und die betreffenden Transaktionen für den späteren Nachweis archivieren.

Was, wenn nun eine Beschwerde hereinkommt? Hier lässt sich eine weitere nützliche Funktion der WCA ins rechte Licht rücken: die Zeitmaschine. Der Verantwortliche für die Bearbeitung der Beschwerde kann sich über den Web-Browser die Zeitmaschine für den eigenen Web-Auftritt öffnen und kann sich zu dem betreffenden Zeitpunkt die damals gezeigte Seite anzeigen lassen.

Dynamische Seiten, die meist auch personalisiert sind, wie z.B. Web-Shops oder Social Media Anwendungen werden typischerweise direkt in eine Kundenakte archiviert und können von dort eingesehen werden.

Am Ende gilt für alle geschäftsrelevante Kommunikation, egal ob per Brief, E-Mail, social Media oder Web-Formular, sie sind gleichermaßen zu behandeln und im Sinne der Compliance je nach Typ aufzubewahren. Und manchmal auch im Sinne einer Geschichtsschreibung …

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general,records management,web content archiving | Tags: , , , ,

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